خطاب التعليمات (LOI) هو إشعار رسمي مكتوب بتنسيق رسالة عسكرية لإخطار الطرف المتلقي بقضايا محددة وتفاصيل كيف يرغب المرسل في معالجتها. بشكل عام ، يتم استخدام خطابات التعليمات في الاتصالات التجارية والشؤون الشخصية. ومع ذلك ، يمكن لأي شخص كتابتها عن أي موضوع تقريبًا.
في الجيش الأمريكي ، ربما يتم استخدام خطاب النوايا بشكل متكرر بطريقتين. وتشمل هذه التوجيهات للممتلكات الشخصية وكإجراء تصحيحي.
اتجاهات للممتلكات الشخصية
الطريقة الأولى هي توجيهات لتسوية تركة الشخص في حالة وفاة ذلك الشخص. هذه ليست وصية ولكن يمكن استخدامها كمزيد من قائمة المهام للأشخاص الذين يجب الاتصال بهم ، والمستندات التي يجب الحصول عليها ، والترتيبات النهائية للجنازة. وقد تسرد أيضًا أصولًا ومخصصات محددة.
أداة تصحيحية أو علاجية
النوع الثاني من خطاب التعليمات - مثل ذلك الموضح أدناه - يستخدم كأداة تصحيحية أو علاجية في الجيش. ضع في اعتبارك خطاب النوايا الأكثر شيوعًا كجلسة استشارية رسمية من الضابط الأعلى أو كبار الموظفين المجندين إلى عضو عسكري مبتدئ أظهر أداءً دون المستوى. لن يقوم خطاب النوايا النموذجي هذا بمراجعة المعايير التي يجب على العضو الوفاء بها فحسب ، بل سيوفر أيضًا علاجًا لمتابعة أداء أفضل في مجال النقص. ربما يمكن إضافة خطة عمل يجب اتباعها لتطلب بالكامل من الطرف المقصود أن يفهم عواقب عدم الأداء على المستوى المطلوب.
نموذج لخطاب التعليمات
في النموذج أدناه ، تمت كتابة خطاب التعليمات كطريقة لمساعدة المتلقي على تحسين أدائه الوظيفي ، والذي تم اعتباره "غير مرض".
تمضي الرسالة في سرد عدد من الإخفاقات من جانب المستلم ، وتنصحه بذلك المزيد من التدريب العملي والكتابة: "يجب عليك تحديد أهداف القسم الخاص بك شخصيًا والتحقق شخصيًا من وجودها التقى."
ثم يسرد الخطوات اللازمة لتحسين الأداء ويختتم بكلمات التشجيع ، ويقدم المساعدة المستمرة ويلاحظ: "نريد ونحتاج إلى نجاحك".
نموذج لخطاب التعليمات كتوبيخ
من: Commanding Officer، USS NEVERSAIL (CV 11)
إلى: LCDR Mike Rowmanage، USN، 987-65-4321 / 1300
ضابط وقود الطائرات ، USS NEVERSAIL (السيرة الذاتية 11)
Subj: خطاب تعليمي
المرجع: (أ) MILPERSMAN 1611-080
1. يتم إصدار خطاب التعليمات هذا وفقًا للإشارة لمناقشة التدابير المحددة المطلوبة لتحسين الأداء غير المرضي لقسم وقود الطائرات على متن NEVERSAIL.
2. منذ توليك مهامك كمسؤول عن وقود الطائرات على متن الطائرة NEVERSAIL ، فقد سمحت بإجراءات غير مصرح بها في قسم وقود الطائرات الذي أدى إلى أضرار هيكلية لخزان تخزين JP-5 8-39-02J أثناء التجديد الجاري في 18 يوليو قبرصي. لقد فشلت في التعرف على توجيهات وقود الطيران المناسبة ، وبالتالي لم تتمكن من التحقق من الإجراءات في القسم الخاص بك. لقد فشلت أيضًا في التأكد من تحديث جميع التوجيهات. بشكل عام ، لقد اعتمدت كليًا على مساعد ضابط وقود الطيران الخاص بك للتشغيل اليومي لقسمك.
3. لكي تعمل بشكل فعال كضابط وقود طيران ، يجب أن تشارك بشكل أكبر في الجوانب اليومية لقسمك. لا يمكنك الإدارة من مكتبك ، بقبول مستشار مساعديك دون تطوير معرفة شخصية كافية بإجراءات محددة. يجب عليك تحديد أهداف القسم الخاص بك شخصيًا والتحقق شخصيًا من تحقيقها.
أ. يجب عليك مراجعة كل توجيه خاص بوقود الطائرات ينطبق على USS NEVERSAIL. سوف تتأكد من أنك على دراية بالإجراءات الموجهة. كمسألة روتينية ، سوف تتحقق شخصيًا من أن القسم الخاص بك لا ينحرف عن الإجراءات الموجهة ما لم يتم التصريح بذلك من قبل سلطة أعلى.
ب. سوف ترسل طلبات الحصص لنفسك و CWO2 J. س. راجمان لحضور دورة ضابط وقود الطائرات عند الانتهاء من هذا النشر.
4. تم تصميم هذه الرسالة لمساعدتك في تصحيح أوجه القصور في أدائك كمسؤول عن القسم. سلسلة القيادة الكاملة متاحة لمساعدتك بأي طريقة ممكنة. نريد ونحتاج نجاحك.
د. تم العثور على R. فلفل
يزود نموذج خطاب التعليمات الضابط المبتدئ بردود فعل مباشرة مع عدم وجود مناطق رمادية في النبرة أو المعنى. هذه أيضًا نسخة مكتوبة من جلسة الاستشارة الموثقة تقدم المساعدة الفورية من قبل أعضاء كبار آخرين وأكثر خبرة في القيادة. هذه أداة مثالية لإنشاء ضابط مبتدئ أفضل في القيادة ومنع الخسارة المحتملة لقدرة المهمة في المستقبل.
