כיצד לכתוב ולשלוח מיילים מקצועיים

בין אם אתה מחפש עבודה, יצירת קשרים חדשים ברשת, או פשוט מנסה להצטיין בעבודה הנוכחית שלך, חיוני לדעת איך לכתוב ולשלוח הודעות דוא"ל מקצועיות.

זה יכול להיות קשה יותר ממה שזה נשמע. אנשי מקצוע רבים התרגלו לגישה סתמית מאוד לאימייל בחייהם האישיים. בעוד שסלנג, אמוטיקונים ודיבור טקסט מקובלים בדרך כלל כשאתה שולח דוא"ל לחברים קרובים, הם לא יטוסו בהתכתבות בעבודה. חשוב לדעת כיצד לנקות את התקשורת שלך כאשר אתה צריך.

מתי אולי תצטרך לשלוח מייל מקצועי? ישנן מספר אפשרויות. ייתכן שיהיה עליך לשלוח את מכתב הכיסוי שלך למעסיק פוטנציאלי, א מכתב תודה לעמית שהסכים להיות אסמכתא, מכתב התפטרות לבוס הנוכחי שלך, או בקשה למכתב המלצה.

בכל פעם שאתה שולח הודעות אימייל מקצועיות, חשוב מאוד לוודא שההודעה מושלמת. אתה לא רוצה לפוצץ הזדמנות על ידי ביצוע טעויות כלשהן - לא באופן שבו אתה שולח מיילים או איך אתה עוקב אחריהם.

למד מה לכלול בהודעות שלך, מה לא לכלול וכיצד לסגור, לחתום ולשלוח את הודעות הדוא"ל שלך.

הנחיות דוא"ל מקצועיות

סקור את השלבים האלה כדי לכתוב אימייל מקצועי באיכות גבוהה, ותמיד תעשה רושם נהדר על הנמען.

מה לכלול בהודעת הדוא"ל שלך

• שורת נושא: שורת הנושא אמורה להעביר בצורה תמציתית את מטרת הכתיבה שלך. שורת הנושא שלך יכולה להיות פשוטה כמו "תודה" או "בקשה להמלצה".
• בְּרָכָה: גם אם אתה כותב מייל קצר מאוד, לכלול ברכה. אם אתה יודע את שמו של האדם, כלול אותו. אלא אם כן אתה על בסיס שם פרטי עם האדם, קרא לו בתואר שלו.
• אורך: שמור את הדוא"ל שלך תמציתי ככל האפשר. אנשים נוטים לגלוש במיילים ארוכים, אז כלול רק מידע חיוני.
• סְגִירָה: צא עם "תודה" קצר, "הכי טוב" או שליחת הודעה פשוטה אחרת, ולאחר מכן את השם שלך. רוב חשבונות הדוא"ל מאפשרים לך להטמיע חתימה עם שמך, כותרת ופרטי הקשר שלך בכל דוא"ל. זוהי דרך נהדרת להפוך כל התכתבות למקצועית יותר.

מה לא לכלול בהודעת הדוא"ל שלך

• סיגנון גופן: הימנע מגופנים מקושטים, שובבים או צבעוניים; אלה פשוט מסיטים את דעתו של הנמען מההודעה האמיתית שלך. הימנע גם משימוש מודגש ונטוי, שגורמים למייל להיראות עמוס.
• אותיות רישיות: אל תכתוב גם באותיות גדולות; זה נראה כועס או נרגש מדי באימייל.
• אמוטיקונים: אל תכלול אמוטיקונים במייל מקצועי; לשמור אותם להתכתבות אישית.

טיפים כדי להבטיח הודעות דוא"ל מקצועיות מושלמות

לאחר שכתבת את האימייל שלך, עבור על כל השלבים הבאים לפני שתלחץ על כפתור "שלח":

• ודא שההודעה שלך מלאה: בדוק שוב כדי לוודא ששורת הנושא של הדוא"ל שלך ממולאת, יש לך כללה חתימה, אתה שולח את ההודעה לאיש הקשר הנכון, ומילאת את ה עותק מוסתר כדי לשלוח עותק לעצמך, כך שיהיה לך תיעוד של הודעת הדואר האלקטרוני.
• הוכח את הודעת הדואר האלקטרוני שלך: לפני שתלחץ על שלח, הקפד גם לבדוק איות ולבדוק את הדקדוק ואת האותיות האותיות שלך. הם חשובים בהתכתבות בדוא"ל באותה מידה שהם חשובים במכתב נייר.
• שלח הודעת דוא"ל לבדיקה: לפני שאתה באמת שולח את האימייל שלך, שלח את ההודעה לעצמך תחילה כדי לבדוק שהפורמט עובד וששום דבר לא נראה במקום. אם הכל נראה טוב, קדימה ושלחו את האימייל לחברה או לאדם שאליו אתם פונים.
• שלח עותק של הודעת האימייל לעצמך: להשתמש ב עותק מוסתר כדי לשלוח עותק של הודעת הדואר האלקטרוני לעצמך, כך שיהיה לך תיעוד מתי שלחת את ההודעה ולמי שלחת אותה. אתה יכול למצוא מידע זה גם בתיקייה הנשלחת שלך.
• קובץ העותקים שלך: עם תוכניות דוא"ל רבות אתה יכול להגדיר תיקיות כדי להקל על מציאת הודעות דוא"ל חשובות בעבר. הגדר תיקיות עבור כל שלך מיילים לחיפוש עבודה והודעות דוא"ל מקצועיות אחרות ותיק את העותקים שלך לאחר שליחת ההודעות שלך.

סקור דוגמאות דוא"ל מקצועי