Електронна пошта емоційна.
На скільки листів ви зараз сидите? Вони терпляче і солодко чекають у вашій поштовій скриньці на вашу наступну продуману реєстрацію реєстрації? Або вони кличуть ваше ім’я - нагадують вам про те, чого ви ще не зробили сьогодні?
Мої електронні листи мають тенденцію «називати моє ім’я та нагадувати мені про мої недоліки», але спілкування в мережі також є важливою частиною мого робочого процесу. Більше того, це те, як я залишаюся на зв’язку з одними з найяскравіших людей, з якими мені коли -небудь було приємно працювати. Отже, мені довелося навчитися керувати своєю поштовою скринькою так само, як я управляю своїм емоційним «я» на роботі: обережно і зосереджено на межах.
Існує багато книг і статей про ефективне управління часом на роботі, особливо навколишні електронні листи. Деякі стверджують, що ми видаляємо якомога більше електронних листів, якщо не всі. Я не погоджуюся з думкою, що електронна пошта - це безглузда, неглибока робота; деякі компанії побудовані на співпраці та покладаються на комунікацію електронною поштою для просування вперед. Перед багатьма працівниками покладена ця “неглибока робота”, яка дозволяє рухатися рівномірно, слугуючи невидимою, але істотною основою.
У ці дні я опиняюся на новій прірві: як я можу ефективно спілкуватися, не витрачаючи дорогоцінного часу та сил? І як я можу прибрати деякі емоції та стрес, що оточують мою поштову скриньку? (Або я єдиний, хто відчуває, що електронні листи мають емоційну вагу?)
Ось як я фізично та емоційно керую своєю електронною поштою заради своєї роботи-і заради себе після роботи.
Операція "Вхідні" нуль
Моя стратегія переходу до папки "Вхідні" нуль, але за останні кілька тижнів мені не вдалося пройти межу цих останніх 100 листів. («Сьогодні день!» Я кажу щодня; але) І з огляду на ці останні 100 електронних листів, я бачу, скільки електронної пошти забирає більше, ніж просто мій час на роботі; це відбивається на моїй енергії.
Я вже писав про те, як я зменшив мої вигуки в моєму спілкуванні, що допомогло скинути зайві шари самовпевненості та емоцій. Я навіть виявив, що це переводиться в реальний світ за допомогою більш прямого спілкування - я відчував менший страх відкидання і більш впевнено просив того, що мені потрібно.
Ось три стратегії, які допомогли мені загнати мої вхідні мустанги:
Встановіть межі, як чемпіон.
Електронна пошта - це не чат. Якщо ви зі мною спілкуєтесь, ви, можливо, це вже знаєте: я не оперативний відповідь, якщо щось не є терміновим (привіт, Матриця Ейзенхауера). Я також намагаюся брати приклад і створювати стислі, але ґрунтовні електронні листи. Якщо на вашому робочому місці очікується (реальне чи уявне) миттєве реагування, оскаржте його, відповідаючи лише тоді, коли ви будете до цього готові.
Я також більше не прошу вибачення за затримку відповіді після виявлення кілька привабливих альтернатив. Я більше, ніж будь -коли, скоротив додаткові «тонкощі», тому що є над чим працювати, і нікому не потрібно читати пуху.
О, і якщо ви не працюєте в терміновому циклі, я настійно рекомендую видалити push-сповіщення, які відображатимуть кожен новий електронний лист у режимі реального часу. Це змінить ваше життя.
Встановіть нові методи управління завданнями.
Хто ще винен у використанні своєї поштової скриньки як списку справ? Хоча є певні проекти, які я все ще можу працювати зі своєї папки "Вхідні", я рухаюся до більш ефективного (і менш стресового) управління завданнями.
Наприклад, кожного понеділка я витягую свої щотижневі пріоритети на листівку на робочому столі. Потім щоранку я переглядаю список проектів і записую у свій планувальник свої головні завдання на день. Я також записую завдання зі своєї поштової скриньки-тоді я надішлю електронний лист і дозволю моїм любителям списків керувати ним звідти. (Це також допомагає мені стежити за своїми проектами щоденник роботи.)
Я також дізнався, що якщо мені потрібно надіслати електронний лист, це більш продуктивно виписати його як окреме конкретне завдання. Вдумливий електронний лист може втомити мене, тому надання кожному листу власного місця у моєму списку справ-це практика поваги до себе.
Вдумливо керуйте вихідними електронними листами.
Особисто вихідні електронні листи більш лякають, ніж нескінченні вхідні. Потенціал помилки, потенціал відхилення: це те, про що я говорю, коли кажу, що електронна пошта емоційна. Отже, тут я забираю кілька хвилин від свого столу, щоб подихати сонцем та свіжим повітрям, а потім влаштовуюсь за чашкою кави та вибухаю заспокійливою музикою у навушниках.
Іноді я заспокоюю себе, уважно переглядаючи чернетки, переконуючись, що кожен лист є шедевром, перш ніж надіслати його. Але інколи я досить довіряю собі, щоб не перечитати кожен чернетка мільйон разів перед тим, як надіслати його. Іноді я натискаю послати, перш ніж мій ящірковий мозок каже: "Але що буде, якщо це не ідеально?" і дивіться, як повідомлення зменшується у цифровому ефірі.
Керування емоціями, викликаними електронною поштою
З усіх статей про самодопомогу, які я прочитав, так мало хто запропонував допомогу щодо дуже специфічного типу втоми, яку ви відчуваєте, коли вам щодня доводиться перебирати океани електронних листів.
Ніхто не говорить про важкість у вашому кишечнику після надсилання особливо сміливого листа, або про паніку, коли вам здається, що ви написали неправильно ім’я. Або знову страх страху відмови. (Багато з цього надходить із моїх холодних днів електронної пошти, коли я намагався доводити такі речі, як хмарні обчислення, до технічних блогерів-у цьому просторі багато чого немає.)
Тож, окрім методу надсилання електронних листів «оточити себе затишком», я також розробив кілька тактик, які допоможуть полегшити мою тривогу у важкі для електронної пошти дні.
Глибоко вдихніть, перш ніж відкривати додаток електронної пошти.
Я не жартую, коли кажу, що електронні листи навантажують мене, тому я роблю кілька глибоких вдихів, перш ніж щодня відкривати свою поштову скриньку. У безперервні дні я теж буду це робити між пересиланнями. Це корисний спосіб відчути себе більш присутнім і вивести мене з моєї милі за хвилину.
Вийдіть на вулицю.
Якщо є можливість, прокрадьтесь і прогуляйтесь десять хвилин. Зазвичай це дає мені достатньо розумового та фізичного простору, щоб повернутися, відчуваючи бадьорість і впевненість, щоб отримати доступ до решти своєї поштової скриньки.
Використовуйте інші засоби масової інформації.
Якщо є сумніви, натисніть. Якщо я починаю надто багато думати про електронні листи, я заходжу у папку своїх інформаційних бюлетенів і читаю останню інформацію про компанії, що впливають на соціальні сфери, або новини ЗМІ. Я знаходжу місце, на яке мало очікувати, але все ще залишається актуальним для моєї роботи. Я наповнюю свою чашку словами лідерів галузі та, можливо, легковажним вмістом, перш ніж знову зануритися у свою поштову скриньку.
Видалити, файл, видалити, повторити.
Видаляйте нещадно. Відписуйтесь безжально. Якщо це не додає цінності вашій папці "Вхідні" (або "викликає радість", якщо вам це більше підходить), відмовтеся від неї. Якщо ви можете повернутися до нього пізніше (ви цього не зробите), подайте його у папку. Якщо нескінченність вхідних повідомлень більше вашого стилю, йдіть до нього - просто знайдіть те, що вам підходить. Мета - не відчувати хвилі стресу чи тривоги, коли ви щоранку відкриваєте електронну пошту.
Вхідні "Вхідні", спрямовані на самообслуговування,-це те, що не дратує, не затримує вас вночі та не відволікає від найважливішої роботи. Це папка "Вхідні", яка дає вам можливості, обслуговує вас і рухає вперед.
Вітаємо, колеги по електронній пошті. У нас це є.
