Kebijakan internet dan email yang efektif yang membantu karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka tentang bagaimana mereka menggunakan perangkat mereka untuk bekerja adalah suatu keharusan bagi pemberi kerja dan karyawan. Anda ingin merekam untuk menentukan apa yang dapat dilakukan karyawan dari pekerjaan yang disediakan atau perangkat milik karyawan yang digunakan oleh atau melibatkan karyawan Anda, tempat kerja Anda, atau perusahaan Anda.
Dengan hampir 80% orang di AS mengakses media sosial, panduan tentang apa yang dapat dikatakan dan dibagikan karyawan menjadi lebih penting. Sebagian besar karyawan tidak keberatan dengan pedoman karena mereka tidak ingin bertindak tidak tepat atau melewati batas tanpa disadari. Jadi, perkembangan a kebijakan yang adil, dapat dimengerti, dan masuk akal bersama dengan pelatihan menyeluruh harus menjadi prioritas utama.
Pertimbangkan untuk menggunakan contoh kebijakan internet dan email ini untuk memberikan panduan yang jelas kepada karyawan Anda tentang penggunaan internet dan email yang tepat di tempat kerja. Sesuaikan dengan kebutuhan budaya Anda dan lingkungan yang ingin Anda berikan kepada karyawan di tempat kerja. Untuk memastikan legalitas di wilayah Anda dan di industri Anda, silakan berkonsultasi dengan pengacara.
Contoh Kebijakan Internet dan Email untuk Karyawan
Pesan suara, email, dan penggunaan internet yang ditugaskan ke komputer karyawan atau telepon ekstensi semata-mata untuk tujuan menjalankan bisnis perusahaan. Beberapa tanggung jawab pekerjaan di perusahaan memerlukan akses ke internet dan penggunaan perangkat lunak selain rangkaian produk Microsoft Office.
Hanya orang yang berwenang, untuk tujuan perusahaan, yang dapat menggunakan internet untuk mengakses dan mengunduh perangkat lunak tambahan. Otorisasi ini umumnya eksklusif untuk keputusan yang dibuat oleh departemen teknologi informasi (TI) sehubungan dengan sumber daya manusia.
Prosedur Akses Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang diperlukan selain rangkaian produk Microsoft Office harus disahkan oleh manajer Anda dan diunduh oleh departemen TI. Jika Anda memerlukan akses ke perangkat lunak atau situs web yang saat ini tidak ada di jaringan perusahaan, bicarakan dengan Anda manajer dan konsultasikan dengan departemen TI untuk menjelaskan pengembalian apa yang Anda harapkan dari perusahaan produk.
Semua permintaan wajar yang tidak dianggap sebagai risiko jaringan akan dipertimbangkan. Tujuan kebijakan ini bukan untuk membatasi akses karyawan ke produk yang akan membuat Anda lebih produktif. Sebaliknya, tujuannya adalah untuk meminimalkan risiko pada jaringan organisasi.
Peralatan Milik Perusahaan
Setiap perangkat atau komputer termasuk, namun tidak terbatas pada, telepon meja, smartphone, tablet, laptop, komputer desktop, dan iPad yang disediakan perusahaan untuk Anda gunakan, harus digunakan hanya untuk perusahaan bisnis. Ingatlah bahwa perusahaan memiliki perangkat dan informasi di perangkat ini. Jika Anda meninggalkan perusahaan karena alasan apa pun, perusahaan akan meminta Anda mengembalikan peralatan pada hari kerja terakhir Anda.
Anda boleh menggunakan perangkat elektronik pribadi yang tidak terhubung ke jaringan perusahaan untuk mengakses situs internet mana pun yang sesuai selama waktu istirahat dan makan siang.
Penggunaan internet
Penggunaan internet pada waktu perusahaan atau menggunakan perangkat milik perusahaan yang terhubung ke jaringan perusahaan hanya diperbolehkan untuk menjalankan bisnis perusahaan. Hal ini membatasi kemungkinan pelanggaran keamanan informasi rahasia perusahaan.
Penggunaan internet juga menciptakan kemungkinan kontaminasi ke sistem kami melalui virus atau spyware. Spyware memungkinkan orang yang tidak berwenang di luar perusahaan untuk mengakses kata sandi perusahaan dan informasi rahasia lainnya.
Menghapus program semacam itu dari jaringan perusahaan mengharuskan staf TI untuk menginvestasikan waktu dan perhatian yang lebih baik dikhususkan untuk membuat kemajuan teknologi. Oleh karena itu, dan untuk memastikan penggunaan waktu kerja yang tepat, kami meminta anggota staf untuk membatasi penggunaan internet.
Selain itu, komputer milik perusahaan atau peralatan elektronik lainnya, termasuk perangkat milik karyawan, tidak boleh dibawa dalam keadaan apa pun digunakan pada jam kerja perusahaan untuk memperoleh, melihat, atau mengakses internet yang tidak terkait dengan bisnis, pornografi, atau tidak bermoral, tidak etis, atau tidak terkait bisnis situs. Melakukannya dapat menyebabkan tindakan disipliner hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja.
Media sosial
Majikan Anda memahami bahwa bagian dari apa yang Anda lakukan di media sosial adalah penjangkauan yang merekrut karyawan baru dan meningkatkan merek perusahaan kita. Banyak karyawan bahkan memiliki tanggung jawab media sosial dalam deskripsi pekerjaan mereka, termasuk pemasar media sosial, dukungan teknis, dan perekrut.
Majikan Anda juga memahami bahwa hubungan karyawan kami dengan dunia online yang Anda habiskan selama 24/7 dapat menyebabkan kaburnya waktu kerja dan waktu istirahat. Kami sangat menganjurkan Anda untuk membatasi penggunaan media sosial hanya untuk konten yang berhubungan dengan pekerjaan dan penjangkauan selama jam kerja.
Selain itu, Anda dilarang berbagi informasi rahasia atau dilindungi yang dimiliki atau tentang perusahaan. Anda sangat dianjurkan untuk tidak membagikan informasi yang meremehkan yang menempatkan perusahaan atau rekan kerja Anda dalam posisi yang tidak menguntungkan.
Reputasi dan merek perusahaan harus dilindungi oleh semua karyawan. Kehidupan dan tindakan rekan kerja Anda tidak boleh dibagikan secara online. Harap perhatikan preferensi sesama karyawan—misalnya, dapatkan izin dari orang tua sebelum Anda menggunakan nama anak mereka secara online.
Dalam partisipasi media sosial dari perangkat kerja atau selama jam kerja, konten media sosial itu mendiskriminasi klasifikasi yang dilindungi termasuk usia, ras, warna kulit, agama, jenis kelamin, asal kebangsaan, kecacatan, atau informasi genetik dilarang.
Merupakan kebijakan perusahaan kami untuk juga memasukkan preferensi seksual, identitas gender, dan bobot di bawah perlindungan diskriminasi. Setiap karyawan yang berpartisipasi dalam media sosial dan melanggar kebijakan ini akan ditindak sesuai dengan perusahaan kebijakan pelecehan.
Penggunaan Email di Perusahaan
Email hanya digunakan untuk bisnis perusahaan. Informasi rahasia perusahaan tidak boleh dibagikan di luar perusahaan, tanpa izin, kapan pun. Anda juga tidak boleh melakukan bisnis pribadi dengan menggunakan komputer atau email perusahaan.
Ingatlah hal ini juga, saat Anda mempertimbangkan untuk meneruskan email nonbisnis ke rekan, keluarga, atau teman. Email yang tidak terkait dengan bisnis membuang waktu dan perhatian perusahaan.
Melihat pornografi, atau mengirim lelucon atau cerita porno melalui email, dianggap pelecehan seksual dan akan ditangani sesuai dengan kebijakan pelecehan seksual kami. Pemberhentian segera adalah tindakan disipliner yang paling sering diambil oleh perusahaan dalam kasus ini.
Email yang Membedakan
Konten email apa pun yang mendiskriminasi salah satu klasifikasi dilindungi yang disebutkan sebelumnya dilarang. Setiap karyawan yang mengirim email yang melanggar kebijakan ini akan ditangani sesuai dengan kebijakan pelecehan.
Email ini dilarang di perusahaan. Mengirim atau meneruskan email diskriminatif akan mengakibatkan tindakan disipliner yang dapat menyebabkan pemutusan hubungan kerja.
Perusahaan Memiliki Email Karyawan
Perlu diingat bahwa perusahaan memiliki komunikasi apa pun yang dikirim melalui email atau yang disimpan di peralatan perusahaan. Manajemen dan staf resmi lainnya memiliki hak untuk mengakses materi apa pun di email Anda atau di komputer perusahaan Anda kapan saja. Harap jangan menganggap komunikasi, penyimpanan, atau akses elektronik Anda bersifat pribadi jika dibuat atau disimpan di sistem kerja.
Jika Anda memerlukan informasi tambahan tentang arti dari salah satu komunikasi ini, harap hubungi manajer Anda atau staf sumber daya manusia untuk klarifikasi.
