Една добре изградена програма за предлагане на служители – стартирана с организационен ангажимент, яснота и непрекъсната комуникация – може да има положително въздействие върху крайния резултат на компанията и да влее в служители с мотивация и ентусиазъм.
Лошо замислена, набързо стартирана, недефинирана програма за предлагане на служители може да отблъсне хората и да породи лоша воля, цинизъм и неразбиране. Това е съдбата на много програми за предложения за служители, стартирани необмислено чрез кутия за предложения за служители. Така че първо планирайте.
Вашата компания има ли нужда от кутия за предложения?
Преди да стартирате програма за предлагане на служители, вземете предвид вашата корпоративна култура. В момента получавате ли свежи и обмислени идеи?
Ако предложенията на служителите вече изплуват на повърхността на срещите на персонала и в непринуден разговор, повече неформалните методи за култивиране на нови идеи се изискват след това пълноценна програма за предлагане на служители или кутия за предложения. Например:
- График ведомствени брейнсторминг сесии.
- Генерирайте идеи за конкретни теми по време на вашата седмична среща на персонала.
- Определете месечен обяд за всеки служител, за да представи поне една идея.
- Помолете мениджърите да донесат три идеи за служители на всяка среща на мениджърите.
Ако трябва да се справите по-добре, започнете с въпроса а твоята култура задушава идеите? Вашата програма трябва да елиминира или заобиколи тези препятствия, преди да започнете, или всяка програма за предлагане на служители е обречена на провал.
Как да създадете екип за преглед
Успешните програми за предложения за служители изискват управление. Настройте a междуфункционален екип със силата да изпълнява предложенията, които получава. Екипът трябва да прегледа предложенията и да потвърди получаването им в рамките на 48 часа. Ако този екип се състои от всички мениджъри или всички директори, това може да се възприеме като извън контакт или блокиране на промяната. Така че хората в него трябва да имат желание да се променят и да питат „защо не“, а не „защо“?
Всички отдели, особено финансите, трябва да бъдат представени. Ако мениджърите или директорите преглеждат предложенията, направете прегледа част от редовно планирана среща, като предложенията се разпространяват и разглеждат предварително. Ако кръстосано функционален екип от служители е вашето избрано превозно средство за преглед на предложения, the избор на членове на екипа за преглед на предложенията трябва да включва позициите, които отразяват начина, по който бизнесът обикновено се осъществява във вашата култура.
Ако екипът се събира по-често от всеки месец, става повече работа, отколкото хората обикновено са готови да свършат. Ротирайте членовете на този екип 4-6 пъти годишно, но не всички членове наведнъж.
Стъпки към успеха
Установете области за предложения: Задайте насоки за теми, отворени за предложения – освен ако не искате да насърчавате само неща като „поставете машина за сладолед в столовата“ или „оставете ни прибирайте се рано в петък." Те вероятно ще включват идеи, които засягат спестяване на разходи, качество, производителност, подобрения на процеси, генериране на приходи, и повишаване на морала.
Комуникирайте процеса на подаване и преглед: Споделете публично всички насоки и особено целите, които се опитвате да постигнете, като стартирате програма за предлагане на служители.
Изискване на подробности за изпълнението: Лесно е да пропуснете идея, така че изисквайте обяснение от предлагащия как смятат, че трябва да бъде изпълнена. Нямате нужда от пълен план за действие, а от повече от изречение или две.
Поискайте потенциално въздействие: Изисквайте „защо“ и „как“ идеята ще повлияе на компанията, включително анализ на спестяванията. Но поддържайте процеса прост. Не изключвайте служителите от самото начало с формуляр от три страници, който изглежда натоварващ.
Действайте по различен начин, когато това е работа на служителя: Служителите винаги трябва да мислят за начини да подобрят собствената си работа, без да се налага да я минават през екип за одобрение. Дайте на мениджърите начин да възнаграждават хората които измислят идеи, които трябва да бъдат приложени незабавно, но отговарят на целите на програмата за предложения.
Поставете служител начело: Определете администратор за програмата за предлагане на служители, който ще гарантира, че процесът се движи според обещанията и няма да бъде затънал от разбиване на морала неефективна комисия за преглед.
Определете шампион от висшето ръководство: Това придава доверие на програмата за предлагане на служители и кара предлагащите да се чувстват важни.
Награди и признание
Наградата за реализирани предложения трябва да бъде ясно дефинирана в предния край. Ако идеята за служители спестява пари на компанията, в много програми за предложения за служители служителят получава процент от спестените разходи. Тази награда може да се равнява на 5-20% от доказаните спестявания на разходи.
Признайте, че спестяванията на разходи са трудни за „доказване“, ако нямате добри числа, определящи процеса, преди предложението на служителите да бъде изпълнено. Често първата стъпка в прилагането на предложение за спестяване на разходи е да „измерете“ процеса за да сте сигурни, че знаете как се представя в момента.
Други, по-малко измерими идеи за процеси се нуждаят от определено стандартно възнаграждение. Често, какво е най-важното за служителя е признанието.
Наградите могат да включват стоки с логото на компанията, сертификати за подарък, обяд с мениджър на по избор на служителя, тримесечна вечеря с награди и точки към закупуване на по-скъпи артикули от каталози.
Наистина, като се има предвид трудността при измерване на резултата от много предложения на служителите, някои компании предлагат тези награди за признание дори когато идеите се добавят значително към крайния резултат. Това не е толкова мотивиращо, колкото служителят да получи част от спестяванията, реализирани през определен период от време.
Обратна връзка в програмата за предложения на вашите служители
Направете обратната връзка с хората с предложения частна, особено ако идеята бъде отхвърлена. В противен случай е малко вероятно хората да настояват, като предлагат необичайни предложения, които вероятно са най-плодотворни.
Когато предложение на служител бъде изпълнено и доведе до награда, публично признайте приноса на среща на персонала с разрешението на съответния служител. Освен това можете да публикувате предложението за служител, имената на служителите в екипа за внедряване и дадената награда.
В много организации предложенията изглежда изчезват в тъмна дупка, от която може да не излязат с месеци - гарантиран провал за програмата за предложения на служителите.
Поддържането на участниците в програмата за предложения на служителите в течение с напредъка на техните предложения е по-важно от предоставянето на бързи отговори на предлагащия. Служителите просто искат да знаят какво се случва с техните идеи.
Популярен подход за внедряване на предложение е включването на предлагащия във всеки екип за внедряване. Това също така поддържа направените предложения разумни. Като минимум, ако дадено предложение бъде прието, задайте времева линия за изпълнение, която предлагащият разбира.
Още насоки за успешна програма за предложения
Програмите за предложения за служители трябва да наблягат на качеството пред количеството на предложенията. Много програми насърчават обратното, причинявайки обезсърчение, когато не дават много добри резултати за инвестираните пари и време.
Не се препоръчват анонимни предложения за служители. Хората трябва да са готови публично да застанат зад идеите си. Това е типът на фирмена култура, която трябва да насърчавате за създаване на успешна организация.
Награждавайте не само служителите, които представят печеливши идеи. Награждавайте и признавайте мениджърите и надзорниците, които вършат най-добрата работа насърчаване на предложенията на служителите и излизане от пътя на напредъка.
Идеите за промяна на играта идват отвсякъде. Помислете дали да включите клиенти и доставчици също като предложения, особено когато вашата програма за предложения на служители узрява.
