Професионалните организатори на събития носят много шапки и поемат различни отговорности в зависимост от индивидуалните обстоятелства на събитието. Тази професия изисква уникален набор от умения — може да се наложи да бъдете многозадачен магьосник в една минута, а в следващата да сте експерт в решаването на проблеми, който може да разреши ситуация с лекота и ефективност.
Какво трябва да бъде едно бизнес предложение
Бизнес предложението за планиране на събитие е изчерпателен документ, който очертава услугите, които ще предоставите за дадено събитие. Това е вашата фирмена брошура, вашата маркетингова кампания и рекламна реклама, събрани в едно. Това бизнес предложение за събитие трябва да ви представи като опитен, квалифициран професионалист, който е уникално квалифициран да изпълни това събитие. Това трябва да ви отличава от другите организатори на събития и да ви утвърди като човек, на когото клиентът може да се довери.
Бизнес предложението за планиране на събития трябва да бъде добре написано, да съдържа подробности относно това какви услуги са включени в предложението (и кои не са) и илюстрирайте как ще проведете събитието, предоставяйки необходимите подробности, така че клиентът да може лесно да си представи какво представлявате предлагане.
7 неща, които да включите в бизнес предложение за планиране на събития
Неразделна стъпка в планирането на събития е изготвянето на стабилно бизнес предложение за планиране на събития, като знаете какво да включите, за да рекламирате услугите си и да осигурите бизнеса на клиента.
- Въведение в бизнеса: Представете накратко вашия бизнес за планиране на събития. Обсъдете своя опит, всякакви професионални сертификати и продължителност на бизнеса, подходящ опит и вашата конкретна ниша, ако имате такава.
- Описание на събитието: Осигурете общ обхват на събитието, включително подробности, които бяха обсъдени по време на първоначалното ви събитие среща с клиенти, като например цел на събитието, възможни дати, места за обмисляне, брой гости, и т.н.
- Услуги за планиране на събития, които ще бъдат предоставени: Бъдете много конкретни в този раздел, като посочите всички услуги, които ще предоставите за това събитие. Изброяването на артикули с точки или подзаглавия е много ефективно, тъй като това е лесен начин за клиента да види гамата от включени услуги. Избройте всички доставчици, които ще използвате, и всички услуги, които не са задължителни срещу допълнителна такса. Важно е да бъдете много подробни в този раздел, така че клиентът да има ясно разбиране какво е включено и какво е допълнително.
- Примери за вашата работа: Ако сте планирали събитие, подобно на това, което предлагате на този клиент, тогава това е вашият шанс да покажете тези умения. Включете снимки, скици, изрезки от новини или други визуални материали, които ще помогнат да нарисувате картина в съзнанието на клиента за това, което можете да направите. Това е чудесен начин да рекламирате бизнеса си с планиране на събития.
- Предложени разходи: Внимателно формулирайте всички разходи, свързани с планирането и изпълнението на това събитие. Форматирането на този раздел като поредица от стъпки ще преведе вашия клиент през всички фази на събитието, помагайки му да визуализира всеки аспект, докато се развива. Бъдете конкретни в рамките на обща категория разходи. Например, ако имате договорена позиция за кетъринг, разбийте отделните разходи за храна, като посочите сума на човек, необходимия брой сървъри и почасова ставка, разходи за наеми на маса, спално бельо и др скоро. Вместо да подготвяте предложение с една голяма цена в долната част, напишете подробно предложение, така че вашият клиент да може да разбере отделните разходи. Това е полезно по две причини: осуетява неизбежния „шок от стикера“, когато всички артикули са преброени и има висока цена в долната част и дава възможност на вашия клиент да реши дали цената на допълнителния час за коктейл си струва разход.
- Следващи стъпки: В долната част на вашето бизнес предложение за събитие включете всички подробности относно времето или следващите стъпки. Ако събитието има твърда дата, уверете се, че сте посочили, че подписан договор трябва да бъде получен до определена дата, за да можете да планирате и изпълните събитието. Посочете необходимия депозит и датата, до която трябва да бъде получен.
- Информация за връзка: Не забравяйте да включите вашата бизнес информация за контакт в долната част на бизнес предложението за събитието. Посочете вашия уебсайт, имейл адрес, телефонни номера, номера на факс и пощенски адрес. Прикачете и визитка към предложението си за лесна справка.
Как да последвате
След като изпратите на клиента вашето бизнес предложение за планиране на събития, свържете се с него, за да го уведомите, че предложението е на път. Кажете им, че ще се свържете с тях след няколко дни, за да видите дали имат въпроси. Дръжте линиите за комуникация отворени. Бъдете отзивчиви и осигурете лично внимание. Това е показател за това как правите бизнес и ще ви помогне да приключите сделката по професионален начин.
