Interne revisorer graver i alle medarbejderes og afdelingers handlinger og pligter i en virksomhed for at finde måder at forbedre organisationens funktion som helhed på. På overfladen lyder det, som om de indsætter sig selv, hvor de ikke hører hjemme, men faktisk spiller de en afgørende rolle i at beskytte og forbedre deres organisationer.
Medarbejdere vil møde interne revisioner
De fleste private og offentlige virksomheder udfører regelmæssige interne revisioner for at sikre, at de er på rette spor i at opfylde virksomhedens mål og missioner. Regeringen vil også gennemføre regelmæssige interne revisioner. Og som du går igennem din public service karriere, er der en god chance for, at du bliver nødt til at svare på spørgsmål fra interne revisorer.
I langt de fleste tilfælde indsamler revisorerne blot information. For eksempel kan de forsøge at forstå, hvordan din del af organisationen fungerer.
Der er ingen grund til at spænde op, når en intern revisor taler til dig. Interne revisorer er fagfolk, der blot forsøger at udføre deres daglige arbejde. Indrømmet, deres arbejde kan gøre dig og andre utilpas. De udpeger svagheder i systemerne og anbefaler korrigerende handlinger.
Men i sidste ende får de deres organisationer til at fungere bedre, og dine svar på deres spørgsmål er afgørende for at få dette til at ske. Så her er tre tips til at reagere på interne revisorer, når de kommer og banker på din dør.
Svar ærligt
Interne revisorer ved, når noget ikke stemmer helt. Giv dem ikke en grund til at tvivle på din troværdighed ved at være noget mindre end helt ærlig.
Hvis du ikke kender svaret på et spørgsmål, så prøv ikke at bluffe dig igennem det. Du ender bare med at få dig selv til at se fjollet ud, når de finder det rigtige svar. Det langt bedre valg er simpelthen at sige, at du ikke kender svaret. Hvis det er noget, du kan undersøge for dem, så tilbud at gøre det. De kan tage dig med på tilbuddet, eller de har måske allerede nogle ideer til, hvordan de kan få svaret.
Når du tror, at de interne revisorer måske ikke kan lide dit svar, skal du ikke vige tilbage for at give dit svar. De ønsker at forstå tingene, som de faktisk eksisterer, så selv når dit svar ikke er, hvad der vil gøre deres arbejde lettere, eller hvad de forventer at høre, skal de kende sandheden.
Antag, at de ikke ved noget om dit ekspertiseområde
Interne revisorer er normalt skarpe mennesker, men de kan ikke være eksperter i alt. Nogle fokuserer deres faglige uddannelse og arbejder på særlige aspekter af intern revision, såsom informationssystemer eller økonomi, men antager ikke, at de kender dit ekspertiseområde.
Det lyder som en selvfølge, men det er nemt at glide ind i at bruge jargon eller springe trin over, når man skal beskrive processer. Hvad en tankeløs handling er for dig, er sandsynligvis ikke for den interne revisor, der søger at forstå dine forretningsprocesser. Tænk over hver eneste handling, du foretager dig. Noget, der kan virke som et skridt for dig, kunne være flere trin, du har smeltet sammen i dit sind gennem mange års gentagelse.
Selv når samtalen virker trættende og alt for enkel, så husk, at interne revisorer forsøger at nedbryde processer i deres mindste aktiviteter. Først da kan de finde ud af, hvor processer kan gå skævt.
Forbind prikkerne for dem
Ikke kun dekonstruerer interne revisorer processer til deres mindste stykker, men de ser også efter sammenhængen mellem mennesker og processer. De leder efter alle de mennesker, der er involveret i en proces for at se, hvem der skal involveres, hvem der ikke er involveret, men skal være, hvordan disse mennesker interagerer, og om der er tilstrækkelig kontrol på plads til at forhindre eller fange svindel, spild eller misbrug.
Når du svarer til interne revisorer, skal du påpege, hvor du og dine processer interagerer med andre og deres processer. At forbinde prikkerne på denne måde giver dem et klarere billede af, hvordan organisationen fungerer som helhed. Sådanne oplysninger giver også interne revisorer ledetråde om, hvem de skal tale med, og hvor de kan finde yderligere information.
