Çoğu mekan, kısa bir süre içinde birden fazla etkinliğin koordine edilmesinin getirdiği baskılara alışkındır. Sonuçta işleri, kaliteli hizmet sunmalarına bağlı ve her etkinlik, her ikisine de becerilerini sergileme fırsatıdır. etkinlik planlayıcıları ve katılımcılar. Ancak en kritik an, gösterinin başlamasından önce, müşterinin hazırlık için ziyafet odasına girdiği zamandır. Günün geri kalanı için ses tonunun belirleneceği yer burasıdır.
Sepetlerinizi Hazırlayın
Müşterinizin yapmak isteyeceği ilk şey, tüm etkinlik malzemelerini araçtan çıkarmaktır. Bu, özellikle park etme durumunda gezinmenin zor olduğu durumlarda zor bir iş olabilir. Birinin bir sürü ağır kutuyla mekanınıza girdiğini hayal edin; arayacakları ilk şey nedir? Cevap elbette bir el arabası veya yüklerini hafifletecek ve uğursuz boşaltma işini önemli ölçüde kolaylaştıracak herhangi bir şeydir. Mekana girer girmez el arabalarının hazır olması, sadece oraya gelerek kendilerini "rahatlamış" hissetmelerini sağlamanın kolay bir yoludur.
Kayıt Tablolarını Hazırlayın
Çoğu müşteri için yapılacaklar listesinde bir sonraki adım kayıt kurulumunu sağlamaktır. Bu şu anlama gelir mekanınız gelmeden önce tüm kayıt bileşenlerini hazırlasanız iyi olur. Buna tüm masalar, sandalyeler, elektrik ve süpürgelikler dahildir. İsim etiketlerini ve giriş materyallerini düzenlemek, etkinlik planlayıcılarının çok fazla zamanını alacaktır ve başlamak için bu basit şeyleri yerine getirmenizi beklemek zorunda kalmamalılar.
Tüm Odaların Masa ve Nevresim Takımı
Etkinlik alanındaki tüm masa ve sandalyelerin ayarlanması elbette biraz zaman alabilir. Umarım, eğer daha erken bir etkinlikten geliyorsanız, müşteriye tüm oda bileşenlerinin ne zaman ayarlanmasını bekleyeceğini önceden söylemişsinizdir. Müşteriniz düzinelerce işçinin masa ve sandalyeleri kaldırmaya çalıştığı bir odaya girerse muhtemelen paniğe kapılacaktır. İdeal olarak, operasyon ekibiniz her şeyi masa örtüleriyle birlikte hazır hale getirecek, böylece planlamacılar önemli süsleri, açık artırma öğelerini vb. yerleştirmeye başlayabilecekler.
Tüm Tabelaları Erken Çıkarın
Baş planlamacının binada nasıl gezineceğini bilmesi, destek ekibinin de bildiği anlamına gelmez. Herkesi birçok gereksiz güçlükten kurtarabilirsiniz. tabelanın güncellenmesi kurulum dönemi başlamak üzereyken binanızda. Çiçekçiler ve DJ'ler gibi satıcıların da nereye gideceklerini bilmeleri gerektiğini unutmayın. Bunların hepsi etkinlik gününden önce müşterinizle birlikte gözden geçirmeniz gereken şeylerdir, ancak aynı zamanda büyük günde de bunlara dikkat etmeniz gerekir.
BEO'ları ve Faturaları inceleyin
Yine, bu belgeleri etkinlikten önceki günlerde muhtemelen birkaç kez e-postayla göndermişsinizdir, ancak bunları son bir kez gözden geçirmenin hiçbir zaman zararı olmaz. Kurulum süresi yoğun olsa da, bu belgelere birlikte bakmak için 15 dakika ayırmanız gerekiyor. Mekan koordinatörleri müşterileri için aşağıdakileri içeren bir paketi hazır bulundurmalıdır: BEO, oda şeması ve olası fatura. Çok az deneyimli planlamacı bu kritik makaleleri gözden geçirme fırsatını kaçıracaktır.
Tanıtımlar
Resmi bir tanıtım için ekibinizin kilit üyelerini müşterinize getirdiğinizden emin olun. Bu liste şunları içerir: catering müdürü, banket kaptanı, operasyon amiri ve görsel/işitsel koordinatör. Ekibi tanıtırken müşteriniz adına düşünün; yönetim ekibinizle yüz yüze görüşmeniz gereken herhangi bir ayrıntı var mı? Kısa bir sohbet başlatmak, her alandan kimin sorumlu olduğunu vurgulamanın etkili bir yoludur.
Etkinlik kurulumu öğelerinden oluşan bu kısa kontrol listesi, müşterinizi varışta mutlu etme konusunda uzun bir yol kat edecektir. Mekanınızın birincil temsilcisi olarak, ofisinizde çalışırken bir şeyler ters giderse diye müşterilerinize cep telefonu numaranızı vermeniz her zaman en iyisidir. Unutmayın, bir şeye ihtiyaç duyduklarında hayal kırıklığına uğrayabilirler, ancak onlara yardım edecek kimseyi bulamazlarsa daha da fazla hayal kırıklığına uğrayacaklardır.
