Като мениджъри, прекарваме твърде много от деня си, опитвайки се да вместим повече работа в по-малко време. Често срещана реакция за преуморени професионалисти на всички нива е да се опитват да изпълняват няколко задачи едновременно, като извършват множество дейности едновременно. Проблемът е в това многозадачност не работи.
Защо многозадачността не е най-ефективният подход
Например, представете си, че докато си миете зъбите сутрин, започвате да мислите за дневен ред за голяма среща по-късно през деня. Не е необходима голяма част от процесорната мощ на мозъка ви, за да си измиете зъбите и може да сте в състояние да се концентрирате върху дневния ред, докато механично се справяте със задачата си за сутрешното миене на зъбите.
Но какво да кажем за две задачи, които изискват повече от капацитета на мозъка ви? Може да говорите по телефона, докато приготвяте закуска. Може да изпълните и двете задачи правилно, но възможността за грешки поради пропуски във вниманието е голяма.
Разкъсването като алтернатива на многозадачността
„Разкъсването“ описва как работи използването на човешката памет. Важно е да запомните тази концепция, когато разглеждаме изпълнението на няколко задачи едновременно. Ние всъщност превключваме между тях, вместо да ги правим едновременно (въпреки че в случай на миене на зъбите може да изглежда, че те са едновременно).
Представете си, че говорите по телефона, когато някой влезе в офиса ви. Те искат вашия съвет или бързо решение на даден проблем. Спирате за кратко да слушате човека по телефона, сканирате бележката пред вас, драскате отговор и се връщате към телефонното обаждане. Не сте извършили двете дейности (телефонно обаждане и личен разговор) едновременно.
Всъщност изпълнихте три задачи последователно: започнахте телефонния разговор, проведохте личния разговор и след това възобновихте телефонния разговор. Точно както в примера със закуската по-горе, бихте могли да свършите и двете по-добре и за по-малко общо време, ако ги бяхте направили едно след друго, вместо по едно и също време. Причината е, че когато започвате всяка задача, трябва да се съсредоточите върху нея и да започнете.
Неефективното време за стартиране на многозадачност
Когато започнахте телефонния разговор, трябваше да помислите за това, да намерите телефонния номер и да се обадите. Когато сте били прекъснати, трябва да разберете какво иска човекът от вас, за да можете да му дадете решение. Накрая, когато подновихте телефонния разговор, трябваше да си спомните къде сте спрели. Може би дори трябваше да кажеш, „Опс, съжалявам, някой влезе. Какво казваше?"
Колкото повече стартирания и спирания правите през деня, толкова повече от тези отнемащи време моменти на стартиране имате. Тези моменти са непродуктивно време. Ако трябва да подготвите ежедневен отчет, моментът на стартиране вероятно е доста кратък в сравнение с този за отчета, който правите само на тримесечие. И все пак, ако подготвяте този отчет и ви прекъснат, имате почти еднакво време за стартиране всеки път.
Да кажем, че можете да напишете доклад за 30 минути без никакви прекъсвания. Въпреки това може да отнеме няколко часа, ако през целия ден се появят непланирани задачи и прекъсвания. Това значително забавяне често не идва толкова от действителните прекъсвания, колкото от времето, необходимо за рестартиране на отчета отново и отново.
Защо трябва да опитате Chunking
Добре, понякога трябва да изпълнявате няколко задачи едновременно. Вашата работа може да е оперативна, така че какво по-добро от многозадачност? Накъсването е по-добро за производителност.
Разкъсването е концепцията за разбиване на деня ви на по-големи части, вместо да реагирате на постоянни прекъсвания. Колкото повече време можете да посветите на конкретни задачи, толкова по-малко моменти за стартиране ще имате и ефективността ви се подобрява пропорционално. Тъй като няма да прекарвате толкова много време в моментите на стартиране, ще имате повече време и ще свършите повече. Като бонус, тъй като ще можете да се съсредоточите върху една задача, вие ще я направите по-добре.
Като странична лента, ръководители на проекти отдавна разбраха силата на тази техника и създадоха своя собствена версия на "разкъсване" чрез процеса на разбивка на структурата на работата.
Как да започнете с Chunking на работа
И така, как можете да започнете да нарязвате?
- Започнете с малко, докато го усетите. Изберете една задача, може би седмичния си отчет.
- Отделете 30 минути, които знаете, че ще ви отнеме.
- Затворете вратата си или поставете табела, която гласи „Гений на работа“ или нещо подобно и след това се концентрирайте върху доклада и нищо друго освен доклада.
- Игнорирайте телефона.
- Не проверявайте имейла.
- Просто напишете доклада.
Опитайте същото с телефонни обаждания, срещи на служители и други редовни дейности. Съсредоточете се, разпределете дните си и след няколко седмици практика ще се почувствате и ще бъдете по-ефективни.
Долния ред
Не губете толкова много от времето си, опитвайки се да изпълнявате няколко задачи едновременно. Вместо това, направете себе си повече ефикасен и по-продуктивен чрез нарязване. Въпреки че терминът е неудобен, концепцията е ефективна.
Актуализирано от Art Petty
