Входящите телефонни обаждания могат да изядат много време и сериозно да намалят продуктивността ви, като ви откъснат от други задачи. Но както ги има начини за обработка на изходящи телефонни обаждания което ще подобри вашето управление на времето, има начини да намалите времето, което отделяте за входящи повиквания. И можете да го направите, без да нагрубявате човека, който ви се е обадил. Тези съвети за отговаряне на телефона ще ви направят по-ефективни и продуктивни.
Отговорете с подходящ работен телефонен поздрав
Например, когато отговаряте на телефона, кажете нещо като „Cypress Technologies, Сюзън говори. Как мога да ви помогна?" Това не само позволява на обаждащия се да разбере, че е достигнал до бизнес, но го натоварва да отговори на въпроса, спестяване на време на празен чат или проучвателни въпроси като „Това Cypress Technologies ли е?“
Мислете и приоритизирайте, докато говорите
Сега ли е най-добре да се обработи обаждането или по-късно? Много от телефонните обаждания, които фирмите получават, са бързи запитвания, на които се отговаря лесно, като например „Колко късно сте отворени?“ Но други включват по-сложни и отнемащи време отговори. Ако случаят е такъв, кажете го на обаждащия се и попитайте кога е удобно да му се обадите обратно, за да го обсъдите.
Използвайте перифразиране и обобщение
Ако говорите с някого по телефона, който изглежда иска да поговори или да се отклони от темата, кажете нещо като: „Така че това, което чувам да казваш, е...“ или "Така че ключовите моменти са..." или "(Вмъкнете резюме) справедливо резюме ли е на това, което казахте?" Трудно е да си бъбрив с някой, който отказва чат.
Затворете всяко обаждане с резюме на действието
Въпреки че в повечето случаи това ще отнеме само секунди, може да ви спести много време, като избегне грешки и необходимостта от повторна проверка. Например, след разговор, по време на който сте уредили среща с клиент, може да кажете: „Добре. Ще се срещна с вас в офиса ви на адрес (посочете местоположение) в 10 сутринта утре и ще прегледаме пробите заедно."
Дръжте панел за съобщения до телефоните
Това е добре не само за управление на времето и да останете фокусирани по време на разговора, но също така е полезно за управление на времето по-късно, ако трябва да намерите или прегледате подробностите за определен разговор.
Дайте на клиенти и клиенти опция за имейл
Като се има предвид опцията, всеки клиент ще избере имейл вместо телефонно обаждане. Уверете се, че имейл адресът на вашата компания е на видно място на вашите визитни картички и на уебсайта ви. Ако имате техните имейл адреси, изпратете имейл до настоящите си клиенти и клиенти, като споменете опцията за имейл и я представите като начин за подобряване комуникация.
Използвайте технологията, за да управлявате времето си на телефона
Като минимум вашият бизнес трябва да има гласова поща. Настройте ги с подходящи бизнес скриптове и ги използвайте, за да отговаряте на телефона вместо вас, когато сте извън офиса или трябва да работите върху нещо без прекъсване. След това насрочете време за отговаряне на тези телефонни съобщения всеки ден. Ще спечелите ценно време, като групирате телефонните обаждания заедно.
Накарайте човек да отговори на телефона
Като каза това, важно е да не разчитате твърде много на технологията. Получаването на машина – или още по-лошо, система за автоматизиран интерактивен гласов отговор (IVR) – през цялото време е истинско прекъсване, което ще ви струва работа, когато хората не си правят труда да оставят съобщения или да се обаждат обратно. Ако отговарянето на входящи телефонни обаждания ви отнема твърде много време през деня, помислете за наемане на рецепционист или професионален телефонен секретар да отговаря на телефона вместо вас. Цената на някой друг да го направи може да бъде повече от компенсирана от увеличаването на вашата производителност и по-добрите продажби.
Вземете отделна бизнес линия у дома
Ако управлявате домашен бизнес, трябва да имате втори телефон само за бизнеса със собствена гласова поща. Това не само е по-професионално, но и ще ви спести времето, необходимо за разглеждане на съобщения и определяне кои от тях са свързани с бизнеса.
Съхранявайте писмен сценарий за често задавани въпроси
Имайте под ръка кратък документ с ЧЗВ за най-честите въпроси, които получавате по телефона. Това спестява време на вас и вашите служители, ако не им се налага да търсят отговори или да мислят как да отговорят на конкретна заявка.
Овладейте своя телефон
Не забравяйте, че телефонът трябва да бъде бизнес инструмент, а не натрапчиво пилеене на време, което управлява работния ви ден. Обработката на вашите входящи телефонни обаждания според тези съвети за управление на времето ще ви помогне да бъдете по-ефективни, да подобрите своя производителност и върнете телефона си на правилното му място - помагайки ви да управлявате бизнеса си, вместо да управлявате вас дрипав.
