I sin mest basale form er et receptionsområde en del af dit kontorlokale, der bruges til at hilse på alle besøgende og sørge for et venteområde til dem, indtil de bliver mødt af den person, de kom for at møde med.
Størrelsen af receptionsområdet, som du opretter, vil stå i direkte forhold til både typen og størrelsen af din virksomhed. Det sofistikerede og de tilknyttede omkostninger ved at bygge et stilfuldt receptionsområde i forhold til et grundlæggende vil i høj grad afhænge af, hvad der sker i virksomheden. Alle receptionsområder har flere møbler og komponenter til fælles:
- Receptionist skrivebord/station
- En behagelig og ergonomisk passende stol til receptionisten
- Stole som gæster kan bruge mens de venter
- Et bord til at rumme litteratur eller magasiner eller til at give besøgende en overflade til deres punge, deres dokumentmapper eller andre personlige ejendele, mens de venter
Elementerne i et indbydende receptionsområde
Et typisk receptionsområde på lægekontoret vil have mange stole til at rumme muligheden for, at der vil være flere patienter, der venter på at blive set af sundhedsudbyderen. Hvis lægekontoret ser handicappede patienter eller patienter med særlige behov, skal der være opmærksomhed på detaljer af bredden af dørene og lethed, hvormed patienter i kørestol kan få sikkert adgang til receptionen og selvstændigt. Højden på skranken, hvor den enkelte med særlige behov vil blive tilgodeset, er også vigtig, især hvis patienten sidder i kørestol.
Mange receptionsområder på lægekontoret er normalt også udstyret med et toilet, som er tæt på, for at give nem adgang til dette område. De samme forberedelser bør overvejes til toilettet som for modtagelsesområdet, når der forventes handicappede eller særlige behov.
Hvis lægekontoret henvender sig til børn, såsom et børnelægekontor, bør der være en form for passende børnepynt og legetøj, som unge patienter kan bruge, mens de venter på at blive set. Børn, der er sur, fordi de er syge, vil kræve mange distraktioner for at holde dem beskæftiget og for at få tankerne væk fra frygten for at blive behandlet af en pædiatrisk læge eller tandlæge.
Hvis receptionsområdet også er et detailsted
Hvis kontoret der besøges også er en detail beliggenhed, vil der sandsynligvis være behov for en detailudstilling eller flere, afhængigt af virksomhedens størrelse. I dette tilfælde er det bedst at overveje, hvordan man udstyrer receptionsområdet for at gøre det befordrende for besøgende at blive fristet til at købe produkter.
Et receptionsområde med detailprodukter til salg er typisk en sundheds- og wellnessvirksomhed såsom en frisør, en skønhedssalon eller en spa. Til sidst, og det er vigtigt, når man bygger et receptionsområde, er en af de overvejelser, der er nødvendige, at afgøre, om der kan være behov for kameraer i dette område.
Især hvis der er et detailudstillingsområde, anbefales det stærkt, at der er et kamera eller to, der vil være rettet mod både detailområderne såvel som receptionisten. Der er mange effektive, billige kameraløsninger, der giver mulighed for DVR eller digital videooptagelse fra kameraer, der er placeret i hele virksomheden, herunder i receptionen.
Endelig overvejelse
Hvis den virksomhed, du åbner, er en franchise, så er det en god idé at bruge det, franchisegiveren anbefaler, som guide til at bygge deres receptionsområde. En af fordelene ved at købe en franchise er evnen til at udnytte de mange års erfaring, som franchisegiveren har i at skabe strukturer, der gør det muligt for en virksomhed at få succes.
