Позициите за офис асистент могат да бъдат намерени във всички индустрии и споделят голям набор от умения. Офис асистентите понякога са известни като секретари или административни асистенти, но това, което правят, е да подпомагат функционирането на офиса.
Независимо дали офисът принадлежи на адвокатска кантора, медицинска практика, образователна институция или корпорация, нуждите са подобни: някой трябва да архивира записи, да поддържа графици и да се грижи за рутинната комуникация от името на хората, които използват офис.
Някои офис асистенти работят от разстояние. Виртуални асистенти обикновено работят от вкъщи, изпълнявайки задачи, които административен асистент или секретар обикновено биха направили.
Работни задължения на офис асистент
Въпреки че позициите на офис асистент обикновено са подобни една на друга, работата все още е променлива - тя просто варира от ден на ден, а не от офис на офис. Днес може да действате като рецепционист, утре може да се наложи ремонт на принтера, а в деня след това ще трябва да прехвърлите целия картотечен шкаф в облака. Ще ви е необходим много широк набор от умения, за да успеете.
Офис асистентите са сред големите невъзпяти герои на света на бизнеса, защото когато вършите работата си както трябва, никой не забелязва – офисът сякаш работи сам. Но някои хора се радват на бързата, но гъвкава работа, усещането да са в основата на всичко. Добрият секретар може да намери работа почти навсякъде, във всяка организация.
Топ умения за офис асистент
Ето някои от най-добрите умения, които работодателите търсят, когато наемат офис персонал.
Умения за вербална комуникация
Комуникацията е критично меко умение за офис асистент. Ще трябва да общувате с вашия ръководител, колеги от офиса, професионалистите, на които помагате, и евентуално клиенти или хора в други офиси на същата организация. Всички работите като екип и сте неговият основен комуникационен център.
Ще трябва да сте весели, полезни, добре информирани, артикулирани и добър слушател всеки ден.
- Отговор на телефони
- Връзки с клиенти
- Комуникация
- Пренасочване на телефонни обаждания
- Приемане на съобщения
- Маршрутизиране на телефонни обаждания
- Разпределително табло
- Телефон
- Вербална комуникация
Умения за писмена комуникация
Повечето офис асистенти пишат много. Те могат да пишат бележки, да попълват формуляри или да изготвят писма или имейли. Някои създават съдържание за уебсайта на компанията или редактират текст за други. Ясната, професионална писмена комуникация е задължителна.
- Кореспонденция
- електронна поща
- поща
- Пощенски пратки
- Въвеждане
- Обработване на текст
- Писмена комуникация
Приветливост
Офис асистентът може да е първият човек, който клиентът вижда, когато влезе в офиса. Ако основният обитател на офиса се окаже навън в момента, офис асистентът може да е единственият човек, с когото посетителят взаимодейства. Трябва да сте готови да посрещнете всеки посетител с усмивка и добра дума и да му помогнете с каквото има нужда, доколкото можете. Така че добрите междуличностни умения са необходимост.
- Обслужване на клиенти
- Насочване на посетителите
- Гъвкав
- Приятелски
- Поздравете гостите
- Междуличностни
- Позитивно отношение
- Надеждност
- Добре дошли посетители
Технологични умения
В старите времена секретарките пишеха много. Времената се промениха, както и технологиите, но офис асистентите все още могат да очакват да прекарват много време пред клавиатурата. Вместо пишеща машина, ще трябва да се ориентирате в различни софтуерни приложения. Знанието как да направите лека техническа поддръжка и как да поправите непокорен принтер също не навреди.
- компютър
- Гугъл документи
- Google Диск
- Google формуляри
- Google Таблици
- Google Презентации
- Gmail
- интернет
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Майкрософт Уърд
- Microsoft Outlook
- Microsoft Powerpint
- QuickBooks
- Отпуснатост
- технология
- Видеоконференции
- мащабиране
Организация
Офис асистентите трябва да са изключително организирани, за да управляват ефективно многото си задачи. Ще трябва да помогнете и на другите хора да бъдат организирани, от поддържането на календари до поддържането на ред в офиса.
- Административна подкрепа
- Назначавания
- Таксуване
- Календари
- Чиновнически
- Въвеждане на данни
- Доставяне на поща
- Електронно подаване
- Отчети за разходите
- Картотекиране
- Операции на рецепция
- Работа с пари
- Служебни задължения
- Офис техника
- Инвентаризация на офис консумативи
- Канцеларски материали
- Офис поддръжка
- Организация
- Бумащина
- Доставка
Умения за решаване на проблеми
Уменията за решаване на проблеми или критично мислене са важни за всеки офис асистент, тъй като вие често ще бъдете човекът, при когото другите идват с въпроси или проблеми.
- Координиране на дейностите в офиса
- Срещи
- Умения за решаване на проблеми
- Отговорете на запитвания
- Планиране
- Отсяване и насочване на повиквания
- Електронни таблици
- Съвместна дейност
- Управление на времето
- Организиране на пътувания
Примери за автобиография и мотивационно писмо
Прегледайте примери за автобиография и мотивационно писмо и вземете шаблони за изтегляне за различни офис позиции:
- Резюме на административен асистент
- Мотивационно писмо за административен асистент
- Резюме на личен асистент
- Автобиография на рецепционист
- Мотивационно писмо на рецепционист
- Примери за бизнес автобиография
Как да покажете уменията си
- Имената на тези умения функционират като ключови думи, така че използвайте колкото можете повече, когато пишете автобиографията си.
- Можете да използвате същите тези ключови думи във вашето мотивационно писмо. Съсредоточете се конкретно върху тези, на които вашият бъдещ работодател държи най-много.
- Уверете се, че имате поне един пример за време, в което сте демонстрирали умения от всяка категория, готов да споделите с интервюиращите.
