Съкращенията са неприятни за всички участващи - тези, които са съкратени, и тези, които трябва да предадат лошите новини. Но едно нещо, което може да смекчи удара до известна степен, е положителното референтно писмо.
Ако вие сте съкратеният, добра идея е да поискате положително препоръчително писмо, след като научите лошите новини. Вашият шеф вероятно ще е готов да направи това, за да облекчи удара и да ви помогне да се изправите отново на крака възможно най-бързо. Ако вие сте този, който съкращава, добра идея е да предложите такова писмо или дори да го подготвите, когато съобщавате лошите новини. Нищо не може да премахне болката от загубата на работа, но напускащ служител ще напусне с повече увереност, знаейки, че сте в неговия ъгъл по време на търсенето на работа.
Примерно писмо за съкратен технически писател
Следното е примерно референтно писмо за технически писател, който е бил съкратен, след като позицията е била възложена на външни изпълнители. Това писмо може да бъде персонализирано и използвано за други позиции, стига служителят да е заемал позиция, която изисква използването на специфични
Използвайте това примерно референтно писмо като насока за писане на вашите препоръки:
Примерно референтно писмо
Име на получател
Заглавие на получателя
Име на компанията получател
Адрес на компанията получател
Град, щат, пощенски код
Дата
За кого може да се отнася: (или име за контакт с искане за справка)
Джон Доу работи за мен в XYZ Company в продължение на три години като старши технически писател за периода между (начална и крайна дата). Бях мениджър на Джон в компанията XYZ през цялото време на неговата работа и бих искал да го препоръчам за работа във вашата организация.
Докато беше в XYZ Company, представянето на Джон беше образцово. Джон е съвестен, висококвалифициран технически писател. Той е ориентиран към детайлите и добре разбира техническите термини. Джон има голяма способност да пише по начин, който може да бъде разбран както от технически, така и от нетехнически персонал.
Неотдавнашното уволнение на Джон от XYZ Company беше резултат от възлагането на неговите отговорности на корпоративно ниво, а не в резултат на проблеми с представянето от негова страна. Ако условията в компанията XYZ се променят, не бих се поколебал да го наема обратно, защото беше ценен член на екипа.
Ако искате да говорите с мен за уменията, постиженията или работните навици на Джон, моля, не се колебайте да ми се обадите директно на (555) 555-1111.
На Ваше разположение,
Име на мениджъра
Заглавие мениджър
Добавяне на допълнителна информация
Работата на техническия писател е двойна. Служителят трябва да бъде опитен писател в определена област, но също така трябва да има набор от умения да превежда езотерична информация в термини за неспециалисти. Един успешен служител трябва да може да създава технически документи и ръководства и да обяснява сложна информация по ясен и стегнат начин. Те също трябва да могат да работят с техническия персонал, за да гарантират точността на всички описания на продуктите, въпреки че основният им талант е писането.
Когато пишете референтно писмо, не забравяйте да изразите конкретно на потенциалния работодател, че John Doe е усвоил и двете изисквания за работа. Чувствайте се свободни да разработите (където е подходящо) ежедневните задължения на Джон, като планиране, разработване, организиране, писане и редактиране на ръководства за оперативни процедури. Много технически автори са натоварени с „анализирането на документи, за да поддържат непрекъснатост на стила на съдържанието“, което подчертава дългосрочното значение на тяхната работа. Не забравяйте да отбележите това в писмото си.
Въпреки че повечето компании не изискват референтните писма да са на фирмена бланка, писането на референция на фирмена бланка ще го направи да изглеждате по-надеждни за бъдещ работодател, така че изберете бланка, която презаписва препоръката върху празен лист хартия. Ако пишете цифрова версия, не забравяйте да включите логото на вашата компания.
