Срещите са неизбежна част от бизнеса. Вие споделяте информация, обмисляте идеи, генерирате решения и създавате процеси и системи. Проблемът е, че много от тези срещи са болезнено скучни, което означава, че хората, които присъстват, са с пренастроени мозъци.
Ако хората не са съсредоточени и не обръщат внимание, срещата губи времето на всички. Направете скучните срещи по-вълнуващи (така че да постигнат нещо) с тези пет практически съвета:
Забранете смартфоните
Хората ще настояват, че трябва да имат телефоните си - в края на краищата може да възникне спешен случай. Светът може да свърши по време на тримесечната ви среща за планиране, но е малко вероятно.
Технологията ви позволява да се съсредоточите върху това, което не е пред вас - срещата. Ако хората бяха лице в лице с тези, на които пишат по време на вашата среща, те щяха да пишат на някой друг. Телефоните остават на бюрата.
Без телефона по време на среща се случват две неща. Принудени сте да останете в настоящето, а почивките минават в общуване с другите участници. Срещите са по-интересни, когато говорите с колегите си и ги опознаете. Телефоните са пречка за това.
Подгответе, подгответе, подгответе
Скучни, досадни срещи се случват, когато водещият или модераторът дойде късно, няма дневен ред и го крие. Една добре подготвена среща може да бъде завладяваща и ангажираща. Когато лидерът има план и цел, срещата ще бъде по-интересна. Когато няма посока и цел, срещата няма да е интересна.
Другата част от подготовката е да подобрите уменията си. Били сте на срещи, които са били продуктивни и интерактивни и са ви накарали да почувствате, че можете да продължите напред и да постигнете страхотни неща. И вие сте присъствали на срещи, на които сте почти сигурни, че ако заспите, няма да пропуснете никой и няма да пропуснете нищо важно. Разликата е човекът, който води срещата.
Ако срещите ви са скучни, погледнете се в огледалото. Намерете начин да се подобрите. Вземете курс (вашият отдел по човешки ресурси може да ви помогне с предложения) и помолете за обратна връзка и наставничество от колега, на чиито умения за срещи се възхищавате. Много помощ е достъпна, ако поискате, и голяма част от нея е безплатна.
Всички участват
Ако участието не е необходимо, можете да се справите с целия проблем чрез имейл. Рядко се случва да се наложи да включите група, за да предадете информация. Теми като масови съкращения или цялостно преструктуриране на компанията са изключение и най-добре се решават от мениджър, който говори с всички. В противен случай срещите трябва да са интерактивни.
При мозъчна атака всеки трябва да говори. Ако някой не говори, поканете този човек да допринесе. Интровертите може да се чувстват неудобно, така че го направете възможно най-без напрежение. Културата на вашата среща трябва да гарантира, че идеите на всички са включени и участниците трябва да знаят предварително, за да не бъдат изненадани.
Независимо дали става дума за среща за планиране, среща за поставяне на цели или дори среща за тримесечен отчет, винаги оставяйте време за въпроси и коментари.
Не позволявайте на никой да доминира
Ако вие ръководите срещата, може да говорите повече от другите, но не позволявайте на някой да доминира в разговора. Това е формулата за една досадна среща. Пренасочете коментарите и се обадете на хора с опит в областта, за да възпрете натрапчивия говорещ.
Хората, които отделят време да присъстват на среща, внасяйки своите знания и опит, заслужават шанс да говорят и да споделят мнението си. Като лидер можете да се научите да контролирате поведението, което подкопава срещата.
Ето начин да спрете учтиво служител – нека я наречем Джейн – когато тя завърши четвъртия си коментар и започне да прави пети: „Благодаря, Джейн, знаем позицията ти. Бих искал да чуя какво има да каже Карън. И Джим и Боб все още не са имали възможност да говорят."
Понякога ще трябва да говорите с Джейнс от вашия офис преди среща, за да им напомните смисъла на идването заедно като група е да споделяте идеи с всички и ако те доминират, срещата няма да бъде толкова успешна. Обсъждането на това поведение веднага след срещата също работи добре, тъй като ще имате свежи примери за предоставяне.
Направете действени елементи
Една интересна и вълнуваща среща завършва с неща, които хората могат и трябва да правят, или за постигане на техните индивидуални цели, целите на компанията или, в идеалния случай, и двете. Ако хората не си тръгнат, знаейки какви са следващите им стъпки, тогава срещата се е провалила.
Вградете последващи действия за отчетност. Може да стане на втора среща или индивидуално, но трябва да се случи. Хората ще се откажат, ако знаят, че елементите за действие са само за шоу.
Направете тези пет промени и скучните срещи ще станат по-вълнуващи и продуктивни. Когато хората преживеят интересни и продуктивни срещи, цялостната организация е от полза.
