Прекарваме голяма част от работния си живот на срещи. В много случаи, беден управление на срещата практики водят до непродуктивно използване на времето на участниците. В свързана статия предлагаме насоки за превръщането на пет често срещани сценария за срещи продуктивни събития. Ето допълнителни идеи за подпомагане на укрепването на полезността, производителността и въздействието на срещите.
Ключ за управление на срещи — Стойка PAT
Някои мениджъри наемат P.A.T. подход към срещи, изискващ a Пцел, ан Агенда и а Tимефрейм. Въоръжаването на участниците с тези критични точки от контекста преди сесията гарантира, че хората ще се покажат готови да участват и ще подкрепят цялостното намерение на срещата. Ясен P.A.T. контурът помага да се осигури продуктивна сесия.
Трябва да можете да определите целта на срещата най-много с 1 или 2 изречения. „Тази среща е за планиране на новата маркетингова кампания“ или „тази среща е за преглед на новата политика на доставката за обработка на връщания“. The целта помага да се гарантира, че всеки знае защо е там, какво трябва да се направи и как да направлява напредъка и да се стреми към заключение.
Определете дневен ред. Избройте елементите, които ще прегледате/обсъдите/проверите. Обичаме да определяме времеви срок за всяка точка от дневния ред (вижте по-долу) и да идентифицираме лицето, което отговаря за модерирането на дискусията. Задайте времева рамка; най-малкото задайте начален и краен час. Също така препоръчваме да зададете продължителност за всяка точка от дневния ред. Те трябва да отговарят общо на общата времева рамка на срещата.
Започнете срещите си навреме
Ако работите в една от онези култури, където хората се просмукват на срещи до пет или десет минути след планираното начално време, време е да започнете нова тенденция. Една фирма насърчава своите мениджъри да затворят вратата в планирания начален час, а тези, които закъснеят, не са добре дошли да присъстват. Въпреки че това може да е по-драконовско, отколкото искате да действате, не трябва да имате никакви притеснения да приведете срещата в ред, да прегледате целта и да потвърдите очакванията и времето.
Не чакайте изостаналите да се появят. Когато някой пристигне късно, не се връщайте и не преглеждайте вече разгледаното. Продължете с темите на срещата. Това ще бъде неудобно за изостаналия и ще подобри шансовете той/тя да пристигне навреме на следващата среща.
Ако организаторът/спонсорът на срещата не се появи навреме, считайте срещата за отменена и се върнете на работа. Периодът на изчакване от пет до седем минути е разумен. Коефициентите са, че организаторът на срещата се натъкна на неочаквано затруднение и би предпочел да не си губите времето в чакане за него/нея.
Поддържайте срещата по темата
Добра практика е да възложите на някого ролята да държи всички в течение на срещата. Твърде често дискусиите се отклоняват и след това деградират до водовъртеж от мнения, идеи, факти и емоции. Вместо това, разпределете ролята и информирайте всички присъстващи, че този човек ще се намеси, ако и когато дискусията се отклони от дневния ред и конкретен въпрос от дискусията. В някои фирми тази роля се нарича "Traffic Cope", в други "Topic Keeper". Независимо от етикета, ролята е изключително полезна за укрепване на ефективността и продуктивността на вашия срещи.
Ако възникнат допълнителни теми, които не са в дневния ред, но са важни за обсъждане, те трябва да бъдат ясни заснети и поставени на "паркинга" за бъдещо разглеждане и обсъждане или за дискретно среща. Собственикът на срещата си запазва правото да разреши незначителна различна дискусия, ако тя поддържа общата цел на срещата.
Съхранявайте и разпространявайте бележки/протоколи от срещи
Някой, различен от организатора на срещата, трябва води протокол от срещата. Добър записване на протокола ще включва:
- Час, дата, място на срещата
- Описание на предназначението
- Копие от дневния ред
- Списък на присъстващите и списък на неприсъствалите
- Подробен обобщен списък на заключенията, елементите за действие, отговорностите и датите за завършване. Много бележници използват дневния ред като ръководство за изброяване на заключенията и действията.
- Планирана последваща среща, ако наистина е необходимо.
В идеалния случай раздайте бележките от срещата възможно най-скоро след приключването на срещата и в рамките на един работен ден. Протоколите и бележките служат като важно напомняне за участниците, както и като източник на информация за други заинтересовани страни или за тези, които са пропуснали срещата. Протоколите са чудесен инструмент, който можете да използвате, за да напомняте на хората и екипите за техните ангажирани последващи действия.
Долния ред
Възможно е една среща да доведе до положителен резултат, помагайки за задвижване на проекти и хора напред, просто не разчитайте на това. Известно усърдие и умишленото укрепване на вашите техники за управление на срещите ще подобрят шансовете ви за постигане на страхотен резултат.
Актуализирано от Арт Пети
