Комуникацията е акт на споделяне и предаване на информация между две или повече лица. Той има толкова много компоненти и липсата на ефективна комуникация на работното място е нещо обичайно.
Ефективната комуникация изисква всички компоненти да си взаимодействат перфектно за „споделено значение“, любимо определение за комуникация. От особено значение е когато се задават въпроси и се отговаря. Ще намерите компонентите на ефективната комуникация и формите и употребата на въпроси, за да я подобрите.
Компоненти в комуникацията
Има пет компонента на всяка комуникация и шести, който е цялостната среда на работното място, в която се осъществява движението напред-назад.
Лицето, изпращащо съобщението
Изпращачът трябва да представи съобщението ясно и с достатъчно подробности, така че получателят да споделя смисъла с подателя по време и след комуникацията.
Контекстът за съобщението
Контекстът е начинът, по който съобщението се доставя от подателя на съобщението. Контекстът включва невербална комуникация като жестове, език на тялото, изражение на лицето и елементи като тона на гласа. По-голямата част от контекста за съобщение е наличен само когато получателят може да види и чуе подателя на съобщението. Емотикони/емотикони за имейл и незабавни съобщения, например, са лош заместител, тъй като подателят ги формулира без информация от получателя.
Друга част от контекста са емоциите, които са включени в комуникационния кръг. Подателят ядосан ли е? Безразличен ли е получателят към съдържанието на съобщението или се отнася с презрение към подателя? Нормалните човешки емоции влияят върху успешното споделяне на съобщението.
Лицето, което получава съобщението
The приемникът трябва да слуша внимателно и съсредоточено, задавайте въпроси за по-голяма яснота и перифразирайте, за да се уверите, че споделят значението си с подателя. Ако получателят се довери на подателя, шансовете за ефективна комуникация се увеличават. Например, слушател може да каже: „Мисля, че казахте, че се чувствате неуважени. Това ли е съобщението, което ми даваш?"
Методът на доставка, който избирате
Методът на доставка трябва да бъде избран въз основа на най-ефективната среда за предаване на смисъла на съобщението. Тъй като методите за комуникация са толкова разнообразни от зората на компютрите и мобилните устройства, решенията относно метода на доставка станаха по-сложни. Методът на доставка трябва да отговаря на комуникационните нужди както на подателя, така и на получателя, за да се получи споделено значение.
Комуникационните методи включват вербална комуникация, незабавни съобщения (IM), имейл, писма, знаци, плакати, видеоклипове, екранни снимки, телефони, бележки, формуляри, писмени документи, съобщения във Facebook, Face Time, и още. Тези методи ще продължат да се разширяват и очакванията на служителите за незабавна комуникация относно всичко, свързано с тяхната работа, ще продължат да растат.
Личната комуникация е нараснала по важност, особено за организационна информация, която може да изисква промяна, да осигури признание на служителите или да даде възможност за въпроси на място. Личната комуникация също е предпочитана, защото служителите имат достъп до друг компонент, контекста на съобщението.
Съдържанието на съобщението
Съдържанието на съобщението трябва да бъде ясно и представено и описано достатъчно подробно, за да бъде разбрано от получателя. Разберете, че ако съдържанието на съобщението резонира и се свързва на някакво ниво с вече поддържаните вярвания на получателя, то е най-ефективно.
Околна среда и комуникация
Горните компоненти на комуникацията насърчават споделения смисъл, когато работят заедно, за да предадат ефективно съобщение. Работната среда, в която се провеждат тези компоненти, също влияе върху комуникацията и дали комуникацията се получава. Така и въпросите, които задавате.
Когато задавате валидни въпроси, вие изграждате разбирателство и вдъхвате доверие. Въпросите формират друга част от основата за комуникация на работното място, която споделя значението между комуникаторите.
В работна среда, която набляга на откритата комуникация, участие на служителите, и общи цели, комуникацията е по-честа и по-ефективна. Но очакванията за значима комуникация поставят летвата по-високо на тези най-добри работни места. Така че дори и в висок морал, фокусирана върху служителите работна среда, служителите се оплакват, че не знаят какво се случва.
Поради всички компоненти и цялостната среда на индивидуалното работно място, комуникацията остава предизвикателство. Вековните въпроси за това кой трябва да знае какво и кога трябва да го знае никога не намират пълен отговор, за да задоволят почти никого.
Оплаквания на служители от твърде много информация, липсата на достатъчно информация и дори претоварването с информация ще продължат да резонират на работните места.
Долния ред
Никога няма да излекувате проблема с комуникацията на работното място. Но с ангажираност, внимателност и разбиране на компонентите на ефективността комуникация и подходящи въпроси, можете да увеличите ефективността както на вашите междуличностни и вашите комуникация на работното място.
