Управлението на документи е процесът на работа с документи по такъв начин, че информацията да може да се създава, споделя, организиран, и съхранявани ефективно и подходящо. Като такова, научаването как да създадете система за управление на документи е от решаващо значение за бизнеса.
Много фирми се занимават с информация от голямо значение, която трябва да се пази сигурна и поверителна или да има бърз достъп. В такива случаи безпроблемно работещата система за управление на документи е от съществено значение. Но дори ако вашият бизнес е от по-небрежен характер, все пак е важно да поддържате правилни записи за счетоводство и в името на ефективността.
Научете повече за това как да създадете система за управление на документи, която най-добре отговаря на нуждите на вашия бизнес.
Опции на системата за управление на документи
В наши дни повечето фирми работят удобно с цифрови документи и използват програми с функции за съхранение и управление. Няма недостиг на общ и специфичен за индустрията софтуер за управление на документи или приложения, специално предназначени да подобрят вашия бизнес
Много малки предприятия обаче трябва да се справят със смесица от старомодни данни на хартиен носител и електронни файлове, а в някои случаи делът на данните на хартиен носител е много по-голям.
Преобразуване на хартиени документи в цифрови формати
Едно решение на проблема със среда със смесени данни би било използването на система за изображения на документи, за да конвертирате всички документи на вашия бизнес в електронни файлове. В зависимост от типа данни и документи, с които работите, това може да е сравнително лесен процес или може да включва известна креативност и специализирани подходи.
Например малък магазин за търговия на дребно, който управлява разписки и инвентар, може да е в състояние да конвертира хартиени документи в цифрови електронни таблици с допълнителен труд за въвеждане на данни. Един зъболекарски кабинет, от друга страна, който пази записи за здравето на пациентите, фактуриране, рентгенови снимки и т.н., вероятно ще се нуждае от по-стабилен метод за преобразуване на многобройната си хартия файлове в цифрови формати, като наемане на подходяща за бизнеса услуга за сканиране на документи или закупуване на софтуер за сканиране, способен да прехвърля файлове с висока разделителна способност изображения.
Стъпки към система за управление на документи
Независимо дали работите само с цифрова среда или в хибридна среда с цифрови и хартиени документи, настройката на система за управление на документи включва три стъпки:
- Създайте план за управление на документи.
- Изпълнете плана за управление на документи.
- Следваме.
Първата стъпка е най-подробна, така че нека я разгледаме по-нататък.
Създаване на План за управление на документи
Първата стъпка включва отговор на тези четири въпроса:
Какви са правилата за създаване на документи?
Фактури, напомнящи писма за плащане, брошури за продажби, имейли, баланси, електронни таблици, отчети – всички фирми създават различни документи в хода на извършване и следене на бизнеса. И за да поддържат нещата организирани, всички фирми трябва да установят правила за създаване на документи.
- Има ли вътрешни шаблони за някои от вашите стандартни бизнес документи, като писма и фактури, и къде се намират?
- Има ли вътрешно ръководство за стил, което трябва да се следва?
- Трябва ли новите документи да бъдат с дата или време?
- Какви процедури трябва да се следват за споделяне или преглед на документи?
За някои малки фирми единствените точки, които имат значение, ще бъдат къде се намират шаблоните за различни бизнес документи и как да ги използвате. Но ако създаването на документи във вашия бизнес включва различни хора, които си сътрудничат, преглеждат или актуализират документи, ще трябва да отделите известно време, за да решите как трябва да се направят тези неща, за да се гарантира ефективност и последователност.
Google Docs е индустриален стандарт за съвместни проекти, тъй като предлага различни опции за контрол разрешения, преглеждайте редакции и по друг начин споделяйте един документ между множество хора с проверки за безопасност място.
Как ще се съхраняват документите?
Съществуват разходи, свързани със съхранението – най-големият от които, за повечето малки фирми, вероятно е цената на загубеното време, когато хората търсят документи. Така че въпросът е: Как ще се подават документите? Ключът към подаването на документи е да следвате добри практики за управление на файлове. От съществено значение е ясна, лесна за следване система.
Трябва също да знаете как ще архивирате документи. Как ще се справите с файлове, които са остарели или готови да бъдат преместени на заден план във вашата система за управление на документи?
В началото на всяка година, например, трябва да прегледате различните свързани с работата файлове на вашия компютър, премахване на тези, които вече не са актуални и създаване на нови папки, обозначени с година и тема, преместване на файлове като необходими. Можете да направите същото с хартиени файлове; не е трудно да премахнете стари документи от файлова папка и да създадете нова със „Стари“ в заглавието. Някои софтуери предлагат опции за автоматично архивиране.
„Съхранение“ в цифрова среда може да е базирано на облак или на локални сървъри, но за да съхранявате хартиени документи, ще ви трябва физическо пространство на място, или - както много адвокатски кантори, за които са задължителни натрупани клиентски файлове - може да се наложи да наемете единица за съхранение.
Как може да се опрости извличането на документи?
Този въпрос е сърцето на вашата система за управление на документи. Според някои оценки струва на една компания средно 120 долара труд, за да намери липсващ документ и 220 долара, за да го замени.
Още веднъж, добри практики за архивиране може да допринесе много за решаването на проблема. Ако зададете стабилни процедури и протокол, като например последователно следване на стриктни конвенции за именуване, например, документите ще бъдат много по-лесни за намиране.
И независимо дали сте едноличен търговец или собственик на бизнес със служители, трябва да създадете файл списък с местоположения, който ще напомня на потребителите къде отиват определени типове файлове и ще помага на хората да знаят къде намери ги. Не забравяйте да включите дали файлът ще бъде във вашата компютърна система, вътрешен сървър, в облак, или подадени на физическо място, като например шкаф за документи. Да предположим например, че използвате изображения, видео или дори хартиени снимки във вашия бизнес. Запис във вашия списък с местоположения на файлове може да бъде:
- Цифрови изображения/видео: компютър (или сървър)—устройство E:/снимки—файл в съответната тематична папка
- Хартиени снимки: картотека 3—Снимки—алфа по теми
Споделените мрежови или облачни устройства трябва да бъдат етикетирани според съдържанието, както и чекмеджетата на шкафа.
Как документите могат да бъдат направени и защитени?
Първата линия на защита за сигурността на документите е физическото осигуряване на бизнес помещения себе си. Всички фирми, дори домашните, трябва да имат инсталирани системи за сигурност.
Бизнесът може също така да се нуждае или да иска да инвестира в други устройства за сигурност, като решетки на прозорци, охранителни камери или патрулни услуги. Можете да прекарате цялото си време в създаване на пароли и криптиране на файлове в опит да защитите вашите електронни файлове, но няма голямо значение дали някой може просто да влезе и да ви открадне компютър.
Допълнителните мерки за сигурност на документите включват:
- Заключване на всички картотеки след работно време (и по време на обяд, ако не присъства надежден)
- Редовно архивиране на електронни документи, за предпочитане извън сайта, за да се предпазите от вашите бизнес данни унищожени от природни бедствия
- Ограничаване на потребителския достъп до определени документи, приложения и папки на споделени компютри
- Предотвратяване на кражби на служители чрез извършване на проверки на миналото и справки като част от вашия процес на наемане
Приложете и продължете
След като създадете своя план за управление на документи, като отговорите на въпросите по-горе, вие сте готови да го приложите. Уверете се, че целият ви персонал знае подробностите за системата за управление на документи на вашия бизнес и че всеки следва подходящите процедури, когато създава, съхранява и извлича документи.
Също така ще трябва да сте сигурни, че всеки, който има достъп и използва документи във вашата организация, ги следва, като последователно наименува и съхранява документите по подходящ начин. Редовна проверка на място, за да проверите дали определени файлове могат да бъдат лесно намерени и да се предпазите от неправилно попълване. Дори случайно невнимание може да провали цялата система.
Можете да настроите система за управление на документи за един ден, но последователното й внедряване във времето ще бъде ключът към нейния успех. Наградите са огромни - ще спестите много време и ще спечелите спокойствие.
Често задавани въпроси (ЧЗВ)
Коя е най-добрата система за управление на документи?
Няма единна система, която да работи за всички бизнеси навсякъде. Ключът е да разберете нуждите на вашия бизнес и след това да приложите най-подходящите практики. Някои фактори, които трябва да имате предвид, включват:
- Мащабът на вашите операции (колко документация ще се съхранява)
- Диапазонът от типове данни и информация, които трябва да управлявате
- Как се използват вашите документи и колко често трябва да се осъществява достъп до тях
- Необходими нива на сигурност
- Вашият бюджет – можете ли да наемете специализирана услуга или да закупите софтуер от висок клас или ще се справите сами?
Смята ли се SharePoint за система за управление на документи?
С една дума, да, но с едно предупреждение: продуктът на Microsoft Office не е специално създаден да работи като документ система за управление за малки предприятия и трябва да се внедри внимателно и правилно, за да се интегрира с вашия операции. SharePoint има способността да съхранява, защитава и управлява документи и включва функционалност за сътрудничество и архивиране.
