Profesjonalny szablon listu biznesowego

List biznesowy to profesjonalna korespondencja. Jeśli piszesz list motywacyjny, list polecający, list z podziękowaniami lub jakąkolwiek inną korespondencję zawodową, musisz przestrzegać formalnych konwencji listu biznesowego.

Postępowanie zgodnie z tymi wskazówkami jest ważne, ponieważ pokazuje, że traktujesz korespondencję poważnie. Ponadto zapewnia, że ​​odbiorca listu może skupić się na Twojej wiadomości (a nie na niespójnościach formatowania, literówkach lub innych drobnych, ale rozpraszających uwagę błędach).

Zanim napiszesz — lub sfinalizujesz — kolejny list biznesowy, poświęć trochę czasu na jego przejrzenie jak sformatować list, od wyboru czcionki po styl, wraz z informacjami o tym, jakich zwrotów grzecznościowych i podpisów należy używać.

Rodzaje formatów listów biznesowych

Istnieją trzy podstawowe formaty używane w listach biznesowych:

• Format bloku: W tym stylu cały tekst jest wyrównany do lewej. Pomiń jedną linię między każdą sekcją.
• Zmodyfikowany format bloku: W tym stylu większość treści jest wyrównana do lewej, podobnie jak w przypadku listu formatu blokowego. Oto wyjątki: aby uzyskać informacje kontaktowe i bezpłatne zamknięcie, przejdź na środek strony i wpisz tam swoje dane.
• Format półbloku: Czasami określany jako format bloku z wcięciem, ten styl jest taki sam jak zmodyfikowany format bloku, z wyjątkiem tego, że każdy akapit jest wcięty.

Każdy z tych stylów jest dopuszczalny do użycia w liście biznesowym, ale ponieważ zasady dotyczące formatu blokowego są tak jasne, może to być najłatwiejsza opcja do wyboru.

Skorzystaj z tych szablonów, aby skupić się na treści listu zamiast na formatowaniu. Niezależnie od wybranego formatu pamiętaj, aby zachować pojedynczą spację i pominąć spację między każdym akapitem i sekcją.

Jak sformatować i napisać list

Wygląd ma znaczenie. List biznesowy to profesjonalna korespondencja, ale nie będzie tak postrzegany, jeśli wybierzesz zwariowaną czcionkę lub dużo literówek. Oto kilka wskazówek, których należy przestrzegać:

• Wybierz odpowiednia czcionka i rozmiar czcionki. Najważniejsze jest to, że potrzebujesz prostej, nie wyróżniającej się czcionki (takiej jak Times New Roman, Calibri lub Arial), która nie będzie się wyróżniać. Domyślna czcionka w edytorze tekstu jest prawdopodobnie akceptowalnym wyborem.
• Unikaj swobodnego języka lub slangu. To jest list oficjalny, więc będziesz chciał użyć bardziej formalnego języka.
• Zapobiegaj literówkom i błędom gramatycznym przez korekta ostrożnie.
• Jeśli drukujesz list,rozważyć wybór papieru wysokiej jakości. Jakikolwiek papier wybierzesz, starannie złóż list przed włożeniem go do koperty. Jeśli możesz, wpisz adres odbiorcy na kopercie; jeśli nie jest to możliwe, używaj najstaranniejszego pisma ręcznego.

Co zawrzeć w każdej części listu

Informacje kontaktowe

Podaj swoje dane kontaktowe w następującej kolejności:

Twoje imię
Twój adres
Miasto, stan Kod pocztowy
Twój numer telefonu
Twój adres email.

Data: W Stanach Zjednoczonych format zapisu daty to miesiąc, dzień i rok, na przykład 12 maja 2022 r. Nie skracaj miesiąca.

Dane kontaktowe odbiorcy: Podaj dane kontaktowe osoby, do której piszesz. Jeśli nie masz konkretnego imienia, pomiń to.

Nazwa
Tytuł
Firma
Adres
Miasto, stan Kod pocztowy.

Pozdrowienie: Rozpocznij list zwrotem grzecznościowym, takim jak „Drogi”, po którym następuje tytuł i imię. Zobacz więcej przykładów odpowiednie pozdrowienia do wykorzystania w liście biznesowym a także porady, co zrobić, jeśli nie masz konkretnej osoby kontaktowej. Po nazwisku osoby należy umieścić dwukropek lub przecinek.

Szanowny Panie/Pani. Nazwisko:

Treść listu biznesowego

Staraj się, aby Twój list był prosty i skoncentrowany, aby jego cel był jasny.

• Pierwszy akapit twojego listu biznesowego powinien zawierać wprowadzenie do tego, dlaczego piszesz.
• W poniższych akapitach podaj więcej informacji i szczegółów dotyczących swojej prośby.
• W ostatnim akapicie należy powtórzyć powód, dla którego piszesz i podziękować czytelnikowi za zapoznanie się z Twoją prośbą.

Wstaw jedną spację i uzasadnij swoją literę do lewej. Pozostaw pustą linię między każdym akapitem.

Bezpłatne zamknięcie:

Z poważaniem,

Podpis

Odręczny podpis (dla listu wysłanego pocztą)

Wpisany podpis.

Podpis E-mail

W przypadku listu e-mail umieść swoje dane kontaktowe w podpisie zamiast na górze listu:

Twoje imię
Twój adres email
Twój numer telefonu

Szablon listu biznesowego

To jest przykład profesjonalnego listu biznesowego. Pobierz szablon profesjonalnego listu biznesowego (kompatybilny z Dokumentami Google i Wordem) lub zobacz poniżej więcej przykładów.

Więcej szablonów i przykładów

Przytłoczony wszystkimi krokami związanymi z formatowaniem korespondencji biznesowej? Szablon może pomóc. Szablony listów firmy Microsoft są dostępne do bezpłatnego pobrania dla użytkowników programu Microsoft Word lub są dostępne w programie Word. Możesz użyć tych szablonów do tworzenia różnych listów biznesowych i listów pracowniczych.

Jeśli nie masz pewności, co napisać w treści listu biznesowego, przejrzyj te przykładowe listy dotyczące poszukiwania pracy i zatrudnienia, aby uzyskać inspirację.