Une politique Internet et e-mail efficace qui aide les employés à comprendre ce qu'on attend d'eux concernant la façon dont ils utilisent leurs appareils pour le travail est un must pour les employeurs et les employés. Vous voulez enregistrer pour définir ce que les employés peuvent faire du travail fourni ou appareils appartenant aux employés qui sont utilisés par ou impliquent vos employés, votre lieu de travail ou votre entreprise.
Avec près de 80 % des personnes aux États-Unis accédant aux médias sociaux, les conseils sur ce que les employés peuvent dire et partager sont devenus plus importants. La plupart des employés ne se soucient pas des directives parce qu'ils ne veulent pas agir de manière inappropriée ou franchir une ligne sans le savoir. Ainsi, le développement d'un politique juste, compréhensible et sensée ainsi qu'une formation approfondie devrait être une priorité absolue.
Envisagez d'utiliser cet exemple de politique relative à Internet et aux e-mails pour fournir des conseils clairs à vos employés sur ce qui constitue une utilisation appropriée d'Internet et des e-mails au travail. Adaptez-le aux besoins de votre culture et à l'environnement que vous souhaitez offrir aux employés au travail. Pour être sûr de la légalité dans votre région et dans votre industrie, veuillez consulter un avocat.
Exemple de politique Internet et de messagerie électronique pour les employés
L'utilisation de la messagerie vocale, du courrier électronique et d'Internet attribuée à l'ordinateur d'un employé ou Téléphone les extensions sont uniquement destinées à la conduite des affaires de l'entreprise. Certaines responsabilités professionnelles au sein de l'entreprise nécessitent un accès à Internet et l'utilisation de logiciels en plus de la suite de produits Microsoft Office.
Seules les personnes dûment autorisées, à des fins professionnelles, peuvent utiliser Internet pour accéder et télécharger des logiciels supplémentaires. Cette autorisation est généralement exclusive aux décisions que le service des technologies de l'information (TI) prend en collaboration avec les ressources humaines.
Procédure d'accès au logiciel
Les logiciels nécessaires en plus de la suite de produits Microsoft Office doivent être autorisés par votre responsable et téléchargés par le service informatique. Si vous avez besoin d'accéder à des logiciels ou à des sites Web qui ne sont pas actuellement sur le réseau de l'entreprise, parlez-en à votre directeur et consultez le service informatique pour expliquer quels retours vous attendez de la part du produit.
Toutes les demandes raisonnables qui ne sont pas considérées comme un risque réseau seront prises en compte. Le but de cette politique n'est pas de restreindre l'accès des employés aux produits qui vous rendront plus productifs. L'objectif est plutôt de minimiser les risques pour le réseau de l'organisation.
Équipement appartenant à l'entreprise
Tout appareil ou ordinateur, y compris, mais sans s'y limiter, les téléphones de bureau, les smartphones, les tablettes, les ordinateurs portables, les ordinateurs de bureau et les iPad que l'entreprise met à votre disposition ne doivent être utilisés que pour l'entreprise entreprise. Gardez à l'esprit que l'entreprise est propriétaire des appareils et des informations sur ces appareils. Si vous quittez l'entreprise pour une raison quelconque, l'entreprise exigera que vous retourniez l'équipement lors de votre dernier jour de travail.
Vous pouvez utiliser des appareils électroniques personnels qui ne sont pas connectés au réseau de l'entreprise pour accéder à tout site Internet approprié pendant les pauses et le déjeuner.
Utilisation d'Internet
L'utilisation d'Internet pendant les heures de travail ou à l'aide d'appareils appartenant à l'entreprise qui sont connectés au réseau de l'entreprise est autorisée uniquement dans le cadre des activités de l'entreprise. Cela limite la possibilité d'atteintes à la sécurité des informations confidentielles de l'entreprise.
L'utilisation d'Internet crée également la possibilité de contamination de notre système via des virus ou des logiciels espions. Les logiciels espions permettent à des personnes non autorisées extérieures à l'entreprise d'accéder aux mots de passe de l'entreprise et à d'autres informations confidentielles.
Supprimer de tels programmes du réseau de l'entreprise nécessite que le personnel informatique investisse du temps et de l'attention qu'il vaut mieux consacrer au progrès technologique. Pour cette raison, et pour assurer une utilisation appropriée du temps de travail, nous demandons aux membres du personnel de limiter l'utilisation d'Internet.
De plus, les ordinateurs ou autres équipements électroniques appartenant à l'entreprise, y compris les appareils appartenant à l'employé, ne peuvent en aucun cas être utilisé pendant le temps de travail de l'entreprise pour obtenir, visionner ou accéder à des contenus Internet pornographiques ou autrement immoraux, contraires à l'éthique ou non liés aux affaires des sites. Cela peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'à cessation d'emploi.
Réseaux sociaux
Votre employeur comprend qu'une partie de ce que vous faites dans les médias sociaux est une sensibilisation qui recrute de nouveaux employés et améliore la marque de notre entreprise. De nombreux employés ont même des responsabilités liées aux médias sociaux dans leurs descriptions de poste, notamment les spécialistes du marketing des médias sociaux, le support technique et les recruteurs.
Votre employeur comprend également que la relation de nos employés à un monde en ligne dans lequel vous passez du temps 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, peut entraîner une confusion entre le temps de travail et le temps libre. Nous vous encourageons fortement à limiter l'utilisation des médias sociaux au contenu lié au travail et à la sensibilisation pendant les heures de travail.
De plus, il vous est interdit de partager toute information confidentielle ou protégée qui appartient ou concerne l'entreprise. Vous êtes fortement encouragé à ne pas partager d'informations désobligeantes qui placent votre entreprise ou vos collègues sous un jour défavorable.
La réputation et la marque de l'entreprise doivent être protégées par tous les employés. La vie et les actions de vos collègues ne doivent jamais être partagées en ligne. Veuillez noter les préférences de vos collègues. Par exemple, obtenez la permission de ceux qui sont parents avant d'utiliser le nom de leurs enfants en ligne.
Dans la participation aux médias sociaux à partir d'appareils de travail ou pendant les heures de travail, le contenu des médias sociaux qui discrimine toute classification protégée y compris l'âge, la race, la couleur, la religion, le sexe, l'origine nationale, le handicap ou les informations génétiques est interdite.
C'est notre politique d'entreprise d'inclure également la préférence sexuelle, l'identité de genre et le poids dans la protection contre la discrimination. Tout employé qui participe aux médias sociaux et enfreint cette politique sera traité selon l'entreprise politique de harcèlement.
Utilisation des e-mails dans l'entreprise
Le courrier électronique doit être utilisé uniquement pour les affaires de l'entreprise. Les informations confidentielles de l'entreprise ne doivent à aucun moment être partagées à l'extérieur de l'entreprise, sans autorisation. Vous ne devez pas non plus mener d'affaires personnelles en utilisant l'ordinateur ou le courrier électronique de l'entreprise.
Veuillez également garder cela à l'esprit lorsque vous envisagez de transférer des e-mails non professionnels à des associés, à votre famille ou à vos amis. Les e-mails non professionnels font perdre du temps et de l'attention à l'entreprise.
Regarder de la pornographie ou envoyer des blagues ou des histoires pornographiques par e-mail est considéré harcèlement sexuel et seront traitées conformément à notre politique sur le harcèlement sexuel. Le licenciement immédiat est la mesure disciplinaire la plus fréquente que l'entreprise peut prendre dans ces cas.
Courriels discriminants
Tout contenu de courrier électronique qui discrimine l'une des classifications protégées mentionnées précédemment est interdit. Tout employé qui envoie un e-mail qui enfreint cette politique sera traité conformément à la politique sur le harcèlement.
Ces e-mails sont interdits dans l'entreprise. L'envoi ou le transfert d'e-mails discriminatoires entraînera des mesures disciplinaires pouvant entraîner la cessation d'emploi.
L'entreprise possède l'adresse e-mail de l'employé
Gardez à l'esprit que l'entreprise est propriétaire de toute communication envoyée par e-mail ou stockée sur l'équipement de l'entreprise. La direction et les autres membres du personnel autorisés ont le droit d'accéder à tout moment à tout contenu de votre courrier électronique ou de l'ordinateur de votre entreprise. Veuillez ne pas considérer votre communication électronique, votre stockage ou votre accès comme étant privés s'ils sont créés ou stockés sur des systèmes de travail.
Si vous avez besoin d'informations supplémentaires sur la signification de l'une de ces communications, veuillez contacter votre responsable ou le personnel des ressources humaines pour obtenir des éclaircissements.
