Ориентирането на служителите към техните работни места и техните работни места е една от най-пренебрегваните функции в много организации. Ан наръчник на служителя и купищата документи вече не са достатъчни, когато става въпрос за посрещане на нов служител във вашата организация.
Най-честите оплаквания за нов служител ориентация са, че е непосилно, скучно или че новият служител е оставен да потъне или да плува. Служителите се чувстват така, сякаш организацията им е изсипала твърде много информация, която е трябвало да разберат и приложат за твърде кратък период от време.
Резултатът често е объркан нов служител, който не е толкова продуктивен, колкото би могъл да бъде. Той също така е по-вероятно да напусне организацията в рамките на една година. Това е скъпо както за работодателя, така и за служителя. Умножете това по броя на служителите, които наемате всяка година, и цената на оборота става значителна.
При продължаващата криза на работната сила, развиването на ефективно ориентиране на служителите продължава да бъде от решаващо значение. Изключително важно е новите програми за наемане да бъдат внимателно планирани, за да образоват служителя за ценностите и историята на организацията и за това кой кой е в организацията.
Една добре обмислена програма за ориентиране, независимо дали продължава един ден или шест месеца, ще помогне не само за задържането на служителите, но и за увеличаването на производителността на служителите. Организациите, които имат добри програми за ориентиране, насочват новите хора да работят по-бързо, имат по-добро съответствие между това, което правят служителите и това, което организацията има нужда от тях, и имат по-ниски нива на текучество.
Цели на ориентацията
Работодателите трябва да осъзнаят, че ориентацията не е просто хубав жест, направен от организацията. Той служи като важен елемент от посрещането на новите служители и организационната интеграция.
За да намалите началните разходи
Правилната ориентация може да помогне на служителя да навлезе много по-бързо, като по този начин намали разходите, свързани с изучаването на работата.
За намаляване на безпокойството
Всеки служител, когато бъде поставен в нова, странна ситуация, ще изпита безпокойство, което може да попречи на способността му да се научи да върши работата. Правилната ориентация помага за намаляване на безпокойството, което е резултат от навлизането в непозната ситуация и помага предоставя насоки за поведение и поведение, така че служителят да не изпитва стрес от отгатване.
За да намалите текучеството на служители
Текучеството на служителите се увеличава, тъй като служителите смятат, че не са ценени или са поставени на позиции, където не могат да вършат работата си. Ориентацията показва, че организацията цени служителя и помага да се осигурят необходимите инструменти за успех в работата.
За да спестите време на супервайзера
Просто казано, колкото по-добра е първоначалната ориентация, толкова по-малка е вероятността ръководителите и колегите да отделят време обучение на служителя. Можете ефективно и ефикасно да обхванете всички неща за компанията, отделите, работна среда и култура по време на ориентация. Тогава мениджърът и колегите ще трябва само да затвърдят тези концепции.
Да развиете реалистични очаквания за работа, положителни нагласи и удовлетворение от работата
Важно е служителите да научат възможно най-скоро какво се очаква от тях и какво да очакват от другите, в допълнение към научаването за ценностите и нагласите на организацията.
Докато хората могат да се учат от опита, те ще направят много грешки, които са ненужни и потенциално вредни. Основните причини, поради които програмите за ориентиране се провалят: Програмата не е планирана; служителят не е бил запознат с изискванията на длъжността; служителят не се чувства добре дошъл.
Ориентацията на служителите е важна – ориентацията осигурява много предимства и можете да използвате обратната връзка от участващите служители, за да направите вашите ориентации още по-добри.
Всички нови служители трябва да завършат нова програма за ориентиране на служителите, която е предназначена да им помогне приспособяване към техните работни места и работна среда и за внушаване на положително работно отношение и мотивация у начало.
Обмислената нова програма за ориентиране на служителите може да намали текучеството и да спести на организацията хиляди долари. Една от причините хората да сменят работата си е, че никога не се чувстват добре дошли или част от организацията, към която се присъединяват.
Какво трябва да включите в процеса?
Най-важният принцип, който трябва да предадете по време на ориентирането, е вашият ангажимент за непрекъснато усъвършенстване и непрекъснато учене. По този начин новите служители се чувстват комфортно да задават въпроси, за да получат информацията, която трябва да научат, да решават проблеми и да вземат решения.
Добре обмисленият процес на ориентиране изисква енергия, време и ангажираност. Въпреки това, обикновено се изплаща за отделния служител, отдела и организацията. Един такъв пример е успехът на окръг Мекленбург (Северна Каролина) в обновяването на програмата за ориентация на служителите.
Работодателят искаше да оправдае кредото си, че служителите са най-големият ресурс на организацията. През 1996 г., като част от по-голяма инициатива за препроектиране на услугите, за да отговарят на нуждите на клиентите, персоналът на отдела за човешки ресурси на окръг Мекленбург взе интелигентно решение. Те гледаха на новите служители като на част от своята клиентска база и питаха клиентите си какво искат.
Служителите бяха попитани какво искат и имат нужда от ориентация. Те също бяха попитани какво им харесва и какво не в ориентацията. Новите служители бяха попитани какво искат да знаят за организацията. Освен това висшите мениджъри на организацията бяха попитани какво според тях е важно да научат служителите, когато се присъединяват към окръжната ведомост.
Използвайки обратната връзка, събрана от служителите, обучителният персонал на Мекленбург за първи път осъзна, че задоволяването на нуждите на служителите изисква повече от половин ден обучение. Доверяване на обратната връзка на служителите, обучителите изработиха еднодневна ориентация, която даде на служителите това, което те казаха, че искат, и това, което висшето ръководство смята, че служителите трябва да знаят.
По същество миксът за ориентация сега включва по-малко вълнуващите теми като W-2s и различни политики и процедури, но също така включва подробности, които позволяват на служителя да разбере нещо за организацията.
Нуждаете се от повече за това как да планирате ориентация на служителите, която е полезна и забавна?
Ключови въпроси за планиране
Професионалистите по човешки ресурси и преките мениджъри първо трябва да обмислят ключови въпроси за планиране на ориентацията на нови служители, преди да приложат или преработят текуща програма. Това са ключовите въпроси, които трябва да зададете.
- Какви неща трябва да знаят новите служители за тази работна среда, за да се чувстват по-удобни?
- Какво впечатление и въздействие искате да имате в първия ден на нов служител?
- Какви ключови политики и процедури трябва да знаят служителите през първия ден, за да избегнат грешки през втория ден? Концентрирайте се върху жизненоважни въпроси.
- Какви специални неща (бюро, работна зона, оборудване, специални инструкции) можете да осигурите, за да накарате новите служители да се чувстват комфортно, добре дошли и сигурни?
- Какъв положителен опит можете да предоставите на новия служител, който тя да обсъди със семейството си в края на първия работен ден? Опитът трябва да е нещо, което да накара новия служител да се почувства ценен от организацията.
- Как можете да помогнете на ръководителя на новия служител да бъде на разположение на новия служител в първия ден, за да предостави лично внимание и да предаде ясно послание, че новият служител е важно допълнение към работата екип?
Как да дадете най-доброто от себе си за нов служител
Тъй като първите впечатления са от решаващо значение, ето няколко съвета как да покажете най-доброто от себе си. Забавлявай се. Концентрирайте се само върху много важните теми от наръчника. Играйте някои игри - това може да помогне на хората да се научат. Игрите включват:
Photo Match: след обиколката. На всеки служител се предоставят снимки на други служители и списък с имена. Целта е името да съответства на лицето.
Търсене на подписи: Докато служителите обикалят съоръжението, дайте им лист хартия с имената на няколко сътрудници, с които ще се срещнат. След това те са помолени да получат подписите на хората, които срещат. Служителят, който получи най-много подписи от различни нови колеги, получава награда.
Други игри, които се отнасят до това, което служителят е научил по време на ориентирането, също са ефективни уверения, че ориентирането е успешно.
Стъпки за посрещане на новия служител
- Започнете процеса, преди новият човек да започне работа. Изпратете дневен ред на новия сътрудник с писмото с оферта, така че служителят да знае какво да очаква. Поддържайте връзка, след като той или тя приеме позицията, за да отговаря на въпроси. Уверете се, че работното място на новия човек е готово за първия работен ден.
- Уверете се, че ключовите колеги знаете, че служителят започва и ги насърчете да дойдат да кажат „здравей“, преди да започне ориентирането. А поздравително писмо за нов служител с дневен ред позволява на колегите да поддържат връзка с новия служител и нейния график.
- Назначете наставник или приятел, за да разведете новия човек, да го представите и да започнете обучение. Уведомете наставника достатъчно, за да може да се подготви. The менторските отношения трябва да продължат за 90 дни и може да продължи много по-дълго, ако двойката създаде страхотна връзка. Много връзки продължават с години и дори могат да се превърнат в спонсорство.
- Започнете с основите. Хората стават продуктивни по-рано, ако са здраво стъпили на основните познания, от които се нуждаят, за да разберат работата си. Съсредоточете се върху защо, кога, къде и как на позицията, преди да очаквате от тях да се справят със задачи или големи проекти. Не ги затрупвайте с твърде много информация.
- Предоставете примери за това как да попълвате формуляри и длъжностната характеристика на лицето с пакета за ориентиране.
- Забавлявай се. Концентрирайте се само върху много важните теми от наръчника. Играйте някои игри - това може да помогне на хората да се научат.
- Предоставете списък с често задавани въпроси с лице за контакт и телефонен номер или разширение.
- Планирайте да заведете новия служител на обяд или помолете други да се присъединят към новия служител в столовата или в конферентната зала с други членове на отдела. Първият работен ден не е денят, в който да оставите новия служител сам по време на обяд.
- Това е добър момент за ръководителя да заведе служителя на обяд, да включи други колеги и да се увери, че служителят е спокоен. Това също е отлична среда, в която служителите могат да се опознаят един друг и новия колега.
- Имайте предвид семейството на новия човек. Новата работа означава адаптация за цялото семейство, особено ако са се преместили. Направете каквото можете, за да облекчите прехода и да им помогнете да се чувстват комфортно в общността.
- Поискайте обратна връзка. Разберете от бившите нови служители как са възприели процеса на ориентация и не се страхувайте да правите промени въз основа на тези препоръки. Можете да изпратите оценка две до четири седмици след като служителят е започнал и да попитате: Сега, след като работите известно време в компанията, ориентацията към новия служител отговаря ли на вашите нужди?
След като служителят е работил за вас известно време и той разбира какво е трябвало да научи, но не е научил при ориентирането. В окръг Мекленбург, след техния процес на редизайн, един от обучителите, Алисън Бирбиглия каза: „Ние осъзнаваме, че трябва непрекъснато да подобряваме ориентацията, за да отговорим на променящите се нужди на нашите клиенти. Това, което работи сега, може да не служи добре на нашите служители следващия месец или следващата година."
Една ефективна програма за ориентиране – или липсата на такава – ще направи значителна разлика в това колко бързо новият служител става продуктивен и има други дългосрочни въздействия върху вашата организация. Краят на първия ден, краят на първата седмица, краят на всеки ден във вашата работа е също толкова важен, колкото и началото.
Помогнете на служителите си да почувстват, че искате те да се върнат на следващия ден, и на следващия, и на следващия.
Д-р Джудит Браун е програмен мениджър за политика и управление на ефективността в Naval Intelligence.
