At besvare en anmodning om forslag (RFP) svarer til at indsende et forretningsforslag i det mål er at overbevise den potentielle kunde om, at din virksomhed er den rigtige til at løse netop deres problem. Et effektivt svar på en RFP kræver præcise formuleringer og demonstreret viden og erfaring med at håndtere det aktuelle emne. Anmodninger om forslag vurderes normalt af en gruppe af direktører eller udvalgsbestyrelsesmedlemmer med tilstrækkelig ekspertise til hurtigt at bekræfte eller afvise legitimationsoplysningerne for de virksomheder, der konkurrerer om det specifikke projekt. Når du besvarer en RFP, ønsker du at fokusere på din forståelse af kundens behov og samtidig fremhæve din virksomheds evne til at opfylde disse behov.
Forstå hvilke tjenester der kræves
Du skal forstå og besvare bekymringerne og forventningerne til din klient fuldstændigt. Husk, at du ikke kan svare på samme måde for hver RFP, du modtager. Sørg for at understrege, hvad kunden ønsker, og hvordan du kan tilbyde det til kunden.
Identificer problemet og løsningen
En anmodning om forslag udsendes, når et problem er opstået, eller et problem eller udfordring ligger forude. I dit svar på en RFP skal du skitsere de færdigheder, ressourcer og metoder, du vil bruge til at løse eller konfrontere problemet. De fleste bureauer, der udsteder en anmodning om et forslag, har specifikke krav det skal opfyldes. Sørg for at præsentere en klar og kortfattet plan for at opfylde disse krav.
Overvej projektets omfang
Forståelse af projektets omfang giver dig mulighed for at forberede det bedste team, de ressourcer og den nødvendige tidsramme til at håndtere problemet. Hold altid omfanget for øje, dit svar kan give ideer og beskrive logistik til løsning af problemet samt tilbyde eksempler og beskrivelser af, hvordan din virksomhed har overvundet lignende udfordringer i tidligere projekter eller, hvis det er relevant, i nuværende projekter.
Vær realistisk
Lav ikke idealistiske scenarier med usandsynlige løsninger og metoder. Foreslå i stedet rigtige løsninger, der involverer rigtige teammedlemmer. Du skal medtage en tidsplan samt forventninger til, hvornår projektet starter og afsluttes. Hvis det er relevant, kan dit svar indeholde ideer til midlertidige løsninger i mellemtiden.
Tilbyd flere muligheder
Når det er muligt, så prøv at præsentere alternative måder at løse problemet på. Foreslår flere muligheder formidler kunden, at du kan håndtere uventede forhold, der kan opstå som følge af problemet.
Mød konkurrencen
Tro ikke, at du er den eneste, der besvarer forslaget. Udover at glæde kunden, skal du også vinde over konkurrenterne. Præsenter reelle ideer om fordelene ved at vælge dig i forhold til de andre firmaers. Fremhæv dine styrker og prøv at minimere dine svagheder. Og husk: Det handler om dig; tal ikke direkte om dine konkurrenter.
Giv merværdi
Præsenter bredere alternativer for kunden, der vil komplementere det specifikke spørgsmål i RFP'en. Foreslå andre ting og handlinger, der vil repræsentere ekstra besparelser for kunden. Angiv f.eks. de værditekniske muligheder, som du kan bruge, eller beskriv måder at spare penge på, mens du opnår det overordnede mål, der er angivet i RFP'en.
Præsenter dit team
Identificer nøglepersoner, der har erfaring med at arbejde på lignende projekter til RFP-målet. Når det er muligt, skal du inkludere teammedlemmer med relevante aktiviteter uden for pensum, træning og andre læringserfaringer. Præsenter et organisationsdiagram over ressourcerne, mængden af tid afsat til projektet, hvornår teamet vil deltage, og hvornår ressourcerne vil blive trukket tilbage fra projektet.
Diskuter en tidsramme
Præsenter en tidsramme og oversigt specifikke tidsplaner af, hvordan problemet vil blive løst, eller hvor længe implementeringsprocessen vil vare. En P6 eller MS Project tidsplan vil demonstrere din forståelse af projektet. Hvis det er ressourcebelastet, endnu bedre.
Angiv referencer
Identificer lignende bureauer med lignende problemer, som du har arbejdet på, og de specifikke problemer og løsninger og problemer, du har håndteret. Beskriv de vigtigste aktører, projektstørrelse, tidsplaner, omkostninger og problemer behandlet i hvert enkelt tilfælde.
