Току-що сте назначени да отговаряте за важен нов проект. Очевидно вашият шеф предлага тази възможност като глас на доверие във вашите умения. И докато сте развълнувани, това е първият ви път, когато отговаряте за цял проект.
Да започнете за първи път е предизвикателство. Въпреки това има начини да ви помогнат да намокрите краката си. Управлението на проекти се превърна в процес с определени етапи и стъпки, които да насочват тези, които са нови в управлението на проекти, към успешен проект.
5 етапа на процеса на проекта:
- Иницииране: проект се инициира, когато се установи необходимост от промяна
- Планиране: планиране на работата по проекта
- Изпълнение: извършване на работата
- Управление и контрол: цялата работа, която вършите по време на проекта, за да наблюдавате напредъка
- Закриване: завършване и предаване на проекта и отлагане на екипа
Тези стъпки са идентични за всеки проект. И не забравяйте, че вие сте ръководителят на проекта, а не ръководител на първа линия. Вашата работа е да управлявате проекта, а не хората.
Основни стъпки за начинаещия в проекта:
По време на началния етап се създава проектът и се изготвя харта, която ви упълномощава да бъдете ръководител на програмата и установява верига за отчитане. Фазата на планиране е мястото, където вие:
Определете обхвата
Първата и най-важна стъпка във всеки проект е определянето на обхвата на проекта. Какво е това, което трябва да постигнете или създадете? Каква е целта на проекта? Също толкова важно е да определите какво не е включено в обхвата на вашия проект. Ако не получите достатъчно определение от шефа си, изяснете обхвата сами и го изпратете обратно горе за потвърждение.
Въпреки че този пример е малко извън бизнес темата, всички ние можем да се свържем със сватбен прием. При планирането на сватбено тържество може да имате за цел: да подготвите сватбен прием за 100 гости с вечеря, открит бар, сватбена торта и група на живо за танци до определена дата на цена, която не надвишава $20,000.
Определете наличните ресурси
С какви хора, оборудване и пари ще разполагате, за да постигнете целите на проекта? Като ръководител на проекти обикновено няма да имате пряк контрол върху тези ресурси, а ще трябва да ги управлявате чрез управление на матрицата.
Матричното управление се отнася до използването на зададената йерархия в рамките на компанията, за да постигнете това, което трябва да направите. Ако Джо работи за вашия проект, както и за своя отдел, той трябва да слуша двама шефове. Като ръководител на проекта, опитайте се да поддържате връзка с ръководителите на хората или собствениците на оборудването, което сте взели назаем, за да можете да разрешавате конфликти.
Разберете времевата линия
Кога трябва да бъде завършен проектът? Докато разработвате своя проектен план, може да имате известна гъвкавост в начина, по който използвате времето по време на проекта, но крайните срокове обикновено са фиксирани, както в случая със сватбения прием. Ако решите да използвате часове извънреден труд, за да изпълните графика, трябва да прецените това спрямо ограниченията на вашия бюджет.
Подробности за работата
Кои са основните части или компоненти, които трябва да бъдат създадени, за да завършите проекта? Например, сватбен прием изисква на високо ниво: зала за приеми, храна, напитки, торта, гости и развлечения. Разбира се, всеки от тези по-големи елементи може да бъде разделен на много допълнителни елементи. Това е следващата стъпка.
В примера за сватбен прием по-горе вероятно имате екип или човек, който отговаря за различни компоненти. Работете с членовете на вашия екип, за да посочите подробностите, необходими за постигане на всеки основен елемент.
Лицето, отговарящо за храните, трябва да разбира възможностите, ограниченията на разходите и да прави избори, които подпомагат постигането на обхвата. Избройте по-малките стъпки във всяка от по-големите стъпки. На колко нива навлизате в детайлните стъпки ще зависи от размера и сложността на вашия проект.
Разработване на предварителен план
Съберете всичките си стъпки в план. Добър начин да направите това е да използвате таблица с приоритети, идентифицираща кои елементи трябва да предхождат други елементи. Официалните практики за управление на проекти изискват разработване на това, което се нарича мрежова диаграма и идентифициране на критичния път. Въпреки че това може да надхвърля вашите нужди или ниво на знания, основният проблем е да подредите дейностите в правилния ред и след това да разпределите ресурси за дейностите.
Въпросите, които трябва да зададете, включват: Какво се случва първо? Каква е следващата стъпка? Кои стъпки могат да се извършват едновременно с различни ресурси? Кой ще направи всяка стъпка? Колко време ще отнеме? Има много отлични софтуерни пакети, които могат да автоматизират голяма част от този детайл вместо вас. Попитайте другите на подобни позиции какво използват.
Създайте своя базов план
Получете обратна връзка за вашия предварителен план от вашия екип и от всички други заинтересовани страни. Коригирайте своите графики и работни графици, за да вместите проекта в наличното време. Направете всички необходими корекции на предварителния план, за да създадете основен план.
Поискайте корекции на проекта
Почти никога няма достатъчно време, пари или талант, определени за даден проект. Вашата задача е да се справите с ограничените ресурси, с които разполагате. Въпреки това, често има ограничения, поставени върху даден проект, които са просто нереалистични. Трябва да представите своя случай и да го представите на шефа си и да поискате тези нереалистични ограничения да бъдат променени. Поискайте промените в началото на проекта. Не чакайте да изпадне в затруднение, за да поискате промените, от които се нуждаете.
Когато сте започнали да придобивате ресурси и да осигурявате необходимите материали, вие сте във фазата на изпълнение. В тази фаза вие също сте:
Събиране на вашия екип по проекта
Съберете хората от вашия екип и започнете диалог. Те са технически експерти. Ето защо техният функционален ръководител ги възложи на проекта. Вашата задача е да управлявате отбора.
Работете по плана си
Създаването на план е важно, но планът може да бъде променен. Имате план за шофиране до работа всяка сутрин. Ако едно кръстовище е блокирано от злополука, променяте плана си и тръгвате по друг път. Направете същото с вашите планове за проекти. Променете ги според нуждите, но винаги имайте предвид обхвата и ресурсите.
Докато вашият план се разгръща и работата е изпълнена, вие навлизате във фазата на наблюдение и контрол. В тази фаза работите за контрол на разходите, ресурсите и качеството, както и за:
Наблюдавайте напредъка на вашия екип
Ще постигнете малък напредък в началото на проекта, но след това започнете да наблюдавате какво правят всички. Това ще улесни улавянето на проблемите, преди да се превърнат в проблеми.
Документирайте всичко
Водете записи. Всеки път, когато промените основния си план, запишете каква е била промяната и защо е била необходима. Всеки път, когато се добавя ново изискване към проекта, запишете откъде идва изискването и как графикът или бюджетът са коригирани поради него. Не можете да запомните всичко, така че ги запишете и ще можете да ги потърсите при прегледа в края на проекта и да се поучите от тях.
Дръжте всички в течение
Дръжте всички заинтересовани страни в проекта информирани за напредъка през цялото време. Уведомете ги за вашия успех, докато изпълнявате всеки важен етап, но също така ги информирайте за проблеми веднага щом възникнат.
Освен това дръжте екипа си в течение. Ако се обмислят промени, кажете на екипа за тях възможно най-напред. Уверете се, че всички в екипа са наясно какво правят всички останали.
Следвай стъпките
Не е необходимо да сте официален ръководител на проект, за да ръководите проектна инициатива. Трябва обаче да приложите инструментите, логиката и стъпките на управление на проекти, за да изясните целите си, да детайлизирате работата и да изградите екип, който да изпълнява, докато вие управлявате всичко.
