Även om uttrycket är att "sjukanmäla" är e-post ofta ett acceptabelt sätt att meddela din chef att du är sjuk och kommer inte att kunna komma till jobbet. Innan du trycker på "skicka" vill du dock se till att ditt e-postmeddelande är korrekt formulerat för att undvika negativa återverkningar - för dig, ditt team eller din chef. Dessutom vill du kontrollera din personalmanual så att du vet när ett läkarintyg krävs.
Alternativ för att ringa in sjuk
Innan du skickar ett e-postmeddelande som låter din chef veta att du är sjuk, se till att det är så du förväntas meddela att du inte kommer att vara på kontoret eller online om du arbetar på distans. Se också till att ange om du kommer att vara tillgänglig för att arbeta.
Hos många organisationer har sjukdagar förvandlats till "svara på e-post hemifrån" dagar.
Var tydlig i ditt mejl om du är för sjuk för att svara på mejl eller planerar att checka in med jämna mellanrum.
Låt också din chef veta om du är tillgänglig för att svara på frågor som kan uppstå under din frånvaro.
Om du är för sjuk eller smittsam för att arbeta men känner att det finns uppgifter du ändå skulle kunna göra hemma, kan du säkert fråga din handledare om distanspendling för dagen är ett alternativ. Det kan undvika att du måste ta en betald eller obetald sjukdag. Det värsta din chef kan säga är nej (kanske bara för att han föredrar att du tar dagen för att återhämta dig helt så att du kan återgå till jobbet så snart som möjligt).
Även om det kan vara frestande att hålla koll på e-postmeddelanden även på en sjukdag, kom ihåg att vila ibland krävs för att återhämta sig. Och att arbeta medan du är i vädret kan leda till slarviga fel. Så om du behöver koppla ur e-post och undvika allt arbete, gör det.
Exempel på e-postmeddelanden om sjukdag
Använd detta exempel på e-postmeddelande om sjukdag när du ska sjukskriva dig och om e-post – i motsats till ett telefonsamtal eller sms – är ett acceptabelt sätt att meddela din handledare.
Ämne: Ditt namn - Sjukdagen
Bästa chefsnamn:
Jag kommer inte kunna gå på jobbet idag på grund av personlig sjukdom. Jag kommer att använda en av mina sjukdagar för att täcka denna frånvaro från jobbet.
Meddela mig om jag kan ge ytterligare information. Jag ska kolla min e-post under dagen.
Vänliga hälsningar,
Ditt namn
Ämne: Michael Doring Frånvaro
Kära fru Kelly,
Vänligen acceptera detta skriftliga meddelande om min frånvaro den 27 augusti 2020. Jag kunde inte komma till jobbet på grund av sjukdom.
Om du behöver ytterligare information, vänligen meddela mig.
Vänliga hälsningar,
Michael Doring
Vad du ska inkludera i din e-post
Ge din handledare viktig information om varför du inte kommer att vara med, men dela inte för många detaljer om den exakta karaktären av din sjukdom. Ingen vill föreställa sig detaljerna! Här är några detaljer som du kanske vill inkludera i din anteckning:
Oavsett om du kommer att kontrollera din e-post eller inte. Du kan också ange ditt telefonnummer om något brådskande dyker upp.
Om du tar betald ledighet. Nämn om du planerar att ta en betald eller obetald sjukdag.
Förklara vad du kommer att sakna. Om du är mitt uppe i ett projekt eller kommer att missa ett viktigt möte, kanske du vill dela med dig av den informationen. Du kan säga något som "Marisa bör vara uppdaterad om det finns några frågor om Richardsons förslag" eller "Jag ska göra mitt bäst att ringa in till teammötet vid middagstid," eller "Jag kommer också att maila Tanisha så att hon kan täcka mina sociala medier ansvar."
När du ska skicka din e-post
Var artig mot din chef, dina medarbetare och – om tillämpligt – dina kunder. Så fort du vet, varna dem om att du kommer att bli sjuk. Du kan skicka e-postmeddelandet mitt i natten eller första gången på morgonen när ditt alarm går, och du inser att du inte kommer att kunna ta dig upp ur sängen.
Du vill definitivt undvika att skicka din e-post vid den tidpunkt då du skulle komma till jobbet – eller ännu värre, efter din starttid. Det kan få det att verka som om du sovit genom ditt larm, och det kan leda till att kollegor kämpar för att täcka ditt arbete under den tid det tar för din chef att hitta en ersättare för dig.
Du kan också skicka ett e-postmeddelande till ditt team och informera dem om att du kommer att bli sjuk. genom att hålla alla uppdaterade hjälper dem att anpassa sig till din frånvaro så smidigt och snabbt som möjligt.
Ställ in ett frånvaromeddelande
Placera ett frånvarosvar på din arbetsmail och/eller telefonkonto. I den kan du låta personer som försöker kontakta dig veta att du inte kommer att svara på e-post den dagen.
Det är också en bra idé att hänvisa dem till någon annan som kan hjälpa till med brådskande frågor och funderingar under din frånvaro. Avbryt eller flytta även möten som du inte kommer att kunna göra.
Viktiga takeaways
Varna din handledare om en sjukdag med e-post. I ditt meddelande nämner du om du kommer att kontrollera e-postmeddelanden eller om du är helt offline.
Dela inte för många detaljer. Du kan helt enkelt säga "Jag tar en sjukdag" eller "Jag mår dåligt av vädret." Det finns inget behov av att dela detaljer om din sjukdoms natur.
Tida din e-post på lämpligt sätt. Se till att den kommer innan din starttid.
Ha backup på plats. Om du arbetar med brådskande projekt eller kommer att få e-postmeddelanden som kräver ett omedelbart svar, ordna så att en annan anställd täcker ditt arbete under din sjukdag.
