Sähköposti on emotionaalinen.
Kuinka monelle sähköpostille istut tällä hetkellä? Odottavatko he kärsivällisesti ja suloisesti postilaatikossasi seuraavaa harkittua sisäänkirjautumistasi? Vai kutsuvatko he nimesi - muistuttaen sinua siitä, mitä et ole vielä tehnyt tänään?
Sähköposteillani on tapana "kutsua nimeäni ja muistuttaa minua havaitsemistani puutteista", mutta verkkoviestintä on myös olennainen osa työnkulkuani. Lisäksi pidän yhteyttä eräisiin vilkkaimmista ihmisistä, joiden kanssa minulla on ollut ilo työskennellä. Minun on siis pitänyt oppia hallitsemaan postilaatikkoani samalla tavalla kuin hallitsen tunne-itseäni työssä: huolellisesti ja keskittyen rajoihin.
On paljon kirjoja ja artikkeleita työajan hallitsemisesta tehokkaasti, erityisesti ympäröivistä sähköposteista. Jotkut väittävät, että poistamme mahdollisimman monta sähköpostia, ellei kaikkia. Olen eri mieltä ajatuksesta, että sähköposti on turhaa, matalaa työtä; Jotkut yritykset perustuvat yhteistyöhön ja luottavat eteenpäin sähköpostiviestintään. Monien työntekijöiden tehtävänä on tämä "matala työ", joka mahdollistaa asioiden sujuvuuden ja toimii näkymättömänä mutta välttämättömänä selkärangina.
Nykyään löydän itseni uudelta kuilulta: kuinka voin kommunikoida tehokkaasti kuluttamatta kallisarvoista aikaa ja energiaa? Ja miten voin poistaa osan postilaatikon ympärillä olevista tunteista ja stressistä? (Tai olenko ainoa, jonka mielestä sähköpostit kantavat emotionaalista painoa?)
Näin hallitsen sähköpostiani fyysisesti ja emotionaalisesti työni vuoksi-ja työn jälkeisen itseni vuoksi.
Käyttö Saapuneet nolla
Lähtöstrategiani on postilaatikko nolla, mutta viimeisten viikkojen aikana en ole pystynyt rikkomaan näiden viimeisten 100 sähköpostin kynnystä. ("Tänään on päivä!" Sanon joka päivä; mutta) Näiden viimeisten 100 sähköpostin edessä näen, kuinka paljon sähköposti kuluttaa enemmän kuin vain työaikani; se kuluttaa energiaani.
Olen kirjoittanut aiemmin siitä, miten olen vähensi huutomerkkejä viestissäni, joka auttoi poistamaan ylimääräiset olettamukset ja tunteet. Huomasin sen jopa kääntyvän todelliseen maailmaan suoremman viestinnän kautta - tunsin vähemmän pelkoa hylkäämisestä ja luottamusta kysyä tarvitsemani.
Tässä on kolme strategiaa, jotka ovat auttaneet minua korjaamaan postilaatikkomustani:
Aseta rajat kuin mestari.
Sähköposti ei ole chat -huone. Jos olet yhteydessä minuun, saatat jo tietää tämän: En ole nopea vastaaja, ellei jokin asia ole kiireellinen (hei, Eisenhowerin matriisi). Yritän myös näyttää esimerkkiä ja luoda lyhyitä mutta perusteellisia sähköpostiviestejä. Jos työpaikallasi odotetaan (todellista tai kuviteltua) välitöntä vastausta, haasta se vastaamalla vasta, kun olet valmis.
En myöskään enää pyydä anteeksi viivästynyttä vastausta löydön jälkeen joitain ystävällisiä vaihtoehtoja. Olen vähentänyt enemmän kuin koskaan "lisämukavuuksia", koska työtä on tehtävä, eikä kenenkään tarvitse lukea nukkaa.
Voi, ja ellet toimi kiireellisessä syklissä, suosittelen poistamaan push-ilmoitukset, jotka näyttävät sinulle jokaisen uuden sähköpostin reaaliajassa. Se muuttaa elämäsi.
Luo uusia tehtävienhallintamenetelmiä.
Kuka muu on syyllinen käyttämään postilaatikkoa tehtävälistana? 🙋 Vaikka joitain projekteja saatan edelleen hoitaa postilaatikostani, siirryn kohti tehokkaampaa (ja vähemmän stressiä aiheuttavaa) tehtävienhallintaa.
Esimerkiksi joka maanantai vedän viikoittaiset prioriteettini työpöydän tarralapulle. Sitten joka aamu tarkastelen projektiluetteloa ja kirjoitan suunnittelijalle päivän tärkeimmät tehtävät. Kirjoitan myös tehtäviä postilaatikostani-sitten arkistoin sähköpostin ja annan luetteloa rakastavalle itselleni hallita sitä sieltä. (Tämä auttaa minua myös seuraamaan projekteitani työpäiväkirja.)
Olen myös oppinut, että jos minun on lähetettävä sähköposti, on tuottavampaa kirjoittaa se erillisenä, erityisenä tehtävänä. Huolellinen sähköpostin lähettäminen voi olla minulle väsyttävää, joten jokaiselle sähköpostille oman tilan antaminen tehtäväluettelossani on itsekunnioitus.
Hallitse lähteviä sähköpostiviestejä harkiten.
Henkilökohtaisesti lähtevät sähköpostit ovat pelottavampia kuin loputon postilaatikko. Virhemahdollisuus, hylkäämismahdollisuus: puhun siitä, kun sanon sähköpostin olevan emotionaalinen. Joten tässä otan muutaman hetken pois työpöydältäni saadakseni aurinkoa ja raitista ilmaa, ja sitten asun kupin kahvin ja rauhoittavan musiikin pariin kuulokkeissani.
Joskus rauhoitan itseäni tarkastelemalla luonnoksia huolellisesti varmistaen, että jokainen sähköposti on mestariteos ennen sen lähettämistä. Mutta muina aikoina luotan itseeni tarpeeksi, enkä lue jokaista luonnosta uudelleen miljoona kertaa ennen sen lähettämistä. Joskus painan lähetä ennen kuin lisko -aivoni sanoo: "mutta mitä tapahtuu, jos se ei ole täydellinen?" ja katso viestin loitontavan digitaaliseen eetteriin.
Sähköpostin aiheuttamien tunteiden hallinta
Kaikista lukemistani itseapua käsittelevistä artikkeleista vain harvat ovat tarjonneet apua erityiseen väsymystyyppiin, jota saat, kun joudut kävelemään sähköpostiviestien läpi päivittäin.
Kukaan ei puhu suoliston raskaudesta erityisen rohkean sähköpostin lähettämisen jälkeen tai paniikista, kun luulet kirjoittaneen nimen väärin. Tai taas se hylkäämisen pelko. (Suurin osa tästä tulee kylmistä sähköpostiviesteistäni, jolloin yritin siirtää teknologian bloggaajille esimerkiksi pilvipalveluja-siellä on paljon ei-asioita.)
Joten "ympäröi itseni kodikkuudella" -menetelmänä sähköpostien lähettämisessä olen kehittänyt myös muutamia taktiikoita, jotka auttavat lievittämään ahdistustani sähköpostin raskaiden päivien aikana.
Hengitä syvään ennen sähköpostisovelluksen avaamista.
En leiki, kun sanon, että sähköpostit saavat minut toimimaan, minkä vuoksi hengitän muutaman kerran syvään, ennen kuin avaan postilaatikkoni joka päivä. Jatkuvina päivinä teen tämän myös lähetysten välillä. Se on hyödyllinen tapa tuntea olevansa enemmän läsnä ja saada minut pois päältäni.
Mene ulos.
Jos voit, hiipiä ulos kymmenen minuutin kävelylle. Tämä antaa minulle yleensä tarpeeksi henkistä ja fyysistä tilaa palata ollessani virkeänä ja luottavaisena käyttääkseni muita postilaatikoitani.
Käytä erilaista mediaa.
Jos olet epävarma, napsauta. Jos päädyn liikaa päähäni sähköpostien ympärillä, tulen uutiskirjeiden kansioon ja luen joitain uusimpia tietoja sosiaalisen vaikutuksen yrityksistä tai mediauutisista. Löydän tilan, jolla ei ole juurikaan odotuksia, mutta joka on silti relevantti tekemääni työhön. Täytän kupin alan johtajien sanoilla ja ehkä kevyellä sisällöllä ennen sukellusta takaisin postilaatikkooni.
Poista, tallenna, poista, toista.
Poista armottomasti. Peruuta tilaus armottomasti. Jos se ei tuo lisäarvoa postilaatikkoosi (tai "herättää iloa", jos se sopii sinulle paremmin), hylkää se. Jos saatat palata siihen myöhemmin (et), tallenna se kansioon. Jos postilaatikon ääretön on enemmän tyyliäsi, mene siihen - löydä vain itsellesi sopiva. Tavoitteena on olla tuntematta stressiä tai ahdistusta, kun avaat sähköpostisi joka aamu.
Itsehoitoon keskittyvä postilaatikko on sellainen, joka ei kiusaa sinua, ei yllätä sinua yöllä tai vähennä tärkeintä työtäsi. Se on postilaatikko, joka antaa sinulle voimaa, palvelee ja vie sinut eteenpäin.
Tsemppiä, lähettimet. Meillä on tämä.
