דו"ח התקדמות מורכב מכותרת, תקציר מנהלים, תיאור של הרכיבים הקטנים יותר, אינדיקציה מתי אמור להגיע הדו"ח הבא. אתה תכתוב את הדוח לפי תבנית זו ולאחר מכן תשלח אותו לבוס שלך או לממונה על דיווח אחר כפי שצוין.
כּוֹתֶרֶת
הכותרת מכילה מידע מזהה עבור הדוח. תזין את הכותרת, את התאריך שבו הדוח פורסם, את סטטוס פנס העצור של כל דבר אחר אתה מדווח על (אדום, צהוב-ירוק), ועל המדד הכולל, אולי אחוז הושלם, תוכנית לעומת מַמָשִׁי. הערה: דו"ח התקדמות כגון זה משמש לרוב עבור פרויקטים, אך ניתן להשתמש בו גם לדיווח על דברים אחרים. לדוגמה, אם הוטלה עליך המשימה לצמצם את מספר השעות בכל ציור עבור חברת הנדסה תשתמש בדוח התקדמות כדי להראות את ההתקדמות שלך בהפחתת מספר השעות לכל צִיוּר.
- כותרת: דוח התקדמות Project X
- תאריך: 30 במאי 20xx
- סטטוס: ירוק
- אחוז השלמה: 63 בפועל, תוכנית 59
תקציר מנהלים
אתה כותב את תקציר המנהלים אחרון. זהו הסיכום של כל הנקודות העיקריות המפורטות להלן בגוף הדוח. תלוי בקהל שלך, לפעמים תקציר המנהלים מוגבל. זה תלוי בקהל שלך, במספר האנשים שמקבלים את הדוח וברמות שלהם בארגון. תקציר מנהלים מיועד לאותם מנהלים בכירים שאולי אין להם זמן לקרוא את הדוח כולו. אם הדו"ח שלך מופנה לממונה הישיר שלך, צפוי שהוא יקרא את הדו"ח וייתכן שלא יהיה צורך בתקציר המנהלים. עם זאת, אם מדובר בדוח המופץ באופן נרחב למנהלים רבים ברחבי הארגון, ייתכן שכן יש צורך לכלול תקציר מנהלים עבור אותם אנשים שאין להם זמן לקרוא את כולו להגיש תלונה.
התקדמות החלקים המרכיבים
זהו הגוף העיקרי של הדו"ח. בחלק זה של הדוח, אתה מפרט את ההתקדמות שלך בכל התחומים המרכיבים את הפרויקט. אתה מפרט את ההתקדמות וההישגים שלך לגבי כל המדדים במהלך פרק זמן זה. אתה מראה מה התוכנית שלך לתקופת הזמן הבאה. ואז אתה מפרט לא רק את החוסמים אלא גם אילו מאמצים אתה נוקט כדי לנקות אותם. לבסוף, הסעיף יראה איזה סיוע נוסף נדרש מהבוס שלך או מקבל אחר של דוח ההתקדמות.
סיכום
אחרי גוף הדוח מופיע בסעיף הסיכום. הוא כולל פחות פרטים מההתקדמות שדווחה בסעיף הקודם. אתה תכלול את אותו מידע, מדדים, הישגים, תוכנית לתקופה הבאה וכל חוסם, אבל תספק פחות פרטים עבור כל קטגוריה. לדוגמה, הסיכום עשוי להיות משפט בודד, כמו "כל התוצרים מגיעים בזמן", תוך כדי ההתקדמות כתוב בסעיף הקודם עשוי לומר "ניתן למסירה A, לפירעון ב-xx/xx/xx יסופק שלושה ימים מוקדם. דוח Y יסופק בזמן בתאריך xx/xx/xx. ודוח C, שעוכב בשבועיים בזמן ההמתנה לגרפיקה, צפוי כעת להימסר בתאריך היעד המתוקן שלו xx/xx/xx".
תאריך יעד הדוח הבא
כאן תפרט מתי יישלח הדוח הבא. אם זהו דוח שבועי, למשל, תציג את תאריך היעד הבא של הדוח כשבוע לאחר מכן. עבור דוח חודשי, תראה את התאריך בחודש הבא שבו הדוח יישלח. אנשים שיקבלו את הדוח יצפו שהנתונים האלה יהיו מדויקים כמו הנתונים בדוחות.
שורה תחתונה
דוח ההתקדמות שלך מורכב מסיכום המנהלים האופציונלי, הדיווח על ההתקדמות של כל מרכיבי הפרויקט, הסיכום המפורט וציר הזמן. הפוך אותם מדויקים ככל שתוכל.
