Изпълнителен бай-ин
Преди прилагането на каквито и да е най-добри практики за закупуване, трябва да има подкрепата на висши ръководители на компанията. Без участието на висши ръководители, включително главен изпълнителен директор и финансов директор, всякакви опити за разработване на стратегия за покупки от световна класа ще бъдат задушени от среден мениджмънт. Промените, които трябва да бъдат направени във всяка компания, трябва да бъдат подкрепени от висши ръководители, за да постигнат резултати.
Рационализиране на съществуващите данни
Всяка компания, която е доставяла данни за определен период от време, ще има база данни от доставчици които съдържат актуални, дублирани, неактуални и неверни данни. Ако вашата компания има няколко географски отделни отдела за покупки, нивото на неточност се умножава. За да бъде приложена стратегия за покупки от световна класа, трябва да има данни от всеки отдел за покупки актуализирани, за да отразяват текущите данни на доставчика и да бъдат рационализирани, за да се елиминират дублиращите се, неправилни и ненужни данни. Ползата от наличието на точни данни за вашата компания е, че позволява да се вземат прецизни решения. Позволява ви
Възползвайте се от програмите за стимулиране на доставчици
Нормално е компаниите да плащат на доставчиците възможно най-късно. Ако продавачът има договор за 45 дни, той никога няма да получи плащането си преди този 45-ти ден. За да насърчат компаниите да плащат сметките си преди договорената дата на договора, доставчиците предлагат отстъпки, отстъпки и други стимули. Но доставчиците са установили, че въпреки стимулите компаниите все още не плащат по-рано. Една теория е, че компаниите въвеждат условията за плащане в своите ERP система и забравете за него. Проверките се изрязват въз основа на тези данни и стимулите на продавача никога не се реализират. Една стратегия за покупки от световна класа трябва да включва тези отстъпки и компаниите трябва да се уверят, че приемат всички възможни стимули. В тези трудни икономически времена компаниите не могат да си позволят да пропуснат значителни отстъпки. Освен това преговорите с доставчиците трябва да включват и получаване на по-големи отстъпки за плащане при получаване на стоките или дори при предварително плащане.
Прилагане на оценка на доставчика
Добрата стратегия за покупки трябва да включва метод, чрез който се измерват доставчиците. Процесът на оценка трябва да включва не само ефективността на доставката, но и проследяване на по-малко очевидни показатели като недостиг или наддаване, качество на доставените артикули и ефективността на обслужване на клиенти на доставчика. Тези показатели не винаги могат да бъдат измерима стойност, но понякога показателят е субективен. Ако насоките на политиката се прилагат за субективна оценка, тогава всички доставчици могат да бъдат измерени еднакво. Не забравяйте да уведомите доставчиците, че се оценяват. Ако знаят, че клиентите им ги гледат, може би ще подобрят играта си.
Наемете професионалисти по закупуване
Толкова много компании вярват, че основните чиновнически умения са единственото предварително условие за позиция в отдела за покупки. Тази гледна точка е невероятно наивна, като се има предвид, че тези чиновници са отговорни за изразходването на огромни количества фирмени ресурси. Професионалистът по закупуване е ключът към внедряването на организация за покупки от световна класа. Уменията, необходими за организации за покупки от световна класа, включват познаване на бизнеса, за който купуват, аналитични умения, умения за преговори и междуличностни умения. Лишавайки вашия отдел за покупки от служители, запознати с тези умения, вашата компания може да се окаже обвързана с договори с грешни доставчици, за грешен материал и на грешна цена. организациите за закупуване включват познаване на бизнеса, за който купуват, аналитични умения, умения за преговори и междуличностни умения. Лишавайки вашия отдел за покупки от служители, запознати с тези умения, вашата компания може да се окаже обвързана с договори с грешни доставчици, за грешен материал и на грешна цена.
Намаляване на броя на доставчиците
Компаниите имат стотици доставчици, някои имат хиляди, много имат хиляди, дори десетки хиляди. Наличието на хиляди доставчици във вашата система не само изисква значително количество поддръжка, но може да бъде и изключително скъпо. Ако отдел за покупки поръчва артикули от двадесет различни доставчици всеки ден, това може да означава двадесет поръчки за покупка, които имат за изпращане, двадесет разходи за доставка, които трябва да бъдат платени, и двадесет разписки за стоки, които трябва да бъдат обработени, когато стоките пристигат. В допълнение към добавените разходи вероятно има спестявания, които не се реализират. Колко от тези двадесет доставчици продават същите или подобни продукти. Ако двадесетте доставчици бъдат намалени до пет, тогава разходите за обработка ще бъдат намалени и вероятно цената на материала е била договорена по-ниска.
Централизирано закупуване
Ако вашата компания има няколко географски разпръснати местоположения, може да мислите, че е невъзможно да приложите стратегия за покупки от световна класа. Разумно е компаниите да смятат общите си разходи за централна функция. Имайки централизирана организация за покупки, една компания може да прегледа общите си покупки и да избере доставчици, които могат да осигурят по-голямата част от артикулите на най-добра цена. Този сценарий няма да обхване всички елементи, използвани във всички местоположения и централната организация за покупки ще трябва да работи с местоположенията, за да идентифицира местни доставчици, които улесняват нуждите на дистанционното управление местоположение.
Получаване на максимума от доставчиците
Договарянето на споразумение с доставчик може да бъде дълго проточена афера, като нито една от страните не е доволна от резултата. Да имате лоши отношения с вашия доставчик в началото на договора не е начинът, по който работят организациите за покупки от световна класа. Доставчиците са важна част от вашата верига за доставки. Предоставените от тях материали се изискват на конкретни дати, така че поръчката ви да бъде изпратена до клиента на обещаната дата. Превръщането на вашия доставчик в партньор, а не просто в друг доставчик, ще ви помогне да гарантирате, че вашите поръчки са правилни и навреме. Преговорите с вашите доставчици трябва да се съсредоточат върху ползите от това да сте доставчик; показвайки им, че ако вие сте успешни, те ще бъдат успешни. Преговорите, които се фокусират върху наказателни клаузи и глоби за лошо качество и пропуснати дати за доставка, ще оставят продавача по-малко склонен да се приспособи към вашите изисквания.
Максимизиране на технологията
Има някои компании, които все още използват Rolodexes, заявки за закупуване на хартиен носител и извикват своите поръчки за покупка на доставчици. Повечето имат някакъв софтуер за закупуване, дори ако е електронна таблица в Excel, който проследява поръчките и общите разходи. С въвеждането на софтуера за планиране на ресурсите на предприятието (ERP), компаниите са в състояние да интегрират своите отдели за покупки в своята верига за доставки, за да се възползват от данните в реално време. Това обаче е мястото, където много компании спират. Стратегиите за закупуване от световна класа отиват по-далеч, за да извлекат ползите, предлагани им от техните ERP системи. Компаниите могат да приемат техники за работен процес в рамките на своите ERP системи, за да автоматизират одобренията и плащанията, като по този начин намалят времето, което трябва да се намеси на персонала по покупките. Данните, които се произвеждат от хиляди транзакции за покупка, могат да се използват в хранилища за данни, за да помогнат на професионалистите по закупуване с показатели при оценка на доставчици и договаряне на договори.
