Управлението на времето наистина означава да управлявате себе си. Не можете наистина да "управлявате" времето, защото има 24 часа в деня, 60 минути в час, 60 секунди в минута - и това никога не се променя. Въпреки това можете да контролирате къде и как прекарвате времето си и да предприемате действия за намаляване или елиминиране на губещите време. Ето десет вечни начина да контролирате графика си всеки ден, за да се възползвате максимално от времето, което имате.
1) Установете приоритетни цели
Без цели може да откриете, че сте склонни да преследвате всичко, което изглежда най-спешно или ви гледа в очите. Трудно е да не се разсейвате от лъскави предмети. За да предотвратите това, установете истинските си приоритети в живота и се придвижете към тях, като си поставите годишни, месечни, седмични и ежедневни цели или желани резултати. Класирайте всеки от тях, като използвате следната система:
- Важност: (A=висока, B=средна, C=ниска)
- Спешност: (1=висока, 2=средна, 3=ниска)
Винаги първо работете върху най-спешните и важни цели и задачи (A1), а след това продължете надолу по списъка си.
2) Следвайте правилото 80/20
Правилото 80/20, известен също като принципа на Парето, казва, че 80 процента от вашите резултати идват от 20 процента от вашите действия. Това е начин да видите използването на вашето време, да приоритизирате избраните от вас задачи спрямо най-важните си цели. Фокусирате ли се върху 20 процента от дейностите, които произвеждат 80 процента от желаните от вас резултати?
3) Научете се да казвате „Не“.
Въпреки че е страхотно да си екипен играч, също така е важно да знаеш кога и как да бъдеш настоятелен и да оставиш хората знаят, че не можете да се справите с тяхната заявка в момента, ако това противоречи на постигането на вашите цели. Ако сте съгласни да поемете задачата, договорете краен срок, който им помага да постигнат целите си, без да жертвате своите.
4) Преодолейте отлагането с помощта на 4D системата
- Изтрий го: Какви са последствията, ако изобщо не изпълните задачата? Помислете за правилото 80/20; може би не е необходимо да се прави на първо място.
- Делегирайте го: Ако задачата е важна, запитайте се дали наистина е нещо, за което сте отговорни да направите на първо място. Може ли задачата да бъде възложена на някой друг?
- Направи го сега: Отлагането на важна задача, която трябва да бъде свършена, само създава чувство на безпокойство и стрес. Направете го възможно най-рано през деня.
- Отложи: Ако задачата не може да бъде изпълнена бързо и не е с висок приоритет, просто я отложете.
5) Изяжте жабата
Да цитирам Брайън Трейси от книгата му „Изяж тази жаба“,
„Ако първото нещо, което правите всяка сутрин, е да изядете жива жаба, можете да прекарате деня с задоволството да знаеш, че това е може би най-лошото нещо, което ще ти се случи през целия ден дълго."
Вашите жаби всеки ден са задачите, които ще имат най-голямо въздействие върху постигането на целите ви, които обикновено са задачите, чието начало е най-вероятно да отлагате.
6) Намалете броя на срещите
Лошо проведените срещи губят време, умножено по броя на хората в срещата. Уверете се, че имат дневен ред и вие не провеждате среща само заради самата среща.
7) Стъкленият буркан: камъни, камъчета, пясък
Категоризирайте работата си по следния начин:
- Скали: Вашите най-важни стратегически проекти
- Камъчета: Проекти и задачи, които са важни, но не и най-критичните
- Пясък: По-малки, по-незначителни задачи
Първо се заемете със скалите. Ако продължите да се занимавате с малките неща (пясъка и камъчетата), а не с важните стратегически предмети, камъните, бурканът ви бързо ще се напълни и няма място за повече камъни.
8) Елиминирайте електронните прахосници на време
Всеки има определени разсейвания, които го прекъсват и отнемат времето му от работата. Вашият Facebook ли е? Twitter? Проверка на имейл? Непрекъснати съобщения с приятели и семейство? Спрете да ги проверявате толкова често и започнете да групирате тези видове дейности. Определете време, след това проверете и се справете с всички тях наведнъж. Дайте си 30 минути и след това се върнете към задачата.
9) Организирайте се
За да управлявате ефективно времето си и да сте продуктивни всеки ден, трябва да създадете правилната среда. Премахнете безполезния безпорядък, създайте ефективна система за архивиране, разполагайте с място наблизо за цялата работа елементи, от които се нуждаете често, и използвайте инструменти за управление на работния процес, които да ви помогнат да създадете продуктивен заобикаляща среда.
10) Грижете се за здравето си
Добрият нощен сън, здравословното хранене и упражненията ще ви дадат необходимата енергия, фокус и издръжливост, за да извлечете максимума от деня си. Може да изглежда, че работата е по-важна и винаги можете да наваксате съня, храната и упражненията по-късно. Ако обаче загубите здравето си, не можете да работите или да правите много други неща по този въпрос, така че не спестявайте да се грижите за себе си.
