Икономиката и други политически фактори оказаха огромно влияние върху начина, по който се провеждат бизнес срещите се възприемат и организаторите на събития са били изправени пред повишен натиск да намерят начини за избягване под средно ниво посещаемост на бизнес срещи и конгреси.
Дори в една развиваща се икономика, много пъти пътните разходи се възприемат като твърде високи за този тип събития и много професионалисти просто избират да се откажат. Въпреки промяната повечето компании и организации все още виждат важното въздействие на срещите. В днешната икономика организирането на успешни срещи може да означава фокус върху провеждането на местни и централизирани срещи, които постигнете по-ниски пътни разходи, но по-важното е, че това ще означава използването на тези десет съвета за увеличаване на броя на срещите посещаемост.
Правете напомнящи обаждания
След като бъдат изпратени първоначалните покани, направете напомняне и последващи телефонни обаждания до възможно най-много от поканените и отправете лична покана и им препоръчайте да присъстват на събитието. В исторически план проследяването по телефона драстично увеличава присъствието на бизнес срещи. Не забравяйте да говорите за предстоящото събитие на други бизнес събития. От уста на уста все още може да бъде чудесен начин да създадете шум, което ни води до следващия съвет.
Разпространете думата
Разпространете новината за вашето събитие навсякъде и навсякъде, включително местни публикации, национални публикации, публикации на членове, търговски публикации, лични бюлетини и всяка друга комуникация наличен инструмент. Не забравяйте да помислите какви инструменти достигат до вашата целева аудитория.
Популяризиране онлайн (фирмен уебсайт, социални медии и имейл)
Публикувайте подробностите за събитието на уебсайта на вашата компания. Популяризирайте събитието във вашия блог и месечен електронен бюлетин. Публикувайте подробности за събитието в социалните медии, където вашата целева аудитория е активна LinkedIn, Facebook и Twitter. Насърчете членовете на вашата организация да направят същото. Помолете ги да споделят връзката към събитието с техните връзки, приятели и последователи. Ако участвате в подходящи онлайн общности, като индустриалните форуми, рекламирайте събитието си в тези общности.
Включете покани навсякъде
Друг начин да разгласите бъдещите гости е да промъкнете покани да се присъедините към вас на вашите събития във всички ваши методи на бизнес комуникация. Добавете ред в имейл подписа си с връзка към вашия персонализиран уебсайт или покана за събитие. Ако имате гласова поща или онлайн съобщение за задържане, не забравяйте да включите информацията за предстоящото събитие в записано съобщение.
Използвайте вашата социална мрежа и тяхната мрежа
Социалните мрежи са за увеличаване на групата от хора, които смятате за приятели, клиенти, бизнес партньори и професионални познати. Получаването на присъствието, което търсите, е по-лесно, когато вашите присъстващи са насърчавани да доведат гост или бизнес партньор. И не предполагайте, че хората във вашата собствена мрежа вече знаят за събитието. Никога не боли да протегнете ръка и да им го напомните.
Включете гост лектор, който е равен
The цел, тема, тема и гост-лектори на срещата трябва да е подходящо, свежо и забавно. Един успешен начин за увеличаване на посещаемостта на бизнес събития е да привлечете популярни гост-лектори, особено ако работят в същата или свързана индустрия. Трябва също така да помислите за водещ, който ще бъде интерактивен и забавен.
Изберете страхотно място за събитие
Изберете ново събитие и интересно място за събитието. Независимо дали голямото привличане е избраният град или самото място, хората са по-склонни да посетят събитие, което е удобно и предоставя възможност да се насладят на страхотна атмосфера. Уверете се, че събитието е на удобно място за вашите присъстващи и помислете за други удобства като паркинг или обществен транспорт до мястото.
Бъдете креативни
Целта е едно събитие да бъде уникално. Предлагайте нови дейности; използвайте нов интерактивен формат по време на презентацията; постарай се да бъдеш оригинален. Бъдете внимателни към дневния си ред. Не използвайте традиционните раздавания в края, когато присъстващите са готови да си тръгнат. Помислете дали да не включите сесия за иновациите, която ангажира участниците чрез планирането на следващата ви конференция/събитие. Сесия, която е забавна и информативна, ще има положително въздействие върху посещаемостта на бъдещи събития. Направете сесия за мозъчна атака и върнете идеите обратно на вашия комитет за планиране за събитието през следващата година.
Изпратете анкети за обратна връзка
Независимо дали включвате сесия за мозъчна атака или не, увеличете бъдещия си успех, като изпратите анкети за обратна връзка след събитието. Винаги искайте бъдещи предложения за теми и дори конструктивна критика, тъй като получаването на тази обратна връзка е много полезно за планиране на бъдещи срещи и събития.
Например, някои хора предпочитат семинари сутрин, а други предпочитат програми следобед. Някои обичат вторник, а други четвъртък. Във вашата анкета за обратна връзка разберете какво харесват вашите участници и какво биха искали да видят на събитието. Проследяването е ключът към вашия маркетингов успех.
Слушайте и доставяйте
Винаги е важно да слушате нуждите на вашите участници и присъстващи, но ако поискате обратна връзка, не забравяйте да покажете, че слушате. Както се казва в старата поговорка, ние имаме две уши и една уста, така че трябва да слушаме два пъти повече, отколкото говорим. Винаги имайте предвид, че посещаемостта на вашето събитие може да бъде свързана с качеството на предишни събития, на които сте били домакин. Създайте си репутация на човек, който се вслушва в нуждите и желанията на вашите гости и изпълнява тези обещания.
