Det er svært at planlægge et arrangementsbudget uden en god idé om de udgifter, du vil afholde. Det virker indlysende, men omkostningerne forbundet med begivenhedsplanlægning kan komme fra en række forskellige steder. Lige når du tror, du har identificeret alle dine udgiftskategorier, dukker en anden op for at sende dig tilbage til tegnebrættet.
For at forhindre, at dette sker for dig, skal du bruge denne oversigt over udgifter til arrangementsplanlægning, mens du opretter dit budget.
Udgifter til arrangementer på stedet
Disse inkluderer omkostninger og gebyrer, der typisk opkræves af begivenhedssted. Ofte den dyreste kategori, den er også den nemmeste at forudsige, da du vil få et formelt omkostningsoverslag, som du kan gennemgå på forhånd. Glem ikke at medregne variable omkostninger, der ændrer sig baseret på dine tilskuertal. Catering er et eksempel på en variabel udgift, fordi mængden af mad, du har brug for - og efterfølgende omkostningerne - stiger med hver tilføjelse til din fest.
Her er en punchliste over begivenhedsudgifter på stedet, du kan sætte ind i dit budget:
Stedets omkostninger
Dette er lokalomkostningerne:
- Værelsesudlejning
- Depositum
- Forsikringsdækning
- Parkering
Mad og forplejning
Her er alt forbundet med at spise og drikke:
- Måltider
- Drikkevarer
- Bartender/Server Arbejdsgebyrer
- Skat og service-/driksgebyrer
Audio/Visuel
Dette er dine præsentationsomkostninger:
- Mikrofoner
- Skærme og projektorer
- Internetadgang
- Andet specialudstyr
Tredjepartsleverandører
Denne kategori repræsenterer alle de varer og tjenester, der leveres af leverandører uden for værtsstedet. Hver enkelt vil fakturere dig uafhængigt, så det er vigtigt at holde tæt øje med hver leverandør. Brug af et regneark hjælper med at organisere dine leverandørkontakter sammen med omkostningerne forbundet med deres tjenester.
Eventudlejning
Disse udgifter vedrører alt, hvad du skal levere:
- Sengetøj, bordlister og stolebetræk
- Telte, iscenesættelse og forlystelsesattraktioner
- Fysiske genstande leveres ikke af sted
- Arbejdskraft og levering til opsætning/nedrivning
Indretningsleverandører
At få tingene til at se godt ud vil medføre omkostninger til:
- Accent belysning
- Blomster og centerpieces
- Balloner
Underholdning
Glem ikke gebyrerne forbundet med:
- Musikere eller DJ
- Højttalerhonorarer
- Kontraktryttere (mad, logi, transport)
Produktionsomkostninger
Produktionen omfatter alt personale og ressourcer, der er nødvendige for at planlægge og gennemføre arrangementet. Disse udgifter begynder i det øjeblik, begivenheden er udtænkt og fortsætter gennem papirarbejdet efter begivenheden. Kort sagt repræsenterer denne kategori omkostningerne ved at organisere begivenheden, tiltrække deltagere og administrere de administrative elementer.
Markedsføring og registrering
Denne kategori kan lægges sammen med omkostninger for:
- Print og webdesign arbejde
- Annoncer
- Invitationer
- Administration af registrering
Planlægning og organisering
Arrangementer kræver folk, og udgifterne omfatter:
- Gebyrer for arrangementsplanlægger
- Deltidsansatte og vikarer
- Kontorartikler
- Kommunikationsomkostninger
- Rejseudgifter
Administrative udgifter
Overse ikke papirarbejdet og omkostningerne til:
- Funktionær opgaver
- Regnskabsmæssige omkostninger
- Juridiske omkostninger
- Konsulenthonorarer
Omkostningsoverskud og nødfonde
Der er ikke noget magisk tal for, hvad du skal afsætte til uplanlagte udgifter, men du skal forvente det uventede. Nogle begivenhedsplanlæggere foreslår at budgettere 5 - 10 % over de forventede udgifter, mens andre vælger et rundt tal at arbejde med. Større arrangementer bør selvfølgelig bevilge mere, fordi en forglemmelse, der faktureres pr. person, kan løbe op i tusindvis af dollars.
Formålet med denne oversigt er at gøre dig opmærksom på de forskellige typer af udgifter til arrangementsplanlægning, der kan opstå. Hvert arrangement er unikt, så din kan indeholde flere eller færre af de anførte elementer. Det vigtige er at vide, hvor dine omkostninger kommer fra. At overse udgifter forbundet med en bestemt leverandør eller kategori kan skabe kaos på dit budget, men i værste fald glemmer du helt en udgift, indtil regningen kommer.
