Planlægning af en konference kræver et sæt færdigheder, der inkluderer utrolige organisatoriske færdigheder, evnen til at multitaske, energi, kreativitet, forretningsklogskab, interpersonelle færdigheder og opmærksomhed på detaljer. Det kræver også en omfattende konferenceplanlægningsguide, der ikke kun holder dig på tidsplanen, men vil give den tiltrængte forsikring om, at du ikke har glemt noget undervejs.
Hvordan det adskiller sig fra anden eventplanlægning
Konferenceplanlægning er forskellig fra andre typer arrangementsplanlægning og inkluderer yderligere trin. Konferencer har en tendens til at være store begivenheder, der typisk tager et år eller mere at planlægge. Din huskeliste kan omfatte valg af mødested, booking af hotelværelser, opsætning af online registrering, sikring højttalere, arrangere gæstfrihedssuiter, være vært for en udstillingshal, planlægge møder, håndtere mad og drikke og mere. At udarbejde en velorganiseret konferenceplanlægningsguide, der kortlægger trinene, er et must-have for enhver succesfuld konferenceplanlægger.
Konferenceplanlægningsvejledningen fungerer som en plan for planlægning af enhver konference. Tilpas og modificer guiden baseret på den begivenhed, du planlægger, og hold den lige ved hånden. Når det er forberedt og brugt rigtigt, vil det snart blive dit mest værdifulde konferenceplanlægningsværktøj.
Start med grundlæggende konferenceplanlægning
Den første del af din konferenceplanlægningsvejledning bør indeholde det grundlæggende om konferencen:
- Dato og tidspunkt for begivenheden
- Begivenhedsplacering (hvis kendt)
- Event formål
Inkluder alle andre kendte elementer, såsom alternative datoer eller antal deltagere.
Hvad er planen?
Før du går i gang med at planlægge de forskellige elementer i en konference, skal du finde ud af, hvad de forskellige elementer er, og hvor de passer ind i den overordnede ordning af dit arrangement. Så tag en kuglepen og blok frem, eller sæt dig ned foran computeren, og begynd at skrive alt ned, der falder dig ind.
Du skal ikke bekymre dig om at liste tingene i rækkefølge efter vigtighed eller i nogen form for kronologisk rækkefølge. Det kommer senere. Lige nu vil du i det væsentlige lave en meget lang, men simpel version af din huskeliste, som vil blive opdelt i forskellige enkeltstående komponenter, der skal håndteres individuelt under planlægningen behandle.
Denne sektion kan angive en af følgende:
- Valg af sted
- Hotel udvalg
- Mødeplads
- Hospitality suiter
- Konferenceudstillingshal og stande
- Åbningsceremoni
- Foredragsholder/udstiller tilmelding
- Deltager registrering
- Rejse arrangementer
- Deltager badges
- Program for arrangementer
- Mad og drikke
- Audiovisuel
- Bemanding på stedet
Brug lidt ekstra tid på at kompilere denne liste, så du ikke overser noget, og fortsæt med at tilføje noget, der dukker op senere. Bliv ikke overvældet af de mange anførte ansvarsområder; formålet her er at tænke på alt nu, så du kan planlægge og administrere hver enkelt vare effektivt.
Vælg et sted
Når du har fastlagt, hvornår konferencen skal afholdes, og har en forståelse for arrangementets overordnede omfang, er næste skridt at vælge et mødested. Afhængigt af konferencens størrelse kan du muligvis vælge ét sted til alle dine konferencebehov, fra udstillingssalen til mødelokaler, festsale og hotelværelser.
Hvis konferencen er for stor til at blive indkvarteret ét sted, skal du søge et sted, der er i nærheden af eksterne hoteller eller cateringpladser, så konferencedeltagere ikke skal rejse for langt for at køre fra et konferencearrangement til et andet.
Tænk på deltagerregistrering
Overvej den bedste måde for deltagere at tilmelde sig denne konference, og hvordan du vil bekræfte deres tilmelding. Du vil måske overveje at oprette badges eller navneskilte til deltagerne. Når du går ind i registreringen, skal du sørge for at gennemgå og opdatere planlægningsvejledningen.
Hvis en begivenhed forventes at trække store menneskemængder, så er et online konferenceregistreringssystem vejen at gå. Systemet kan behandle betalinger, spore registreringer og organisere anden relevant information og hjælpe med at generere rapporter og lister over deltagere.
Udstillere og konferenceudstillingshaller
Udstillingsområder er et almindeligt træk ved konferencer, hvilket giver mulighed for sponsorer og leverandører til at leje plads for at promovere deres produkter og tjenester. Dette er også en mulighed for konferenceværten til at skabe indtægter, hvis udstillingsfunktionen er effektivt promoveret og godt modtaget. Afhængigt af størrelsen på din konference vil det kræve ekstra tid og ressourcer at administrere udstillerne og udstillingshallen, så planlæg i overensstemmelse hermed.
Som nævnt ovenfor er online konferenceregistreringssystemer den bedste måde at spore tilmeldinger på, så hvis du forventer et stort antal udstillere, så overvej at indarbejde udstillerregistrering i din deltagerregistrering system. Udstillere skal også have følgende:
- Udstiller badges
- Kort over konferencens udstillingssal med bodnumre angivet
- Manualer til opsætning og nedtagning af udstillingsstand
- Udstillingsstandkontrakter
- Liste over leverandører på stedet, der er tilgængelige for at hjælpe med leje af udstillinger og tjenester
Som konference planlægger, vil du være ansvarlig for at leje sikkerhed for at sikre sikkerheden af materialer, der er placeret i udstillingshallen.
Planlæg konferencedetaljerne
Med nogle af de større ansvarsområder løst, såsom valg af konferencested og deltagerregistrering, kan du flytte dit fokus til at planlægge konferencens detaljer. Som det er tilfældet med planlægning af et arrangement af enhver art, er det lige så vigtigt at være organiseret som opmærksomhed på detaljer.
Nu er tiden inde til at trække den lange vasketøjsliste med to-do-ting frem, som du sammensætter i begyndelsen af konferenceplanlægningsprocessen. Se listen igennem og foretag ændringer eller tilføjelser efter behov for at afspejle de seneste opgaver og ansvarsområder. Sæt derefter disse elementer i kronologisk rækkefølge, startende med elementer, der kan eller skal udfyldes langt i forvejen. For eksempel:
- Book blok af hotelværelser
- Reserver plads til udstillingshallen
- Undersøg online konferenceregistreringssystemer
- Planlæg en konferencemarkedsføringsplan
Start fra begyndelsen og gå derfra. For hver detalje, der skal have en tendens til at inkludere en opfølgning for at være sikker på, at kontrakter er underskrevet og modtaget. Når konferencedatoen nærmer sig, vil dine handlingspunkter omfatte kortsigtede opgaver som:
- Vælg farveskema og indretning
- Lav blomsterarrangementer
- Choose menuen
- Arranger lufthavnstransport for højttalere eller VIP'er
Betragt din konferenceplanlægningsguide som din go-to manual til alt, hvad der er inkluderet i planlægningen af en konference, uanset hvor lille. Denne guide bliver hurtigt et uvurderligt værktøj, som ikke kun vil holde dig organiseret og til tiden men vil dulme nerverne, når den store date nærmer sig, og du stiller spørgsmålstegn ved, om du har glemt det noget.
