Политиките и процедурите на компанията гарантират безопасно, организирано, приятелско, овластяващо и недискриминационно работно място. Политиките защитават служителите от свободна за всички среда на фаворизиране и несправедливо отношение. Внимавайте обаче да не създавате политики за всеки непредвиден случай, защото ръководството няма да има свободата да отговори на нуждите на отделните служители. Изобилието от политики увеличава вероятността мениджърите да ги прилагат неравномерно и несправедливо.
Можете да постигнете здравословен баланс. В повечето случаи, ако се обръщате директно към служители, които се държат по начини, неподходящи за вашето работно място, може да не е необходимо да разработвате нова фирмена политика.
Насоки за политиката
Помислете за създаване на политика в следните ситуации:
- Объркване относно най-подходящия начин на поведение (дрес кодове, електронна поща, интернет политики, или използване на смартфон)
- Насоки за справяне с често срещани ситуации (стандарти на поведение, пътни разходи или покупка на фирмени стоки)
- Правна защита за компанията (отстраняване на обвинения в тормоз или дискриминационно наемане и повишение)
- Съответствие с правителствените закони и агенции (Закон за семейни и медицински отпуски, Закон за американците с увреждания, Комисията за равни възможности за заетост или минимална заплата)
- Установете последователни работни стандарти, правила и разпоредби (прогресивна дисциплина, правила за безопасност, почивки или правила за пушене)
- Осигурете последователно и справедливо отношение към служителите (допустимост на обезщетения, платен отпуск, помощ за обучение, време на скръб, или задължение на жури)
Възможно е да има други причини да разработите политика, но не позволявайте лошото поведение на един служител да наложи прилагането на политика, която ще засегне други.
Формулирайте целите на политиката
След като сте определили, че дадена политика е необходима, документирайте писмено вашите цели за създаване на политиката. Когато е възможно, кажете на служителите защо прилагате политиката. Включете достатъчно подробности, за да изясните позицията на компанията, но не се опитвайте да покриете всяка потенциална ситуация.
Поддържайте политиката кратка и проста, ако е възможно. Някои политики относно правните области - като например подхода на компанията към Закона за семейния и медицински отпуск, дискриминация или разследване на жалби, или прогресивната дисциплинарна система - може да се наложи да бъде продължителна и изчерпателен.
Събирам информация
Разгледайте примерни политики. Може да не намерите точното съответствие за обстоятелствата, езика и културата на вашата компания, но можете да ги използвате като отправна точка. Не е нужно да започвате от нулата.
The Общество за управление на човешките ресурси (SHRM) предоставя примерни политики за своите членове. Други източници са вашите адвокати по трудово право. Адвокатските кантори обикновено пишат общи политики, които клиентите им могат да персонализират, когато приеме съответен закон или Министерството на труда на САЩ издаде нови правила.
Разработете, напишете и прегледайте Политиката
Напишете политиката, като използвате прости думи и понятия. Говорете директно със служителите, които ще четат, прилагат и живеят според политиката.
След всеки абзац си задавайте въпроси „какво-ако“, за да се уверите, че правилата покриват основите и нормалните изключения и въпроси. Не се вманиачавайте по това обаче; нито една политика няма да покрие всички възможни непредвидени обстоятелства.
Изберете пилотна група от служители, които да прочетат политиката и да задават въпроси, за да определят дали служителите ще могат да я разберат и следват. Коригирайте въз основа на обратната връзка.
Получете подкрепа от ръководството и правен преглед
Прегледайте политиката с мениджърите, които ще трябва да я следват, за да получите тяхната подкрепа и собственост върху политиката. Вероятно този процес е започнал, когато сте идентифицирали нужда, но подкрепата от ръководството е от решаващо значение за изпълнението. Също така е добра идея да го покажете на адвоката си, за да избегнете всякакви правни предизвикателства по пътя.
Прилагане на Политиката
Разпространете и прегледайте новата политика сред служителите в малки групи, индивидуално или на среща в цялата компания, в зависимост от това дали политиката е противоречива и колко лесна е за разбиране. Дайте възможност на служителите да задават въпроси.
Осигурете на служителите копие от политиката и ги помолете да се подпишат, че са получили и са я разбрали. Те трябва да запазят копие за собствените си файлове.
Примерна декларация за подписване на правилата
Потвърждавам получаването и разбирането на политиката на [Вашата компания]. Политиката е в сила [Дата] до второ нареждане.
_______________________________________________________.
Подпис на служителя.
_______________________________________________________.
Име на служител (моля, печатни)
________________________________.
Дата.
Решете как да комуникирате политиката в бъдеще
Включете политиката във вашия наръчник на служителя. Може също да искате политиката да стане част от ориентация на нов служител. Някои компании поставят политики в своя интранет или в папка с правила на общото устройство на компютърната мрежа. Определете дали искате да разпространявате политиката и чрез допълнителни методи.
Поставете дата и архивирайте всички предишни политики, които тази заменя. Може да са ви необходими за правни цели или справка.
Тълкувайте и интегрирайте политиката
Вашето прилагане на политика и работни практики ще определят истинското значение на политиката. Не забравяйте да бъдете последователни и справедливи, докато тълкувате политиката във времето. Ако откриете, че вашите практики се различават от писмената политика, прегледайте и пренапишете политиката, ако е необходимо.
