Ефективните срещи са интересни, изпълнени с енергия събития, при които членовете на екипа работят заедно, за да вземат решения или да решават проблеми. За съжаление твърде много от срещите, на които присъстваме, изглеждат точно обратното. Най-лошите срещи водят до пълзене, оставяйки всички психически и емоционално изтощени и повече от малко разочаровани. Разликата е в това как се планират и провеждат срещите.
Най-добрите мениджъри разбират важността на тези събития и разбират, че създаването на страхотна среща изисква планиране и целенасочени усилия. Тази статия предлага десет съвета, които да ви помогнат да се възползвате от това ценно време за сътрудничество с вашия екип. Ето съвети как да подсилите срещите на екипа си.
Имайте положително отношение към срещите
Това е най-важното нещо, което един мениджър може да направи като лидер, за да подобри екипните срещи. Изненадващо е колко мениджъри са горди да обявят неприязънта си към срещите, но за да постигнат значителни резултати, решаване на проблеми, вземане на решения, информиране, вдъхновяване, сътрудничество и мотивиране, мениджърите трябва да работят с хората.
Това означава от време на време да събирате тези хора в една стая или на конферентен разговор и да говорите с тях. Управлението не означава да седите в офиса със затворена врата и да изпращате имейли. Като лидер, опитайте се да гледате на срещите като на проява на лидерство. Това е време за лидерство, а не нещо, от което да се страхувате като пътуване до зъболекаря.
Не забравяйте, че Вие сте собственик на срещата
Не делегирайте планирането на дневния ред на административен асистент или друг член на екипа. Като лидер, това е Вашият среща за планиране и провеждане. За да се поставите в правилна позиция, задайте и отговорете на следния въпрос: „След тази среща, какво ще искам хората да са научили, постигнали или решили?“
Винаги подготвяйте дневен ред
Всичко, което някога ще прочетете за ефективните срещи на работното място, включва съвети относно изготвяне на дневен ред. И все пак всички се появихме на среща, на която нямаше дневен ред. Актът на планиране на дневния ред помага да се съсредоточите и идентифицирате приоритетните теми за срещата.
Поискайте информация за дневния ред
Въпреки че основната отговорност на мениджъра е да разработи дневния ред, членовете на екипа могат да бъдат поканени да допринесат за точки от дневния ред. Изпратете покана за идеи няколко дни преди срещата.
Подправете го
Внесете малко разнообразие във формата. Ето няколко неща, които можете да направите подправете екипните си срещи:
- Поканете гост-лектори
- Празнувайте нещо
- Проведете „обучителна кръгла маса“ – накарайте членовете на екипа да се редуват да се учат на нещо
- Гледайте Ted Talk, който е подходящ за дневния ред на срещата
- Проведете дейност за изграждане на екип
- Променете местоположенията (помислете за преместване на срещата извън сайта)
- Донесете забавна или интересна храна
- Организирайте среща с „дневен ред с една точка“.
- Поискайте светкавични актуализации
- Ангажирайте екипа в мозъчна атака
- Сменете столовете или се сменете нещо да разбият монотонността
Оставете малко „бяло пространство“ за спонтанно творчество и ангажираност
Не тъпчете толкова много точки от дневния ред, че да ви е трудно да го завършите. Вместо това оставете малко място в края за спонтанна дискусия. Ако срещата приключи рано, нека всички си тръгнат рано. Всеки оценява и отделеното време.
Използвайте екипни срещи за сътрудничество
Вместо просто да споделяте информация, опитайте се да разрешите проблем или да работите с групата, за да стигнете до решение. Да, това е предизвикателство и може да бъде объркано, но това е мястото, където получаваме най-голяма стойност от срещите.
Облекчи се
Да бъдеш лидер на събрание не означава парадиране с власт или злоупотреба с власт. Наказването на някого за закъснение пред екипа е пример за това. Запазете чувството си за хумор и смирението си.
Последващи действия
Следете елементите за действие и се уверете, че хората правят това, което казват, че ще направят. Разочароващо е да се появиш на следващата среща и да разбереш, че половината от екипа не са си направили труда да направят това, за което са се ангажирали на последната среща. Последвайте преди срещата и държат хората отговорни за техните ангажименти.
Бъдете модел за подражание лидер
Екипните срещи не са време да разочаровате гарда си и да се отпуснете с екипа си. Спазвайте себе си и екипа си с най-високите стандарти на поведение, което означава без непристойни шеги, заяждане с членовете на екипа, цинизъм и сарказъм или обиди на други отдели или ръководство. Помислете за типа лидер, с когото искате да бъдете известен, и след това се появявайте на всяка среща същество този лидер.
Долния ред
Възможността да се срещнете и да работите с екипа си е ужасно нещо за губене. Наложително е да развиете дисциплината да планирате и ръководите срещи, които хората оценяват и дават тласък на инициативите.
