Skuteczna polityka internetowa i e-mailowa, która pomaga pracownikom zrozumieć czego się od nich oczekuje dotyczące tego, jak wykorzystują swoje urządzenia do pracy, jest koniecznością dla pracodawców i pracowników. Chcesz przejść do rejestru, aby określić, co pracownicy mogą zrobić z pracy zapewnionej lub urządzeń należących do pracowników które są używane przez lub dotyczą Twoich pracowników, Twojego miejsca pracy lub Twojej firmy.
Ponieważ prawie 80% ludzi w Stanach Zjednoczonych ma dostęp do mediów społecznościowych, wskazówki dotyczące tego, co pracownicy mogą mówić i udostępniać, stały się ważniejsze.Większość pracowników nie ma nic przeciwko wytycznym, ponieważ nie chcą działać niewłaściwie lub nieświadomie przekraczać granicę. Tak więc rozwój A uczciwej, zrozumiałej i rozsądnej polityki wraz z dokładnym szkoleniem powinno być najwyższym priorytetem.
Rozważ skorzystanie z tej przykładowej polityki dotyczącej Internetu i poczty e-mail, aby zapewnić swoim pracownikom jasne wskazówki dotyczące właściwego korzystania z Internetu i poczty e-mail w pracy. Dostosuj go do potrzeb swojej kultury i środowiska, które chcesz zapewnić pracownikom w pracy. Aby mieć pewność co do legalności w Twojej okolicy i branży, skonsultuj się z prawnikiem.
Przykładowa polityka dotycząca Internetu i poczty e-mail dla pracowników
Poczta głosowa, poczta e-mail i korzystanie z Internetu przypisane do komputera pracownika lub telefon rozszerzenia służą wyłącznie do prowadzenia działalności firmy. Niektóre obowiązki zawodowe w firmie wymagają dostępu do Internetu i korzystania z oprogramowania oprócz pakietu produktów Microsoft Office.
Tylko osoby odpowiednio upoważnione do celów firmowych mogą korzystać z Internetu w celu uzyskiwania dostępu i pobierania dodatkowego oprogramowania. Upoważnienie to zasadniczo dotyczy wyłącznie decyzji podejmowanych przez dział technologii informatycznych (IT) w powiązaniu z zasobami ludzkimi.
Procedura dostępu do oprogramowania
Oprogramowanie potrzebne jako dodatek do pakietu produktów Microsoft Office musi zostać autoryzowane przez przełożonego i pobrane przez dział IT. Jeśli potrzebujesz dostępu do oprogramowania lub stron internetowych, których obecnie nie ma w sieci firmowej, porozmawiaj ze swoim menedżera i skonsultuj się z działem IT, aby wyjaśnić, jakich zwrotów oczekujesz od firmy produkt.
Rozpatrzone zostaną wszystkie uzasadnione wnioski, które nie stanowią zagrożenia dla sieci. Celem tej polityki nie jest ograniczanie pracownikom dostępu do produktów, które zwiększą ich produktywność. Celem jest raczej zminimalizowanie ryzyka dla sieci organizacji.
Sprzęt należący do firmy
Każde urządzenie lub komputer, w tym między innymi telefony stacjonarne, smartfony, tablety, laptopy, komputery stacjonarne i iPady, które firma udostępnia do użytku, powinny być używane wyłącznie w firmie biznes. Należy pamiętać, że firma jest właścicielem urządzeń i informacji na tych urządzeniach. Jeśli z jakiegokolwiek powodu opuścisz firmę, firma zażąda zwrotu sprzętu ostatniego dnia pracy.
Możesz korzystać z osobistych urządzeń elektronicznych, które nie są podłączone do sieci firmowej, aby uzyskać dostęp do dowolnej odpowiedniej strony internetowej podczas przerw i lunchu.
Zużycie internetu
Korzystanie z Internetu w czasie służbowym lub korzystanie z należących do firmy urządzeń podłączonych do sieci firmowej jest dozwolone wyłącznie w celu prowadzenia działalności służbowej. Ogranicza to możliwość naruszenia bezpieczeństwa poufnych informacji firmowych.
Korzystanie z Internetu stwarza również możliwość zanieczyszczenia naszego systemu wirusami lub oprogramowaniem szpiegującym. Oprogramowanie szpiegujące umożliwia nieupoważnionym osobom spoza firmy potencjalny dostęp do firmowych haseł i innych poufnych informacji.
Usunięcie takich programów z sieci firmowej wymaga od informatyków poświęcenia czasu i uwagi, które lepiej przeznaczyć na postęp technologiczny. Z tego powodu oraz w celu zapewnienia odpowiedniego wykorzystania czasu pracy, prosimy pracowników o ograniczenie korzystania z Internetu.
Ponadto w żadnym wypadku komputery należące do firmy lub inny sprzęt elektroniczny, w tym urządzenia będące własnością pracownika, nie mogą być wykorzystywane w czasie pracy w firmie do uzyskiwania, przeglądania lub docierania do stron internetowych zawierających treści pornograficzne lub w inny sposób niemoralne, nieetyczne lub niezwiązane z działalnością gospodarczą witryny. Może to prowadzić do wszczęcia postępowania dyscyplinarnego włącznie rozwiązanie stosunku pracy.
Media społecznościowe
Twój pracodawca rozumie, że część tego, co robisz w mediach społecznościowych, polega na docieraniu do nowych pracowników i wzmacnianiu marki naszej firmy. Wielu pracowników ma nawet obowiązki w zakresie mediów społecznościowych w swoich opisach stanowisk, w tym osoby odpowiedzialne za marketing w mediach społecznościowych, wsparcie techniczne i osoby rekrutujące.
Twój pracodawca rozumie również, że związek naszych pracowników ze światem online, w którym spędzasz czas 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, może prowadzić do zacierania się czasu pracy i czasu wolnego. Zdecydowanie zachęcamy do ograniczenia korzystania z mediów społecznościowych do treści związanych z pracą i zasięgiem w godzinach pracy.
Dodatkowo masz zakaz udostępniania jakichkolwiek poufnych lub chronionych informacji należących do firmy lub dotyczących firmy. Zdecydowanie zalecamy, aby nie przekazywać dyskredytujących informacji, które stawiają Twoją firmę lub współpracowników w niekorzystnym świetle.
Wszyscy pracownicy powinni chronić reputację i markę firmy. Życie i działania twoich współpracowników nigdy nie powinny być udostępniane online. Zwróć uwagę na preferencje innych pracowników — na przykład uzyskaj zgodę rodziców, zanim użyjesz w Internecie imion ich dzieci.
W uczestnictwie w mediach społecznościowych z urządzeń służbowych lub w godzinach pracy, treści w mediach społecznościowych, które dyskryminuje jakąkolwiek chronioną klasyfikację w tym wiek, rasę, kolor skóry, religię, płeć, narodowość, niepełnosprawność lub informacje genetyczne są zabronione.
Zgodnie z polityką naszej firmy ochrona przed dyskryminacją obejmuje również preferencje seksualne, tożsamość płciową i wagę. Każdy pracownik, który uczestniczy w mediach społecznościowych i narusza tę politykę, zostanie potraktowany według firmy polityka nękania.
Korzystanie z poczty e-mail w Firmie
Adres e-mail służy wyłącznie do celów służbowych firmy. Poufnych informacji firmowych nie wolno w żadnym momencie udostępniać poza firmę bez upoważnienia. Zabrania się również prowadzenia prywatnych spraw przy użyciu firmowego komputera lub poczty elektronicznej.
Pamiętaj o tym również, rozważając przekazywanie e-maili niezwiązanych z działalnością biznesową współpracownikom, rodzinie lub przyjaciołom. E-maile niezwiązane z biznesem marnują czas i uwagę firmy.
Oglądanie pornografii lub wysyłanie żartów lub opowiadań pornograficznych pocztą elektroniczną jest brane pod uwagę molestowanie i zostaną potraktowane zgodnie z naszą polityką dotyczącą molestowania seksualnego. Natychmiastowe rozwiązanie stosunku pracy jest najczęstszym działaniem dyscyplinarnym, jakie firma może podjąć w takich przypadkach.
E-maile, które dyskryminują
Wszelkie treści wiadomości e-mail, które dyskryminują którąkolwiek z wcześniej wymienionych chronionych klasyfikacji, są zabronione. Każdy pracownik, który wyśle wiadomość e-mail naruszającą tę politykę, będzie traktowany zgodnie z polityką dotyczącą nękania.
Te e-maile są zabronione w firmie. Wysyłanie lub przekazywanie dalej dyskryminujących wiadomości e-mail spowoduje podjęcie działań dyscyplinarnych, które mogą doprowadzić do rozwiązania stosunku pracy.
Firma jest właścicielem poczty e-mail pracowników
Należy pamiętać, że firma jest właścicielem wszelkiej komunikacji wysyłanej pocztą elektroniczną lub przechowywanej na sprzęcie firmy. Kierownictwo i inni upoważnieni pracownicy mają w każdej chwili prawo dostępu do wszelkich materiałów znajdujących się w wiadomości e-mail lub na komputerze firmowym. Prosimy nie uważać komunikacji elektronicznej, przechowywania lub dostępu za prywatne, jeśli są one tworzone lub przechowywane w systemach służbowych.
Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji na temat znaczenia którejkolwiek z tych wiadomości, skontaktuj się ze swoim przełożonym lub personelem działu kadr w celu uzyskania wyjaśnień.
