Добра идея е работодателят да поддържа a лично досие за всеки служител. Документация за трудова история, записи за принос и постижения, дисциплинарни бележки, промоции, планове за развитие на представянето, и много други, принадлежат към личното досие. Отговорните, внимателни работодатели също поддържат повече от едно лично досие, тъй като всеки тип досие има съдържание, което е подходящо за тяхната цел.
Работодателят има основателни причини да съхранява няколко досиета на персонала – някои правни, а други за целите на най-добрите практики на работа. Необходима е документация, така че работодателят да има точна представа за трудовата история на служителя. Документацията подкрепя решенията на работодателя и може да защити работодателя в съдебно дело-запазено правилно.
The съдържанието на личното досие предоставят исторически преглед на важните събития по време на кариерата на служителя. Те подкрепят решенията, които се вземат относно служителя и неговата или нейната кариера. Те демонстрират
Различни насоки са свързани с различни типове досиета на персонала
Тъй като се препоръчват няколко типа досиета на персонала, различни правила и насоки са свързани с всеки тип досие на персонала за това къде се съхраняват и кой има достъп.
Например, повечето организации не позволяват на мениджъра на служителя да има достъп до цялото досие на персонала. Те очакват мениджърите да съхраняват съответната документация в собственото си досие на управленския служител, което не е официалното досие на персонала.
- Всеки тип досие на персонала има различна причина за съществуване и различно съдържание въз основа на тази причина.
- Всеки тип лично досие се съхранява по различен начин.
- Достъпът до досие на персонала е ограничен до определени служители в повечето организации. Много организации ограничават достъпа до досието на персонала само до персонала на отдел Човешки ресурси. Различните типове файлове на персонала също имат различни указания за достъп.
- Достъпът на служител до неговото или нейното лично досие е разрешен, но повечето работодатели определят насоки за достъп на служителите с политика за достъп до личното досие в наръчник на служителя. (Различните щати и юрисдикции имат различни правила, така че бъдете в крак с изискванията за вашето местоположение.)
- Отдел „Човешки ресурси“ притежава и отговаря за личните досиета на служителите.
Препоръчителни досиета на персонала
Ето препоръчителните видове досиета на персонала и какво трябва да знаете за работата с тях.
Досие на служителите
Това е основно досие на персонала, което работодателят поддържа за всеки служител. Досието на персонала съхранява трудовата история на всеки служител. Ето какво трябва да знаете за досието на служителите.
Медицинско досие
Работникът медицинско досие има сериозни законови ограничения, които работодателят трябва да знае и да се съобразява. Ето какво трябва да знаете за поверителността и съдържанието на медицинското досие на служител.
Файл за заплати
Достъп на служителя до служителя файл за заплати е по-малко ограничителен от достъпа до медицинското досие или досието на персонала. Файлът за заплати съдържа информация за заплатата, избор на ползи, промени в заплащането, запори и друга правна документация, която засяга заплатата на служителя. Различни служители от счетоводството и човешките ресурси имат достъп до информацията във файла за заплати.
Файл с формуляри I-9 за служители
Поради правата за достъп на различни държавни агенции, вие следвате най-добрите практики, като поддържате отделен файл за всички формуляри I-9 на служители. Не искате правителствени агенции да се ровят в основното досие на вашия служител. Научете повече за съхраняването на формуляри I-9.
Политика за достъп на служителите до досието на персонала
Искате да позволите на всеки служител да знае какво има в неговото лично досие, но трябва да контролирате целостта, пълнотата и изчерпателността на досието. Поддържането на поверителността на служителите и работодателите и ограниченият достъп са гарантирани с политика за достъп до досието на персонала.
Какво не трябва да се включва в досието на служителите
Търся насоки относно съдържанието, което никога не трябва да се включва в личното досие на служителя? Ето моите най-добри препоръки относно съдържанието, което искате да поддържате или на отделно, неофициално място, или изобщо да не го запазвате. Запазването на ненужна и чисто убедена документация може да ви навреди.
Документация
Знаете ли какво е документация? Думата документация често се появява в света на заетостта и човешките ресурси. Но значението на документацията и защо може да искате да документирате конкретни трудови събития е подробно разгледано в тази статия, "Значението на документацията в човешките ресурси." Разгледайте, защото подходящата документация е от съществено значение за точни трудови досиета.
Опровержение: Моля, имайте предвид, че предоставената информация, макар и достоверна, не е гарантирана за точност и законност. Сайтът се чете от световна публика итрудови закони и разпоредбите варират в различните държави и държави. Моля те потърсете правна помощ, или помощ от щатски, федерални или международни правителствени ресурси, за да се уверите, че вашето правно тълкуване и решения са правилни за вашето местоположение. Тази информация е за насоки, идеи и помощ.
