Независимо дали сте стартиране на бизнес за планиране на събития за социални събития, бизнес събития или комбинация от двете, трябва да знаете как да таксувате за услуги.
Няколко фактора влизат в определянето на вашата ставка, включително планиране на събитие и оперативни разходи, заплати и печалби. Тарифите варират в зависимост от това къде управлявате бизнеса си, типовете проекти, които поемате, и това, което пазарът е готов да плати.
Начини, по които организаторите на събития структурират таксите си
Ако искате да започнете бизнес на непълно работно време или дори на пълен работен ден, има приблизително пет начини за структуриране на вашата такса за събитие и цитирайте вашите такси на вашите клиенти:
- Фиксирана такса за проект
- Процент на разходите
- Часова ставка
- Процент от разходите плюс почасова ставка
- Комисионни цени
За следващите обяснения и примери нека приемем, че искате да печелите средно $75 на час за вашите услуги.
Такси въз основа на фиксирана ставка за проекта
Много клиенти предпочитат да знаят колко ще струва даден проект, включително всички такси.
Фиксираните такси за проекти обикновено се използват за пакетирани събития, като тези, открити при спортни маркетингови програми, и могат да се изчисляват на база на човек с много уговорки и предупреждения. При този сценарий клиентът може да сключи договор директно с организатора на събитието за координиране на цялата логистика, кетъринг, място, разходи за настаняване и т.н.
Да приемем например, че сте наети да организирате еднодневна историческа обиколка на града за 15 гости. Вашият клиент иска да посочите фиксирана такса за транспорт, частен екскурзовод, обяд и всякакви/всички входни такси до местата. Въпреки това, те също така искат да предоставите разбивка на високо ниво на всяка разходна позиция.
Като организатор на събития, за да предложите това, трябва да излезете с фиксирана такса, като определите колко ще струват всички аспекти на проекта. Трябва да договорите и изчислите цената на всички услуги, включително вашето време, и да цитирате обща сума за разходите.
Това поставя отговорността за управление на бюджета директно върху вас и изисква предвиждане на различни сценарии, при които обстоятелствата могат да се променят. Ваша отговорност и риск е да идентифицирате необходимите депозити, да плащате за всички услуги и да носите отговорност за всички споразумения за услуги.
Такси въз основа на процент от разходите
Средно организаторите на събития трябва да таксуват между 15-20% от общата цена на събитието като част от таксата си. В зависимост от сложността на програмата и времето, необходимо за планиране и изпълнение на дадено събитие, понякога това е достатъчно, за да покрие цялата цена на планиращия и източника на печалба.
Да предположим например, че ви наемат да организирате частна вечеря в изключителен ресторант за 40 гости със средно $175 на човек. Нека изчислим, че ще ви отнеме общо 15 часа, за да се срещнете с вашия клиент, да планирате, да присъствате и да завършите всички последващи действия по това събитие. Ако таксувате ставка от 18% от общите разходи, ще спечелите само малко повече от целевата си часова ставка от $75/час:
$175 x 40 гости = $7000 x 18% = $1260
15 часа x $75/час = $1125.
Ако клиентът сключва договор директно с вас за всички услуги, междинната сума за разходите за събитието за клиента ще бъде общо $8 260.
Такси на базата на почасова ставка
Някои клиенти предпочитат организаторът на събития да цитира почасова ставка за услуги и да оцени общия брой часове за управление и изпълнение на дадена клиентска програма. Може да изглежда подобно на фиксираната ставка за проекта, но позволява повече гъвкавост от страна на двете страни, за да се приспособят към промените, които може да са необходими по пътя.
Много организатори на бизнес събития таксуват услугите на час. Това позволява на клиента да знае точно колко ще струва наемането на вашите услуги и му позволява да изчисли разумен бюджет. Често причината за това е, че клиентът иска да се справи по-добре с всякакви неочаквани разходи.
Винаги помнете да определяте внимателно параметрите около очакванията, така че и двете страни да са съгласни какви услуги ще бъдат предоставени. Като организатор на събития трябва да включите препратка към фактуриране за всички разумни бизнес разходи, които могат да бъдат направени.
Някои организатори на събития могат да увеличат оперативните разходи като доставка, коли под наем и други различни разходни елементи с до 15-20%. Ако го направите, трябва да разкриете такива надценки и да получите съгласие с клиента си предварително.
Що се отнася до почасовите ставки за планиране на събития, също е важно да определите колко често можете да таксувате за времето си.
Например, нека приемем, че клиент е да те наема през октомври за организиране на еднодневен семинар през март. Вашите услуги се сключват с договор за доставка и преговори за мястото, кетъринг услуги, A/V и допринасят за създаването на съдържание за ограничен брой комуникационни елементи (т.е. покани, дневен ред, формуляри за оценка и т.н.).
Вашият клиент също ви наема да осигурите управление на място. Вие установявате споразумение предварително, че ще таксувате за идентифицирани услуги по различно време и ще подавате фактури за всички услуги, извършени до момента на седмична, двуседмична или месечна база.
Съгласно това споразумение вие и вашият клиент трябва да изготвите подробна декларация за работа, която включва очакваните отговорности и на двете страни. След това можете да изчислите общ бюджет от толкова много часове плюс разумни разходи (изяснете какво могат да включват тези подробности).
Такси въз основа на процент от разходите плюс фиксирана такса/почасова ставка
Понякога ви наемат да организирате събитие и по някаква причина клиентът предпочита тарифа въз основа на процент от разходите. Това обаче не е достатъчно, за да покрие разходите за цялото ви време и услуги. В тези ситуации е разумно да представите таксите си като комбинирана цена в две различни категории.
Например, клиент ви наема да организирате събития, свързани с конференция. Вашата задача е да организирате две частни вечери и голф излет, всяка с 50 гости. Общата цена за тези комбинирани събития е приблизително $20 000, но това изисква около 60 часа от вашето време и сложността на този проект може да оправдае по-висок марж на печалба. Имайки това предвид, може да стигнете до окончателната си фиксирана такса и почасова ставка със следните изчисления:
Приблизителен процент на разходите:
$20,000 x 18% = $3,600
Прогноза за почасова ставка:
60 часа х $75/час = $4500
Почасов дефицит:
$3,600-$4,500 = -$900.
Ако стигнете до дефицит, както направихме в примера по-горе, можете да изберете да цитирате 15 часа за управление на логистиката на множество външни доставчици. Вашият цитат тогава може да отразява следното:
Междинни общи разходи за събитие: $23,600
Фиксирана такса: $1125 (на базата на 15 часа при $75/час)
При този сценарий ще трябва внимателно да определите дали сте преценили часовете си по подходящ начин (сметка за покриване на нестандартни оперативни разходи, като лично пътуване). Както се очакваше, малко клиенти са доволни да видят увеличения на разходите по-късно, освен ако не са посочени основателни причини.
Такси, базирани на комисионни
Друг начин, по който организаторите на събития могат да събират такси за услуги, е чрез осигуряване на пространство за събития чрез места, които предлагат комисионна ставка. Това са такси, които обикновено се предоставят на туристически агенти за резервация на билети, хотелски стаи и други форми на транспорт.
Например много хотели могат да разширят a комисионна ставка до 10% за стаи за гости и други разходи.
Въпреки че някои организатори на събития ще възприемат комисионните като източник на доходи за себе си, по-интелигентните клиенти могат да поставят под въпрос чувството за лоялност на организатора на събитието, когато комисионните са такива участващи. Поради тази причина много опитни плановици ще ограничат всякакви селекции за планиране, които включват комисионна ставка или договарят цени без комисионна за своите програми и предават този източник на спестявания директно на своите клиенти долната линия.
Освен това, някои клиенти може да са наясно, че съществуват комисионни и не очакват те да бъдат извън тях консултанти да фактурират, използвайки някой от другите идентифицирани методи за фактуриране, които сме очертали, и пак да плащат a комисионна ставка. Като цяло не се счита за добра форма от много организатори на събития по същество да „намалят двойно“ своя поток от приходи по този начин.
Ако приемате възложени ставки, най-добре е да не начислявате такси на клиентите си за вашите услуги, като използвате алтернативни методи за таксуване.
Има сценарии, при които комисионните ставки наистина имат най-голям смисъл, като например по-малка организация с нестопанска цел или асоциация, която може да наема вашите услуги за членско събитие или среща и по-голямата част от таксите се плащат директно от присъстващите, а не от организация.
Друг сценарий може да бъде, ако вашият клиент купува подаръци за клиенти от вас и можете също да предлагате услуги за разпространение на промоционални артикули. В такъв случай просто преговаряйте за промоционалните артикули и не таксувайте услугите си на почасова база, освен ако вашият клиент не е запознат с всички такси предварително.
