Планиране на конференция изисква набор от умения, който включва невероятни организационни умения, способност за многозадачност, енергия, креативност, разбирателство в бизнеса, междуличностни умения и внимание към детайла. Освен това изисква изчерпателно ръководство за планиране на конференции, което не само ще ви държи в графика, но ще ви осигури така необходимата увереност, че не сте забравили нещо по пътя.
Как се различава от друго планиране на събития
Планирането на конференции е различно от другите видове планиране на събития и включва допълнителни стъпки. Конференциите обикновено са мащабни събития, чието планиране обикновено отнема година или повече. Вашият списък със задачи може да включва избор на място, резервиране на хотелски стаи, настройка на онлайн регистрация, защита лектори, организиране на апартаменти за гостоприемство, хостване на изложбена зала, планиране на срещи, обработка на храни и напитки и още. Подготовката на добре организирано ръководство за планиране на конференция, което набелязва стъпките, е задължително условие за всеки успешен организатор на конференция.
Ръководството за планиране на конференция действа като план за планиране на всяка конференция. Персонализирайте и модифицирайте ръководството въз основа на събитието, което планирате, и го дръжте под ръка. Когато се подготви и използва правилно, той скоро ще се превърне във вашия най-ценен инструмент за планиране на конференции.
Започнете с основите на планирането на конференции
Първата част от вашето ръководство за планиране на конференция трябва да включва основите относно конференцията:
- Дата и час на събитието
- Място на събитието (ако е известно)
- Целта на събитието
Включете всички други известни елементи, като алтернативни дати или брой присъстващи.
Какъв е планът?
Преди да се заемете с планирането на различните елементи на една конференция, трябва да разберете какви са тези различни елементи и къде се вписват в цялостната схема на вашето събитие. Затова извадете химикал и бележник или седнете пред компютъра и започнете да записвате всичко, което ви хрумне.
Не се притеснявайте да изброявате нещата по важност или в някаква хронологична последователност. Това ще дойде по-късно. Точно сега вие по същество ще изработвате много дълга, но проста версия на вашия списък със задачи, който ще бъдат разделени на различни самостоятелни компоненти, които да се обработват индивидуално по време на планирането процес.
Този раздел може да изброява някое от следните:
- Избор на място
- Избор на хотел
- Място за срещи
- Апартаменти за гостоприемство
- Конферентна изложбена зала и щандове
- Церемония по откриване
- Регистрация на лектор/изложител
- Регистрация на присъстващите
- Организиране на пътувания
- Значки за присъстващи
- Програма на събитията
- Храни и напитки
- Аудио-визуални
- Персонал на място
Отделете допълнително време за съставянето на този списък, за да не пренебрегнете нищо и да добавите всичко, което се появи по-късно. Не се претоварвайте от многото изброени области на отговорност; целта тук е да мислите за всичко сега, за да можете да планирате и управлявате ефективно всеки елемент.
Изберете място
След като сте определили кога ще се проведе конференцията и сте разбрали цялостния обхват на събитието, следващата стъпка е да изберете място. В зависимост от размера на конференцията може да сте в състояние да изберете едно място за всички ваши конферентни нужди, от изложбена зала до заседателни зали, банкетни зали и хотелски стаи.
Ако конференцията е твърде голяма, за да бъде настанена на едно място, потърсете място, което е в близост до външни хотели или места за кетъринг, така че присъстващите на конференцията да не трябва да пътуват твърде далеч, за да се придвижват от едно събитие на конференцията до друго.
Помислете за регистрацията на участници
Помислете за най-добрия начин за участниците да се регистрират за тази конференция и как ще потвърдите регистрацията им. Може да искате да разгледате създаването на значки или етикети с имена за присъстващите. Докато преминавате към регистрация, не забравяйте да прегледате и актуализирате ръководството за планиране.
Ако се очаква дадено събитие да привлече големи тълпи, тогава системата за онлайн регистрация на конференции е правилният начин. Системата може обработвайте плащания, проследяване на регистрации и организиране на друга подходяща информация и помощ при генериране на отчети и списъци на присъстващите.
Изложители и конферентни изложбени зали
Изложбените площи са често срещана характеристика на конференциите, като предоставят възможност на спонсори и доставчици да наемат пространство за популяризиране на своите продукти и услуги. Това също е възможност за домакина на конференцията да донесе приходи, ако експонатът е ефективно популяризиран и добре приет. В зависимост от размера на вашата конференция, управлението на изложителите и изложбената зала ще изисква допълнително време и ресурси, така че планирайте съответно.
Както беше отбелязано по-горе, системите за регистрация на онлайн конференции са най-добрият начин за проследяване на регистрациите, така че ако очаквате голям брой изложители, тогава помислете за включване на регистрация на изложител в регистрацията на присъстващи система. Изложителите ще се нуждаят и от следното:
- Значки за изложители
- Карта на конферентната изложбена зала с посочени номера на щандовете
- Ръководства за настройка и разрушаване на изложбен щанд
- Договори за изложбени щандове
- Списък на доставчиците на място, които са на разположение, за да ви помогнат с наем на експонати и услуги
Като организатор на конференции, вие ще отговаряте за наемането на охрана, за да гарантирате безопасността на материалите, намиращи се в изложбената зала.
Планирайте подробностите за конференцията
С поемането на някои от по-големите отговорности, като избор на място за конференция и регистрация на присъстващи, можете да пренасочите фокуса си към планиране на подробностите на конференцията. Както в случая с планирането на събитие от всякакъв характер, организирането е също толкова важно, колкото и вниманието към детайла.
Сега е моментът да извадите този дълъг списък със задачи за вършене, който сте събрали в началото на процеса на планиране на конференцията. Прегледайте списъка и направете промени или допълнения, ако е необходимо, за да отразите най-новите задачи и отговорности. След това поставете тези елементи в хронологичен ред, като започнете с елементи, които могат или трябва да бъдат завършени много по-рано. Например:
- Резервирайте блок от хотелски стаи
- Резервирайте изложбена зала
- Проучете онлайн системи за регистрация на конференции
- Планирайте маркетингов план за конференция
Започнете от началото и продължете оттам. За всеки детайл, който трябва да се грижи, включва последващи действия, за да сте сигурни, че договорите са подписани и получени. С наближаването на датата на конференцията вашите елементи за действие ще включват краткосрочни задачи като:
- Изберете цветова схема и декор
- Направете флорални аранжировки
- C менюто на маркуча
- Организирайте летищен транспорт за лектори или ВИП персони
Считайте вашето ръководство за планиране на конференция като свое ръководство за всичко, което е включено в планирането на конференция, независимо колко е малко. Това ръководство бързо ще се превърне в безценен инструмент, който не само ще ви държи организирани и в крак с графика но ще успокои нервите, тъй като голямата дата наближава и се питате дали не сте забравили нещо.
