Düzensizlik ve kafa karışıklığı sinir bozucu olabilir, ancak daha da kötüsü iş açısından kötüdürler. Şöyle düşünün: Kaos arttıkça kâr azalır. Cevap? İyi ofis yönetimi. İyi ofis yönetiminin yedi ilkesini uygulamaya başladığınızda, iyi ofis yönetiminin yarattığı farka ve ne kadar çok iş yaptığınıza şaşıracaksınız.
1. Rutinler Oluşturmak
Rutin görevlerin rutin prosedürlere ihtiyacı vardır örgütlü kalmak ve işlerin sorunsuz ilerlemesini sağlayın. Evrak işlerini ve ofis sistemlerini yönetmek için rutinler oluşturun.
Ofisinize gelen her kağıt parçası bir kez ele alınmalı, üzerinde işlem yapılmalı ve dosyalanmalıdır; gelişigüzel bir şekilde masanın üzerine yığılmamalıdır. Benzer şekilde, e-postalar gibi dijital iletişimlere de öncelik verilmeli ve mümkünse derhal harekete geçilmeli veya gelecekteki eylemler için işaretlenmelidir.
Masaüstü bilgisayarlar, dizüstü bilgisayarlar, dosya sunucuları dahil olmak üzere ofis sistemleri, çok işlevli yazıcılarve mobil cihazların hem yönetim hem de acil durum prosedürlerine ihtiyacı vardır. Sistem çöktüğünde veya
2. Sorumlulukların Tanımlanması
İyi ofis yönetimi, insanların kimin neden sorumlu olduğunu bilmesine bağlıdır. Sorumluluk sahibi kişiler çoğu zaman işleri halleden kişilerdir.
Mesela şöyle olsaydı ne olurdu? Satın alma Çünkü sizin küçük işletmeniz ne zaman kim tarafından yapılıyordu? İhtiyacınız olduğunda yazıcı kağıdını bulabilecek misiniz? Tüm ekipman ve malzemelerin siparişinden sorumlu bir kişiyi görevlendirmek sorunu çözer ve işlerin sorunsuz ilerlemesini sağlar. Sahip olmak çalışanlar Belirlenen kişiye herhangi bir malzeme talebini e-postayla gönderin veya insanların ihtiyaç duydukları şeyleri ekleyebilecekleri göze çarpan bir yere el yazısıyla yazılmış bir liste asın.
Bilgisayar sistemleri yönetiminde de durum aynıdır. Bilgisayar sistemlerinizin güvenliğinden ve hesap, şifre, yazılım gibi şeylerin takibinden sorumlu bir kişinin bulunması gerekir. Kullanma bulut tabanlı sistemler ofis uygulamaları, muhasebe yazılımı ve veri depolama için küçük işletmeler için ideal bir çözümdür ancak yine de Kullanıcı ekleme/silme, izin atama gibi idari görevleri gerçekleştirmek için güvenilir bir kişinin atanması gerekir, vesaire. Ofisinizin sorunsuz çalışması için.
3. Kayıtların Tutulması
Kayıtların tutulması Bu kayıtları hem erişilebilir hem de güncel tutmanın gerekliliğini düşünene kadar, iyi bir ofis yönetiminin en kolay kısmı gibi görünüyor. Bunu bir ofis rutini haline getirin. Bir şey aldığında Yeni müşteri Örneğin bir müşteriyi veya müşteriyi kişiler veritabanınıza girmeniz yalnızca bir dakikanızı alır. Onunla telefonda konuştuktan sonra kaydı güncellemeniz yalnızca bir veya iki dakikanızı alacaktır.
4. Alanı Kullanmak
Ofisinizde bir yürüyüşe çıkın. Bu bir alan yönetimi örneği mi, yoksa alanın kötü yönetimi mi? Engellerin etrafından dolaşmanız veya bir şeye takılıp düşme riskiyle karşı karşıya kalmanız mı gerekiyor? Bir masaya oturduğunuzda gerçekten orada rahatça çalışabiliyor musunuz? Her şey, en çok ihtiyaç duyduğunuz şeylerin elinizin altında olmasını sağlayacak şekilde mantıksal olarak düzenlenmiş mi?
Yazıcı stantlarından ofislere tıkıştırılmış pek çok şey var dosya dolaplarına. İyi bir ofis yönetimi için ofisteki her şeyin maksimum verimlilik ve maksimum güvenlik sağlayacak şekilde düzenlendiğinden emin olmanız gerekir. Ofis alanınızın güç, aydınlatma ve havalandırma ihtiyaçlarını karşılamak ve orayı daha güvenli, daha iyi bir çalışma alanı haline getirmek için ofis tasarımının temellerini takip edin.
5. Sıkıcı İşlerin Programlanması
Yapmaktan hoşlanmadığınız şeyleri ertelemek çok kolaydır ve çoğu iş insanı aşağıdaki gibi görevlerden hoşlanmaz: dosyalama, nakliye ve teslim alma veya defter tutma. Ne yazık ki, mutfak gibi bir ofis de ev işleri yapılmadan iyi bir şekilde çalışmayacaktır.
Gördüğünüz her şeyi atayabilecek konumda olmayan küçük bir işletme sahibiyseniz Başkası için sıkıcı veya hoş olmayan bir iş, her hafta zaman planlayarak kendinizi düzenli olarak çalışmaya zorlayın onun için.
Bir sabah veya öğleden sonrayı ayırın ve bunu soğuk aramalar yaparak, önceliksiz e-posta sorularına yanıt vererek, sosyal medya paylaşımları yaparak, muhasebeyle ilgilenerek veya kayıtları güncelleyerek geçirin. Bunu art arda yeterince hafta yaparsanız, iyi bir ofis yönetimi alışkanlığı haline gelecektir.
6. Yetki Verme ve Dış Kaynak Kullanımı
Mükemmel bir dünyada, herkes yalnızca iyi yapmaya vakti olduğu şeyi yapardı. Dünya mükemmel olmadığından pek çok insan, iyi yapmak için zamanlarının veya yeteneklerinin olmadığı şeyleri yapıyor.
Yetki verme ve dış kaynak kullanımı, küçük işletmenizin ofis yönetimini iyileştirebilir ve sizi yeteneklerinize odaklanma konusunda özgür kılabilir, böylece kârlılığınızı artırabilir. Yarı zamanlı veya sanal bir asistan, ofisinizin veya idari görevlerinizin çoğunu yerine getirebilir.
7. Planlamaya Öncelik Vermek
Birçok küçük işletme sahibi, günlerini harekete geçerek ve tepki vererek geçirir ve sonra neden çarkların dönüyormuş gibi göründüğünü merak eder. İş planlaması, iyi ofis yönetiminin önemli bir bileşenidir ve normal ofis yönetimi rutininizin bir parçası olması gerekir.
Başarılı küçük işletme sahipleri her hafta iş planlamasına zaman ayırır ve birçoğu günlük iş planlama oturumlarını hedef belirleme ve büyüme için bir araç olarak kullanır. Personeliniz varsa, onları resmi veya gayri resmi olarak iş planlamasına dahil edin.
