Ефективна политика за интернет и имейл, която помага на служителите да разберат какво се очаква от тях по отношение на това как използват устройствата си за работа е задължително за работодателите и служителите. Искате да влезете в регистъра, за да определите какво могат да правят служителите от осигурена работа или устройства, собственост на служител които се използват от или включват вашите служители, работното ви място или вашата компания.
Тъй като близо 80% от хората в САЩ имат достъп до социални медии, насоките за това какво могат да казват и споделят служителите стават по-важни. Повечето служители нямат нищо против насоките, защото не искат да действат неподходящо или да прекрачат границата неочаквано. И така, развитието на a справедлива, разбираема и разумна политика заедно със задълбочено обучение трябва да бъде основен приоритет.
Обмислете използването на тази примерна политика за интернет и имейл, за да предоставите ясни насоки на служителите си относно това какво представлява подходящо използване на интернет и имейл на работа. Адаптирайте го така, че да отговаря на нуждите на вашата култура и средата, която искате да осигурите на служителите по време на работа. За да сте сигурни в законността във вашия район и във вашата индустрия, моля, консултирайте се с адвокат.
Примерна политика за интернет и имейл за служители
Гласова поща, имейл и използване на интернет, присвоени на компютъра на служител или телефон разширенията са единствено с цел извършване на фирмена дейност. Някои служебни задължения в компанията изискват достъп до интернет и използване на софтуер в допълнение към пакета продукти на Microsoft Office.
Само хора, надлежно упълномощени за фирмени цели, могат да използват интернет за достъп и изтегляне на допълнителен софтуер. Това разрешение обикновено е изключително за решения, които отделът за информационни технологии (ИТ) взема във връзка с човешките ресурси.
Процедура за достъп до софтуера
Софтуерът, необходим в допълнение към пакета продукти на Microsoft Office, трябва да бъде разрешен от вашия мениджър и изтеглен от ИТ отдела. Ако имате нужда от достъп до софтуер или уебсайтове, които в момента не са във фирмената мрежа, говорете с вашия мениджър и се консултирайте с ИТ отдела, за да обясните какви печалби очаквате да получите от продукт.
Всички разумни искания, които не се считат за мрежов риск, ще бъдат разгледани. Целта на тази политика не е да ограничава достъпа на служителите до продукти, които ще ви направят по-продуктивни. По-скоро целта е да се минимизира рискът за мрежата на организацията.
Фирмено оборудване
Всяко устройство или компютър, включително, но не само, настолни телефони, смартфони, таблети, лаптопи, настолни компютри и iPad, които компанията предоставя за ваша употреба, трябва да се използват само за компания бизнес. Имайте предвид, че компанията притежава устройствата и информацията на тези устройства. Ако напуснете компанията по някаква причина, компанията ще изиска да върнете оборудването в последния си работен ден.
Можете да използвате лични електронни устройства, които не са свързани към фирмената мрежа, за достъп до подходящ интернет сайт по време на почивки и обяд.
Използване на Интернет
Използването на интернет по време на фирмата или използването на устройства, собственост на компанията, които са свързани към мрежата на компанията, е разрешено само за извършване на фирмена дейност. Това ограничава възможността за пробиви в сигурността на поверителна фирмена информация.
Използването на интернет също създава възможност за заразяване на нашата система чрез вируси или шпионски софтуер. Шпионският софтуер позволява на неоторизирани хора извън компанията потенциален достъп до фирмени пароли и друга поверителна информация.
Премахването на такива програми от мрежата на компанията изисква ИТ персоналът да инвестира време и внимание, което е по-добре посветено на постигането на технологичен прогрес. Поради тази причина и за да осигурим подходящо използване на работното време, молим служителите да ограничат използването на интернет.
Освен това, при никакви обстоятелства не могат да се използват фирмени компютри или друго електронно оборудване, включително устройства, собственост на служителя. използвани в работното време на компанията за получаване, преглед или достъп до порнографски или друг неморален, неетичен или несвързан с бизнеса интернет сайтове. Това може да доведе до дисциплинарни действия до и включително прекратяване на трудовото правоотношение.
Социална медия
Вашият работодател разбира, че част от това, което правите в социалните медии, е обхват, който набира нови служители и подобрява марката на нашата компания. Много служители дори имат отговорности за социални медии в длъжностните си характеристики, включително специалисти по маркетинг в социални медии, техническа поддръжка и специалисти по подбор на персонал.
Вашият работодател също разбира, че връзката на нашите служители с онлайн свят, в който прекарвате време 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата, може да доведе до размиване на работното и извънработното време. Настоятелно ви препоръчваме да ограничите използването на социални медии до свързано с работата съдържание и общуване по време на работно време.
Освен това ви е забранено споделяне на поверителна или защитена информация който принадлежи на или е свързан с компанията. Силно ви препоръчваме да не споделяте пренебрежителна информация, която поставя вашата компания или колеги в неблагоприятна светлина.
Репутацията и марката на компанията трябва да бъдат защитени от всички служители. Животът и действията на вашите колеги никога не трябва да се споделят онлайн. Моля, обърнете внимание на предпочитанията на колегите – например, вземете разрешение от тези, които са родители, преди да използвате името на децата им онлайн.
При участие в социални медии от работни устройства или по време на работно време, съдържание в социални медии, което дискриминира всяка защитена класификация включително възраст, раса, цвят на кожата, религия, пол, национален произход, увреждане или генетична информация е забранено.
Нашата фирмена политика е също така да включим сексуалните предпочитания, полова идентичност и тегло под защита срещу дискриминация. Всеки служител, който участва в социални медии и нарушава тази политика, ще бъде третиран според компанията политика за тормоз.
Използване на имейл в компанията
Имейлът трябва да се използва само за бизнес на компанията. Поверителната фирмена информация не трябва да се споделя извън компанията, без разрешение, по всяко време. Вие също не трябва да извършвате лична работа, като използвате компютъра или имейла на компанията.
Моля, имайте предвид и това, когато обмисляте препращане на неслужебни имейли до сътрудници, семейство или приятели. Имейлите, които не са свързани с бизнеса, губят време и внимание на компанията.
Гледането на порнография или изпращането на порнографски вицове или истории по имейл се разглеждат сексуален тормоз и ще бъдат разгледани съгласно нашата политика за сексуален тормоз. Незабавното прекратяване е най-честата дисциплинарна мярка, която компанията може да предприеме в тези случаи.
Дискриминиращи имейли
Всяко имейл съдържание, което дискриминира която и да е от гореспоменатите защитени класификации, е забранено. Всеки служител, който изпрати имейл, който нарушава тази политика, ще бъде третиран съгласно политиката за тормоз.
Тези имейли са забранени в компанията. Изпращането или препращането на дискриминационни имейли ще доведе до дисциплинарни действия, които могат да доведат до прекратяване на работа.
Компанията притежава имейл на служителите
Имайте предвид, че компанията притежава всякаква комуникация, изпратена по имейл или която се съхранява на фирмено оборудване. Ръководството и други упълномощени служители имат право на достъп до всеки материал във вашия имейл или на компютъра на вашата компания по всяко време. Моля, не считайте вашата електронна комуникация, съхранение или достъп за частни, ако са създадени или съхранени на работни системи.
Ако имате нужда от допълнителна информация относно значението на някое от това съобщение, моля, свържете се с вашия мениджър или персонала по човешки ресурси за разяснение.
