Avukatlar temkinli yapıları ile tanınırlar, ancak herkes gibi onlar da e-posta kullanırken hata yapabilirler. Bazıları korku hikayelerine dönüşürken, diğerleri sadece utanç verici. Aşağıdakiler, avukatların e-postalarda yaptığı yaygın hatalardır.
'Masasından' Gönderme
Bu eski moda terminoloji aptalca ve iddialı. Daha da kötüsü, gönderenin adının bir kısmı veya tamamı kesilir çünkü çoğu e-posta sistem gelen kutuları gönderen adlarını o kadar uzun göstermez. Sadece adını kullan.
Süslü Süslemeler Ekleme
Bazı avukatlar almaya çalışır görünüm ile yaratıcı e-postalarından. Gereksiz grafikler veya sanat eserleri gibi, imzalardaki gösterişli süslemeler de yaygındır. Kelimeleri okumayı zorlaştıran her şey kötü bir fikirdir. Ayrıca mesajın açılmasını yavaşlatır. Basit tutun. Sanatsal yeteneğinizi satmıyorsunuz.
İmza Blokunu Kullanmayı Unutmak
Çoğu e-posta sistemi, kullanımı kolay otomatik bir imza bloğuna sahiptir. Adınız, adresiniz ve telefon numaranız gibi temel bilgileri eklemeyi unutma riskini ortadan kaldırmak için bunu kullanın. Bazı avukatlar e-posta altbilgilerini mini reklamlara dönüştürürken, diğerleri minimalist bir yaklaşım benimsiyor. Birçoğu bir gizlilik bildirimi veya yasal sorumluluk reddi beyanı ekler. Bunların tümü, bir e-posta imza bloğunun kabul edilebilir kullanımlarıdır.
Kızgınken E-posta Göndermek
Herkesin başına gelebilse de, avukatlar kızgınken e-posta gönderme konusunda özellikle risk altında olabilir. Eski günlerde, avukatların mektuplarını yazmaları için sekreterleri vardı ve posta teslim alınmadan önce uzun bir gecikme oluyordu. Bir e-postayı göndermeden önce bu soğuma dönemini kendiniz için yeniden oluşturun. Müşterileri, arkadaşları ve parayı elde tutmak veya kaybetmek arasındaki farkı yaratabilir.
Hızlı Yanıt Verememek
Bazı avukatlar, iş yazışmalarına yanıt vermek için eski beş günlük kuralın e-posta için geçerli olduğunu varsayar. öyle değil İnsanlar, bir e-postaya, posta yoluyla gönderilen bir mektuba göre daha hızlı yanıt verilmesini bekler. 24 saat içinde yanıt vermeye çalışın. Sorun karmaşıksa, bir onay gönderin ve kişiye ne zaman yanıt bekleyeceğini bildirin. Aksi takdirde, müşteri herhangi bir yanıtın gelip gelmediği konusunda spekülasyon yapmaya bırakılır.
Yanlış Adrese Posta Gönderme
E-posta sistemlerindeki otomatik tamamlama işlevi büyük bir kolaylıktır ancak bir e-postanın yanlış alıcıya gönderilmesi riskini artırır. Bu, küçük bir utançtan başka bir şey olmayabilir, ancak bazı durumlarda mesleki ihmale varabilir. Gizli müvekkil iletişimlerini yanlışlıkla karşı tarafın avukatına veya başka bir müvekkile e-posta ile göndermeyin.
Çift Kontrol Etmeden "Tümünü Yanıtla"yı Kullanma
Muhalif avukatın size bir teklif veya görüş beyanı içeren bir e-posta gönderdiğini varsayalım. E-postayı firmanızda davaya dahil olan diğer avukatlara iletirsiniz. Kısa bir süre sonra "tümünü yanıtla" düğmesi özgürce kullanılmaya başlandı ve hiç kimse, firmanızdaki iç tartışmada karşı tarafın avukatının kopyalandığını fark etmedi. Olur. "Tümünü yanıtla"ya tıkladığınızda, Gönder'e basmadan önce alıcı listesindeki her bir e-posta adresini kontrol edin.
Özensiz Konu Satırları Kullanma
"Parkerson vakası" veya "Smith tarafından önerilen anlaşma" gibi basit ve bilgilendirici bir konu satırı en iyi sonucu verir. Konu satırını boş bırakmayın yoksa mesajınız gözden kaçabilir. "Aptal müvekkilim" veya "aptal hakimin emri" gibi bir konu satırı kullanmaktan kaçınarak, üslubunuzu ciddi ve profesyonel tutun. Bir e-postanın herhangi birine iletilebileceğini asla unutmayın.
E-posta Yoluyla Tartışmayın
İnsanlar yüz yüze konuşurken, yüz ifadeleri ve ses tonları niyetlerini netleştirmeye yardımcı olur. Telefon görüşmelerinde, bir konuşmacının sesi, bir ifadenin alaycı, şakacı veya ciddi olduğunu belirtir. Ancak e-postada, bir kişinin niyetini tamamen yanlış okumak ve uygunsuz şekilde yanıt vermek tehlikeli derecede kolaydır.
Sürekli birbirleriyle tartışan avukatlar özellikle risk altında olabilir. Algılanan kabalık veya düşmanlığa kıl payı bir tepki felaket olabilir. Bir süre bekleyin ve ardından mesajı tekrar okuyun. Hala kabalık algılasanız bile, kibarlıkla yanıt vermeyi deneyin. Durumu yatıştırdığını görebilirsiniz.
