Een effectief internet- en e-mailbeleid dat medewerkers helpt begrijpen wat er van hen wordt verwacht over hoe ze hun apparaten gebruiken voor werk is een must voor werkgevers en werknemers. U wilt vastleggen wat werknemers kunnen doen met het geleverde werk of apparaten die eigendom zijn van werknemers die worden gebruikt door of waarbij uw werknemers, uw werkplek of uw bedrijf betrokken zijn.
Nu bijna 80% van de mensen in de VS toegang heeft tot sociale media, is begeleiding over wat werknemers kunnen zeggen en delen belangrijker geworden. De meeste werknemers vinden richtlijnen niet erg, omdat ze niet ongepast willen handelen of onverhoeds een grens willen overschrijden. Dus de ontwikkeling van een eerlijk, begrijpelijk en verstandig beleid samen met grondige training een topprioriteit moet zijn.
Overweeg dit voorbeeld van internet- en e-mailbeleid te gebruiken om uw werknemers duidelijke richtlijnen te geven over wat gepast internet- en e-mailgebruik op het werk is. Pas het aan aan de behoeften van uw cultuur en de omgeving die u werknemers op het werk wilt bieden. Raadpleeg een advocaat om zeker te zijn van de wettigheid in uw regio en in uw branche.
Voorbeeld internet- en e-mailbeleid voor werknemers
Voicemail, e-mail en internetgebruik toegewezen aan de computer van een werknemer of telefoon extensies zijn uitsluitend bedoeld voor het uitvoeren van bedrijfsactiviteiten. Sommige taken binnen het bedrijf vereisen toegang tot internet en het gebruik van software naast de Microsoft Office-producten.
Alleen personen die voor bedrijfsdoeleinden geautoriseerd zijn, mogen het internet gebruiken om toegang te krijgen tot aanvullende software en deze te downloaden. Deze autorisatie is over het algemeen exclusief voor beslissingen die de afdeling informatietechnologie (IT) neemt in samenwerking met personeelszaken.
Procedure voor toegang tot software
Software die nodig is naast de Microsoft Office-productsuite moet worden geautoriseerd door uw manager en worden gedownload door de IT-afdeling. Als u toegang nodig heeft tot software of websites die zich momenteel niet op het bedrijfsnetwerk bevinden, neem dan contact op met uw manager en overleg met de IT-afdeling om uit te leggen welk rendement u verwacht te ontvangen van de Product.
Alle redelijke verzoeken die niet als een netwerkrisico worden beschouwd, worden in overweging genomen. Het doel van dit beleid is niet om de toegang van werknemers tot producten die u productiever maken te beperken. Het doel is eerder om het risico voor het netwerk van de organisatie te minimaliseren.
Apparatuur in eigendom van het bedrijf
Elk apparaat of computer, inclusief maar niet beperkt tot bureautelefoons, smartphones, tablets, laptops, desktopcomputers en iPads die het bedrijf voor uw gebruik ter beschikking stelt, mogen alleen voor het bedrijf worden gebruikt bedrijf. Houd er rekening mee dat het bedrijf eigenaar is van de apparaten en de informatie op deze apparaten. Als u het bedrijf om welke reden dan ook verlaat, zal het bedrijf eisen dat u de apparatuur op uw laatste werkdag terugbrengt.
Tijdens pauzes en lunch mag u persoonlijke elektronische apparaten gebruiken die niet zijn aangesloten op het bedrijfsnetwerk om toegang te krijgen tot een geschikte internetsite.
Internet gebruik
Internetgebruik tijdens werktijd of het gebruik van apparaten die eigendom zijn van het bedrijf die zijn verbonden met het bedrijfsnetwerk, is alleen toegestaan voor bedrijfsactiviteiten. Dit beperkt de kans op inbreuken op de beveiliging van vertrouwelijke bedrijfsinformatie.
Internetgebruik creëert ook de mogelijkheid van besmetting van ons systeem via virussen of spyware. Spyware geeft onbevoegden buiten het bedrijf mogelijk toegang tot bedrijfswachtwoorden en andere vertrouwelijke informatie.
Het verwijderen van dergelijke programma's uit het bedrijfsnetwerk vereist dat IT-medewerkers tijd en aandacht besteden aan het maken van technologische vooruitgang. Om deze reden, en om een juiste besteding van de werktijd te garanderen, vragen we medewerkers om het internetgebruik te beperken.
Bovendien mogen computers of andere elektronische apparatuur die eigendom zijn van het bedrijf, inclusief apparaten die eigendom zijn van de werknemer, in geen geval eigendom zijn van het bedrijf gebruikt tijdens bedrijfstijd op het werk om pornografisch of anderszins immoreel, onethisch of niet-zakelijk gerelateerd internet te verkrijgen, te bekijken of te bereiken sites. Dit kan leiden tot disciplinaire maatregelen tot en met beëindiging van het dienstverband.
Sociale media
Uw werkgever begrijpt dat een deel van wat u op sociale media doet, outreach is om nieuwe werknemers te werven en ons bedrijfsimago te versterken. Veel werknemers hebben zelfs verantwoordelijkheden voor sociale media in hun functieomschrijvingen, waaronder marketeers voor sociale media, technische ondersteuning en recruiters.
Uw werkgever begrijpt ook dat de relatie van onze werknemers met een online wereld waarin u 24/7 tijd doorbrengt, kan leiden tot vervaging van werktijd en vrije tijd. We raden u sterk aan om het gebruik van sociale media te beperken tot werkgerelateerde inhoud en outreach tijdens werkuren.
Bovendien is het u verboden het delen van vertrouwelijke of beschermde informatie die van of gaat over het bedrijf. U wordt sterk aangemoedigd om geen kleinerende informatie te delen die uw bedrijf of collega's in een ongunstig daglicht stelt.
De reputatie en het merk van het bedrijf moeten door alle werknemers worden beschermd. De levens en acties van uw collega's mogen nooit online worden gedeeld. Houd rekening met de voorkeuren van collega's, vraag bijvoorbeeld toestemming aan degenen die ouders zijn voordat u de naam van hun kinderen online gebruikt.
Bij deelname aan sociale media vanaf werkapparaten of tijdens werkuren, sociale media-inhoud die elke beschermde classificatie discrimineert inclusief leeftijd, ras, huidskleur, religie, geslacht, nationale afkomst, handicap of genetische informatie is verboden.
Het is ons bedrijfsbeleid om seksuele voorkeur, genderidentiteit en gewicht ook op te nemen onder bescherming tegen discriminatie. Elke werknemer die deelneemt aan sociale media en dit beleid overtreedt, zal volgens het bedrijf worden behandeld intimidatiebeleid.
E-mailgebruik bij het bedrijf
E-mail mag alleen worden gebruikt voor zakelijke doeleinden. Vertrouwelijke bedrijfsinformatie mag op geen enkel moment buiten het bedrijf worden gedeeld, zonder toestemming. U mag ook geen persoonlijke zaken doen met behulp van de bedrijfscomputer of e-mail.
Houd hier ook rekening mee wanneer u overweegt om niet-zakelijke e-mails door te sturen naar relaties, familie of vrienden. Niet-zakelijke e-mails verspillen tijd en aandacht van het bedrijf.
Het bekijken van pornografie, of het versturen van pornografische grappen of verhalen via e-mail, wordt overwogen seksuele intimidatie en zullen worden aangepakt volgens ons beleid inzake seksuele intimidatie. Onmiddellijke beëindiging is de meest voorkomende disciplinaire maatregel die het bedrijf in deze gevallen kan nemen.
E-mails die discrimineren
Alle e-mailinhoud die een van de eerder genoemde beschermde classificaties discrimineert, is verboden. Elke medewerker die een e-mail verstuurt die in strijd is met dit beleid, zal worden behandeld volgens het intimidatiebeleid.
Deze e-mails zijn verboden bij het bedrijf. Het verzenden of doorsturen van discriminerende e-mails zal leiden tot disciplinaire maatregelen die kunnen leiden tot beëindiging van het dienstverband.
Bedrijf is eigenaar van e-mail van werknemers
Houd er rekening mee dat het bedrijf eigenaar is van alle communicatie die via e-mail wordt verzonden of die is opgeslagen op bedrijfsapparatuur. Het management en ander geautoriseerd personeel heeft het recht om op elk moment toegang te krijgen tot al het materiaal in uw e-mail of op uw bedrijfscomputer. Beschouw uw elektronische communicatie, opslag of toegang niet als privé als deze is gemaakt of opgeslagen op werksystemen.
Als u aanvullende informatie nodig heeft over de betekenis van deze communicatie, neem dan contact op met uw manager of de personeelsafdeling voor opheldering.
