Когато за първи път стартирате бизнес, може да искате да запазите събраните разписки, за да приспаднете бизнес разходите върху вашия данък върху дохода и други. Необходима е по-добра система, когато е време да правите счетоводство, вместо да тъпчете всичките си бизнес разписки в чекмеджето на бюрото. Разбира се, откриването на неорганизирана маса от разписки може да създаде бъркотия от проблеми.
Поддържането на организирани бизнес разписки може да помогне на собствениците на фирми да наблюдават напредъка на своя бизнес, заедно с подготовката им за финансови отчети. Той също така помага за идентифициране на източници на доходи, следи разходите и подготвя елементи за данъчни декларации.
По-добра система
През годините е важно да се развие добро картотечна система за разписки. Например, това може да включва система за архивиране, която прави въвеждането на данни лесно и ви позволява да извлечете конкретна разписка, ако трябва да търсите конкретна по дата или категория.
Един пример за поддържане на организирани бизнес разписки е поддържането на поредица от папки с файлове, етикетирани по месец и година, като например „Разписки ноември 2017 г.“. Двете най-актуални папки с файлове могат да стоят на бюрото ви, така че когато събирате разписки за различните си кръгове, да е лесно да ги поставите в правилната месечна папка.
След това, когато правите вашите месечни записи на данни, можете да вземете съответната месечна папка с файлове и да сортирате бизнес разписките на купчини въз основа на техните класификации за данък върху дохода. Например можете да закрепите заедно всички разписки за софтуер, всички разписки за храна и развлечения заедно и всички разписки за разходи, свързани с автомобила. Когато приключите с въвеждането на данните, можете да поставите касовата папка за месеца на съответното място в чекмеджето на някой от вашите картотечни шкафове.
Ако сте бизнесмен с много разходни бележки, лесно е да промените същата система, описана по-горе, заедно с по-чести записи.
Правете копия или цифрови изображения
Ако се опитвате да преминете към „Безхартиен офис“, както повечето от модерния свят в наши дни, можете да сканирате разписки за разходи и да ги съхранявате с друга цифрова счетоводна информация. Някои от по-новите счетоводни софтуерни приложения, базирани на облак, имат мобилни приложения, които ви позволяват да направите снимка на разходна бележка от мобилен телефон и да я запишете в движение.
За тези, които извършват бизнес в Канада, са хартиени копия или цифрови изображения на разходни бележки в общи линии приемливи за Канадската агенция за приходите (CRA), при условие че са четливи. Ако не, CRA може да поиска да види оригиналните хартиени документи по време на одит или рутинно искане за документация. По този начин оригиналите винаги трябва да се съхраняват за предписаното време, което е средно за предложените шест години.
Облекчете данъчно-времевата тежест
Изплащането за това, че сте отделили време да организирате разходните си бележки, преди да ги подадете, е да направите данъчна декларация за вашия бизнес. От една страна, ще имате всичките си разписки, които ще служат като доказателство за удръжките на данъка върху доходите, свързани с бизнеса. От друга страна, след като вече сте сортирали приходите си по категории бизнес разходи, това означава, че всичките ви са подходящи разписките за всяка категория са готови за сумиране и ще направят попълването на вашата данъчна декларация за доходи бързо и лесно.
Забележка: В Канада, ако управлявате еднолично дружество или партньорство, вашите бизнес разходи се въвеждат във формуляра T2125, който е част от вашата данъчна декларация за личните доходи T1. Ако управлявате бизнеса си като корпорация в Канада, ще поискате вашите бизнес разходи във вашата декларация за корпоративен данък Т2.
Когато вашият данък върху дохода бъде подаден
Тъй като толкова много декларации за данък върху доходите вече се подават онлайн, вече не е обичайно или необходимо да изпращате разписките си за разходи, когато подавате своя данък върху дохода. Вместо това поставете всичките си съответни разписки за данъчната година в една папка, обозначена по година, като например „Данъчни разписки 2019“, и добавете папката към вашия шкаф за картотека, независимо дали е цифров или физически.
Ако някога имате спор с Канадската агенция за приходите, IRS или бъдете проверени, вашите разписки ще бъдат решаващо доказателство.
