Ключовият показател за ефективност (KPI) е стойност, използвана за наблюдение и измерване на ефективността. Въпреки че някои, като маржа на нетната печалба, са почти универсални в бизнеса, повечето индустрии също имат свои собствени ключови показатели за ефективност.
Някои примери за KPI
KPI са неразривно свързани със стратегическите цели на фирмата. Мениджърите използват индикаторите, за да преценят дали са на целта, докато работят към тези цели.
- Екипът по продажбите може да проследи новите приходи, общите приходи, привличането на нови клиенти, средния размер на сделката и размера на сделката, за да оцени напредъка към целите на корпоративните приходи.
- А екип за поддръжка на клиенти може да измерва средното време на изчакване за клиентите и процента на обажданията, които водят до положителна оценка след обаждане.
- Маркетинговата група разглежда приноса на генерираните от маркетинга продажби към общите приходи с течение на времето.
- Производствените зони на бизнеса измерват ефективността на процесите и различни показатели за качество.
- Отдели по човешки ресурси измерва текучеството на служителите наред с други свързани показатели.
Мениджърите и ключовите заинтересовани страни наблюдават тези показатели във времето и коригират плановете и програмите за подобряване на KPI в подкрепа на стратегическите цели на фирмата.
Изпреварващи и изоставащи индикатори
Разработването на показатели за ефективност е едновременно изкуство и наука. Целта е да се идентифицират мерки, които могат смислено да комуникират постигането на ключови цели.
Индикатори за изоставане
- Измерете ефективността в минал период. Финансовите показатели са класически примери. Както предупреждава стандартният отказ от отговорност, минало представяне не гарантира бъдеща възвръщаемост.
Водещи индикатори
- Съдържа насоки за бъдещи резултати. Например, увеличаването на поръчките за авточасти предполага увеличение на производството и продажбите на нови автомобили в близко бъдеще.
В повечето бизнеси целта е да има правилния баланс между водещи и изоставащи KPI.
Четири предизвикателства при разработването на KPI
Не е лесно да се разработи висококачествен набор от показатели за ефективност. Мениджърите и функционалните експерти работят заедно, за да обсъдят и обмислят правилния набор от мерки и тяхната относителна важност - и има клопки.
- Ако стратегията и основните цели на фирмата не са ясни, неговите показатели обикновено се фокусират изключително върху финансовите резултати. Прекаленото разчитане на финансовите показатели води до небалансирана и непълна представа за здравето на бизнеса.
- Мерките, считани за важни от една област на бизнеса, може да не се разглеждат като важни от други.
- Ако възнаграждението е обвързано с ключови цели на показателите за изпълнение, в процеса се вграждат конфликти на интереси и значителни пристрастия.
- Точното измерване и отчитане на индикатори може да бъде трудно или невъзможно, ако вътрешната система за отчитане, която да ги поддържа, не е въведена.
Здравословният процес за идентифициране и прилагане на ключови показатели за ефективност включва изискване мениджърите и другите сътрудници редовно да преразглеждат и преразглеждат мерките. Този процес на фина настройка изисква време и старание от всички страни.
Проектиране на KPI
Когато избирате кои KPI ще предложат най-ценните бизнес прозрения, задайте няколко въпроса, за да останете фокусирани:
- Тези KPI произлизат ли от валидна стратегия?
- Лесни ли са за разбиране?
- Актуални ли са не само сега, но и във времето?
- Ясно ли са дефинирани?
- Точно ли отразяват бизнес процеса?
- Включват ли фактори или количества, които бизнесът може напълно да контролира или да влияе?
- Фокусират ли се върху подобрение?
- Предлагат ли бърза обратна връзка?
KPI са по-полезни, когато разкриват тенденции във времето, вместо да вземат един KPI изолирано. Поддържането им на точни, прости и уместни може да възнагради бизнеса с полезни прозрения и насоки.
Правилно използване на KPI
Правилно разработената и внедрена програма за KPI включва редовни процеси на преглед, по време на които мениджърите и другите заинтересовани страни оценяват значението на резултатите. Колкото и положителен да е даден показател, той трябва да бъде анализиран и оценен, за да се повтори или дори да се засили представянето.
Нито едно число на KPI не обяснява как се е случила дадена ситуация или как да се подобри. Въпреки това, добре дефиниран набор от KPI може да включва числа, които сочат къде условията са се влошили и как могат да бъдат подобрени. Въоръжени с тези прозрения, членовете на екипа могат да предприемат действия за укрепване на водещите индикатори и стимулиране на подобрени бъдещи резултати.
Лесен начин да проверите дали KPI може да се използва правилно или предлага значими данни е да го поставите през SMARTfilter. Всеки KPI трябва да има:
- Специфична цел
- Начин за измерване на напредъка на целта
- Постижими, реалистични цели
- Уместност към бизнеса
- Времева рамка, която има смисъл за компанията
Долния ред
KPI са много подобни на инструменти, които измерват температура и барометрично налягане. Да знаете, че температурата се е повишила или понижила, може да е интересно, но по-важно е да знаете дали бурята е неизбежна. KPI работят заедно, за да предоставят по-пълна картина.
