Документацията е писмен и запазен запис на трудовите събития на служител. Тези записи се състоят от правителствени и законово упълномощени елементи, документи, изисквани от фирмената политика и практика, документи, предложени от най-добрите практики за човешки ресурси, както и формално и неофициално водене на досиета за заетостта събития.
Документация за трудова книжка
Записът на документацията на служител е писмен отчет за неговите или нейните действия, дискусии, коучинг за изпълнение инциденти, свидетели на нарушения на политиката, дисциплинарни действия, положителен принос, награда и признание, разследвания, неизпълнение на изисквания и цели, оценка на изпълнението, и още.
Мислете за трудовата документация като за вашата история на взаимоотношенията на служител с вашата организация – за добро и за зло.
Поддържането на тези записи позволява на работодателя и служителя да запазят писмена история на събитията и дискусиите, възникнали около всяко конкретно събитие. Документацията на трудовото правоотношение осигурява писмен запис, който може да е необходим в подкрепа на такива действия като служител
Документацията за служителите, когато е необходима, обикновено е както положителна, така и отрицателна. То е фактическо, а не осъдително. Той описва събитията, докато се случват, а не въз основа на мненията и мислите на наблюдателя за събитието. Документацията също така описва действията, които са предприети в забележителни случаи, като предоставяне на официално признание на служителите или предприемане на дисциплинарни действия.
Не забравяйте, че трябва да създадете документация възможно най-близо до момента на възникване на инцидента, така че записите да бъдат навременни, подробни и точни.
В съдебно производство документацията за миналото представяне на служител често е от решаващо значение за резултата, който работодателят ще изпита от събитието. Целта е представянето на справедлива картина на представянето на служителя, без да се фокусира само върху негативните събития.
Видове документация
Политики, процедури, наръчник на служителя, и планове за развитие на представянето също са форми на документация, които записват очаквано поведение на служителите и изисквания на работното място за поддържане на подредено, справедливо работно място, в което служителите знаят какво се очаква от тях.
Записите също са писмените изявления на обвиняемия, обвинителя и свидетелите на враждебни събития на работното място, които включват неправомерно поведение на служителите, като напр. сексуален тормоз или друго сериозно нарушение.
Тази документация включва и постоянни записи като подписаното заявление за работа, в писмен вид референции за работа, материали за кандидатстване като автобиографии и мотивационни писма и проверки на миналото. Държи се настрана от досие на служителите, друга документация като формуляр I-9 (който проверява допустимостта на служителя да работи в САЩ) също се поддържа, както и медицински досиета, досиета на FMLA и т.н.
Документацията може да бъде и неофициална, като например в записа на мениджъра за неговите или нейните дискусии със служител в течение на една година. Важно е че мениджъри поддържат тази документация за всички свои отчетни служители. Нито един служител не трябва да бъде изтъкван заради представянето за документиране. Това третиране на един служител по различен начин от останалите може да се тълкува като дискриминация на по-късна дата.
Документацията може да бъде официална и да се съхранява при служителя лично досие. От служителите се очаква да подпишат тази документация, за да потвърдят, че са получили копие и че са прегледали цялото съдържание. Подписът на служителя не означава съгласие с твърденията в документацията.
Използване на документация
Документирането на критични инциденти, независимо дали са положителни или отрицателни, също се препоръчва, така че мениджърите да имат запис на работата на служителите за определен период от време.
Организациите могат да използват документацията, която съхраняват, по други начини. Те могат да включват процедури, работни инструкции и инструкции за компютърен софтуер, за да назовем само няколко, но за целите на функцията за човешки ресурси това са обичайните употреби на документация. Следващият раздел очертава инструкции как да документирате подходящо.
Образци на документация за изпълнение
Документацията за представянето на даден служител ще ви позволи дисциплина, прекратява или справедливо насърчава, възнаграждава и разпознава служители. Без документация, обосноваването на някое от тези действия е трудно и потенциално рисковано за работодателя.
Работодателят трябва да избягва всякакви потенциални обвинения относно дискриминационно отношение към служителите. Като оставим настрана всички закони, добрите работодатели искат да създадат работна среда, която е справедлива, последователна и подкрепяща целите и кариерните планове на служителите.
Тази среда се поддържа от професионалната документация на мениджъра за представянето на служителите – както похвално поведение, така и действия, които се нуждаят от корекция или подобрение. Как да ги документираме беше обсъдено подробно по-рано. Следните ситуации ви дават още примери за подходяща документация.
Документиране на закъсненията и отсъствията
грешно:
Марк обикновено закъснява за работа. Марк пропуска твърде много работа.
дясно:
1 април: Марк се обади да е болен и пропусна осем часа работа.
4 април: Марк пристигна на работа в 10 сутринта, с два часа закъснение от планирания начален час.
6 април: Марк насрочи час при лекар и след това остана вкъщи, за да инсталират нова пещ.
12 април: Марк се обади да е болен и пропусна осем часа работа.
Документиране на изпълнението
грешно:
Мери е ненадеждна. Тя почти никога не прави това, за което се е ангажирала.
дясно:
2 май: Мери обеща, че първата чернова на продуктовото предложение ще бъде достъпна за преглед на днешната седмична среща. Мери не представи проектодокумент, както се очакваше. Каза, че е била твърде заета и хората, от чиято помощ се е нуждаела, не са се върнали с нея.
Мениджърът отговори: От каква помощ се нуждаехте? Информация? Кой не се е свързал с вас и какво имате нужда от него?
Карл и Майкъл трябваше да информират Мери за напредъка си.
Какво ви прави толкова заети, че не сте имали време да изпълните ангажимента си? Поема твърде много ангажименти с ограничени часове, за да ги изпълни.
Какво мога да направя, за да ви помогна?
Кога ще предоставите черновата на документа за преглед?
В заключение
Тези примери предоставят преглед на това как изглежда ефективната документация спрямо документацията, която е написана неправилно. Следвайте този съвет, за да документирате ефективно и законно политики, представяне и събития на вашето работно място.
Моля, имайте предвид, че предоставената информация, макар и достоверна, не е гарантирана за точност и законност. Сайтът се чете от световна публика итрудови закони и разпоредбите варират в различните държави и държави. Моля те потърсете правна помощ, или помощ от щатски, федерални или международни правителствени ресурси, за да се уверите, че вашето правно тълкуване и решения са правилни за вашето местоположение. Тази информация е за насоки, идеи и помощ.
