Писмо с инструкция (LOI) е официално уведомление, написано във формат на военно съобщение, което уведомява получаващата страна за конкретни проблеми и подробно описва как подателят би искал да бъдат адресирани. Най-общо казано, инструктивните писма се използват в бизнес комуникациите и с лични дела. Те обаче могат да бъдат написани по почти всяка тема от всеки.
В американската армия LOI се използват може би най-често по два начина. Те включват указания за лични имоти и като коригираща мярка.
Упътвания за лични имоти
Първият метод е като указания за уреждане на имуществото на дадено лице в случай на смърт на това лице. Това не е завещание, но може да се използва като по-скоро списък със задачи с хора, на които да се обадите, документи за получаване и окончателни уговорки за погребението. Той може също да изброява специфични активи и разпределения.
Коригиращ или коригиращ инструмент
Вторият тип инструктивно писмо - подобно на показаното по-долу - се използва като коригиращ или коригиращ инструмент във военните. Помислете за най-често срещания LOI като официална сесия за консултиране от висш офицер или старши военен служител до младши военен член, който е показал по-ниско ниво на представяне. Този типичен LOI не само ще прегледа стандартите, на които членът трябва да отговаря, но ще предложи средство за преследване на по-добро представяне в областта на дефицита. Може би може да се добави план за действие, който да се следва, за да се изиска напълно от планираната страна да разбере последствията от неизпълнението на необходимото ниво.
Примерно писмо с инструкции
В извадката по-долу писмото с инструкции е написано като начин да се помогне на получателя да подобри работата си, която е счетена за „незадоволителна“.
В писмото се изброяват редица недостатъци от страна на получателя и го съветва да стане повече практически, като пише: „Трябва лично да зададете целите на подразделението си и лично да потвърдите, че те се срещнаха.”
След това изброява необходимите стъпки за подобряване на представянето и завършва с насърчителни думи, предлагайки непрекъсната помощ и отбелязвайки: „Искаме и се нуждаем от вашия успех“.
Примерно писмо с инструкция като порицание
От: Командир, USS NEVERSAIL (CV 11)
До: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321/1300
Офицер по авиационни горива, USS NEVERSAIL (CV 11)
Subj: ПИСМО ЗА ИНСТРУКЦИЯ
Реф.: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Това писмо с инструкции е издадено според препратката, за да се обсъдят конкретни мерки, необходими за подобряване на незадоволителното представяне на отдела за авиационни горива на борда на NEVERSAIL.
2. След като поехте задълженията ви като офицер по авиационни горива на борда на NEVERSAIL, вие позволихте да съществуват неразрешени процедури в Отдел авиационни горива, което доведе до структурна повреда на резервоара за съхранение JP-5 8-39-02J по време на текущо попълване на 18 юли CY. Не успяхте да се запознаете с подходящите директиви за авиационно гориво и по този начин не успяхте да проверите процедурите във вашия отдел. Освен това не успяхте да гарантирате, че всички директиви се поддържат актуални. Като цяло разчитахте изцяло на вашия помощник офицер по горивата за ежедневната работа на вашата дивизия.
3. За да функционирате ефективно като офицер по гориво в авиацията, трябва да станете по-ангажирани в ежедневните аспекти на вашето подразделение. Не можете да управлявате от вашия офис, приемайки съветите на вашите асистенти, без да развиете адекватни лични познания за специфични процедури. Трябва лично да зададете целите на вашата дивизия и лично да проверите дали те се изпълняват.
а. Трябва да прегледате всяка директива за авиационно гориво, приложима за USS NEVERSAIL. Ще се уверите, че сте запознати с насочените процедури. Като рутинно, вие лично ще проверите дали вашият отдел не се отклонява от насочените процедури, освен ако не е упълномощен от по-висш орган.
б. Ще подадете заявки за квоти за себе си и CWO2 J. С. Рагман да присъства на курс за офицери за авиационни горива след завършване на това разполагане.
4. Това писмо е предназначено да ви помогне да коригирате недостатъците в представянето ви като офицер в отдела. Цялата командна верига е на разположение, за да ви помогне по всякакъв възможен начин. Ние искаме и се нуждаем от вашия успех.
Д. Р. ПИПЕР
Това примерно писмо с инструкции предоставя на младши офицер директна обратна връзка без сиви зони в тона или значението. Това също е писмена версия на документираната сесия за консултиране, предлагаща незабавна помощ от други старши и по-опитни членове на командването. Това е идеален инструмент за създаване на по-добър младши офицер в командването и предотвратяване на потенциална загуба на способности за мисия в бъдеще.
