Не е нужно да търсите много надалеч, за да намерите статии от експерти по управление на времето. Успешни гурута и други експерти осъждат срещите и предлагат да избягвате, свивате или по друг начин да се откажете от тях често трудоемки корпоративни прахосници на време.
Въпреки това, понякога просто трябва да се срещнем. По време на срещи има някои добре дефинирани методи за провеждане на продуктивна среща. Някои техники, които можете да използвате, докато използвате тези методи, ще помогнат на вашите срещи да станат по-продуктивни и гладки.
Елиминирайте актуализациите „Обиколете масата“.
Познавате тази среща. Натъпчете осемнадесет души в една стая и след това изисквайте от всеки човек да сподели актуализация, която обикновено звучи като опити за оправдаване на съществуването.
Главните изпълнителни директори и висшите ръководители са известни с провеждането на тези срещи, наивно вярвайки, че това е чудесен начин всеки да чуе какво се случва във фирмата. В действителност хората най-вече се настройват и се фокусират върху планирането на собствена актуализация, която никой няма да чуе.
Вместо това можете да споделяте подходящи новини, включително финансови резултати, големи печалби на клиенти или актуализации на инициативи в цялата организация. Освен това разширете офертата за отделни лица, за да повдигнете важни въпроси.
Ако се е случило нещо забележително и неизвестно, някой да го сподели. Ако една група се нуждае от помощ от друга група, повдигнете заявката. В противен случай не принуждавайте всички присъстващи да споделят.
Актуализации чрез технология
Няма нужда да свиквате среща за нещо, което можете да потърсите. Използвайте технологичните инструменти на деня, за да гарантирате, че вашите работни екипи поддържат текуща и видима актуализация на състоянието, където всеки може да го види с едно щракване на мишката.
Ако трябва да се срещнете, съкратете наполовина планираното време за среща или използвайте гъвкави подходи и провеждайте кратки сесии „изправени“. Бъдете драконовски по отношение на отклоненията и разсейванията, които удължават тези сесии. Съсредоточете се върху споделянето на статус“ и изисквайте от хората да решават проблеми извън този форум.
Неструктурирани срещи за мозъчна атака
Работете, за да определите темата за мозъчната атака и да я споделите с поканените преди сесията. Съберете техния принос и го консолидирайте и го публикувайте или го споделете без приписване на идеите. Използвайте сесията на живо, за да скачате и надграждате подадените идеи, добавяйки към списъка.
Устояйте на желанието да оценявате идеи в тази сесия. Включете други техники, които минимизират социализационния натиск, като мозъчно писане. И преди всичко, консолидирайте идеите и създайте процес без среща, за да ги оцените. След като бъдат надлежно оценени, архивирайте ги за лесна групова справка в бъдещи сесии и ситуации.
Задълбочени прегледи на операциите
Запазете дълбоките гмуркания и корпоративните изпити поверителни и се съсредоточете върху споделянето на ключови оперативни показатели, проблеми и възможности. Груповата среща не е времето или мястото за разделяне на слабо представяща се област или индивид.
Организирайте последваща среща на място, но не подлагайте всички останали на вашия видим кръстосан разпит по този въпрос. Не се отказвайте от отговорността за подобрение, но елиминирайте публичното засрамване от вашите срещи.
Премахнете спонтанното вземане на решения
Странно, заседателната зала е едно от най-лошите места за бързи решения. Повдигането на проблем за първи път и изискването за решение поставя хората на място. Решенията обикновено изискват информация и подготовка. Те може да не разполагат с подходящата информация пред себе си или да не са информирани бързо по въпроса.
Вместо това можете да работите преди групови срещи, за да ангажирате ключови заинтересовани страни по проблеми и опции. Поискайте техния принос, предложете вашите перспективи и работете за посредничество на споделени интереси. Използвайте форума за срещи, за да потвърдите интересите на заинтересованите страни и да идентифицирате техните препоръки.
Въпреки че все още може да не получите незабавно решение без още една или две стъпки, вие ще укрепите работните си взаимоотношения с работата си преди сесията и ще спестите време в процеса.
Последни мисли
Хората по природа са общи същества. Въпреки че съществуват различни технологични инструменти, които ни позволяват да се свързваме, без да сме на едно и също място, понякога помага да сме лице в лице.
Използвайте разумно това време и покажете уважението си към участниците, като организирате срещи, които минимизират инвестираното време и увеличават максимално висококачественото споделяне на информация в среда, която не представлява заплаха.
