Балансирането на бюджета на събитието е едно от основните предизвикателства, пред които са изправени планиращите, а коренът на повечето парични проблеми може да бъде проследен до началните етапи на обсъждане. Винаги е най-добре да започнете да проектирате събитие около размера на наличните финансови ресурси, а не обратното. Прекарването само на няколко минути в разглеждане на бюджет не само ще ви спести пари или ще ги разпредели по-добре, но ще спести много време, като елиминира скъпите променливи.
Очертайте разходите за планиране на събития
Разходите могат да идват от широк спектър от източници, след като помислите за всички компоненти, включени в организирането на функция. Най-очевидните са разходите за кетъринг и наем на място, но списъкът само расте оттам. Работата е там, че пренебрегването дори на една категория разходи може да има катастрофално въздействие върху разходите ви на човек.
Разпитайте клиентите си
Като организатор на събития, вашата роля е да предоставите експертна помощ както при координирането, така и при финансовото управление на събитието. Имайте предвид, че вашите клиенти мечтаят за съвършенство и това лесно може да замъгли преценката им за фискално възможното. Времето за преодоляване на разликата между техния бюджет и очакванията е точно от самото начало. Често пъти е толкова просто, колкото да попитате правилното
Изградете основен бюджет за събитие
След като имате визия за събитието и оценка колко пари трябва да работите, най-накрая е време да структурирате бюджета. Важна стъпка тук е да кажете на клиентите си, че бюджетите за събития са „работещи чернови“, които е вероятно да се променят с постъпването на повече подробности. Не забравяйте, че много малко клиенти имат опит с разходите и таксите, свързани с колебанията в присъствието, така че е най-добре да изградите буферна зона от 10%, за да избегнете изчерпване на средства.
Изчислете таксите за организиране на събития
Разбира се, трябва да включите своя такси за планиране в бюджета и това може да е чувствителна тема за някои. Организаторите на събития имат няколко начина да таксуват услугите си, вариращи от директни такси до процентни комисионни. В крайна сметка всичко опира до намирането на среда, за която и двете страни могат да се споразумеят. Уверете се, че вашата структура на таксите е документирана в договор и я включете като разход във всички проекти на бюджета.
Намалете разходите за събитие
Рядко ще работите върху събитие, което има неограничен бюджет. Повече от вероятно ще стигнете до точка в процеса на планиране, където трябва да се вземат решения за намаляване на разходите. Това е мястото, където опитен организатор на събития може наистина да блесне в помощ на своите клиенти. Целта е да се определи кои опции правят най-голямо впечатление на гостите. Например, трябва ли да харчите по-малко за централни части, за да запазите гурме десерта? В някои случаи специалистът по планиране може да прегледа разходите и да предоговори или намали в области, където гостите никога няма да забележат.
Контролирайте аудио и визуалните разходи
Осветителното и звуково оборудване оказва голямо влияние върху представянето на вашето събитие, но също така оказва голямо влияние върху бюджета. Когато включите други AV разходи като проектори, достъп до интернет и видео услуги, не отнема много време тази категория да стане една от най-големите в бюджета ви.
Намерете евтини маркетингови опции онлайн
Маркетингът е друг разход, който може да нарасне експоненциално, ако не получите резултати веднага. Уловката, разбира се, е, че освен ако не рекламирате ефективно, няма да има достатъчно участници, които да покрият разходите за събитието. Ето защо има смисъл да се използват колкото се може повече безплатни или евтини опции, за да се разпространи първоначалната дума за предстоящо събитие.
