Освен чистото преживяване, най-добрият начин организаторът на събития да стане още по-добър организатор на събития е като присъства на друго събитие като гост. Повечето организатори на събития прекарват времетраенето на събитието в координиране зад кулисите, но преживяването на събитие през очите на гост може да бъде, добре, отваряне на очите.
Като гост, а не организатор на събитието, ви дава възможност да наблюдавате операциите на събитието персонал в действие, гледна точка, от която често е по-лесно да забележите какво работи добре -- и какво не прави. Ето три грешки, които вероятно ще видите при лошо управлявани събития, заедно със съвети за избягване на такива грешки на вашите събития.
Неправилно управлявана регистрационна таблица
Когато гостите се приближат до масата за регистрация, персоналът на събитието трябва да е гостоприемен и готов да помогне на гостите - независимо от ситуацията.
Не е ориентирано към обслужването или дори учтиво да се приеме, че някой, който се приближи до регистрационната маса, не принадлежи на събитието. И все пак, точно това може да се случи, ако персоналът не е правилно подготвен или инструктиран. Напомнете на персонала на събитието, че таблицата за регистрация представлява образа на домакина и организацията зад събитието. Персоналът трябва да поздрави всички гости на регистрационната маса и да ги попита дали са там, за да се регистрират за събитието по името на събитието или домакина. Ако е направена грешка, повечето гости ще се поправят сами и ще се извинят. Ако не, персоналът трябва да получи инструкции как най-добре да подходи към ситуацията. Любезността има голямо значение при организирането на събития.
Разхвърляна настройка на събитието
В повечето места домакинството почиства пространството за събития, а персоналът по банкетните операции след това завършва настройката. Ако банкетните операции изпуснат чаша и не успеят да почистят парчетата, следователно парчетата остават на пода -- освен ако персоналът на събитието не почисти.
Парчета от счупено стъкло и други отломки не само оставят ужасен образ, но могат също така да създадат опасност за безопасността. Следователно най-добрите организатори на събития винаги ще пристигат 1 до 2 часа преди началния час, за да наблюдават настройката и извършете поредица от обиколки на района и потърсете стъкло и други предмети 30 минути и отново 15 минути преди събитие. Ако нещо не е на мястото си, организаторът на събитието може да го обърне на вниманието на банкетния персонал.
Ненавременно почистване
При всяко събитие ще има два графика: дневният ред на организаторите и работният график на оперативния персонал на мястото. Отговорност на организатора на събитието е да се увери, че и двете са правилно синхронизирани.
Представянето или основната бележка на програмата обикновено се случва веднага след някакъв вид прием при пристигане, който може да включва регистрационни маси, храна и напитки. Следователно графикът на дейностите по почистване и разрушаване трябва да бъде внимателно планиран, за да не пречи или прекъсва дневния ред на програмата. Когато почистването и разрушаването не е обсъдено предварително с персонала, отговарящ за събитията, организаторът на събитието може да открие това маси и други предмети могат да бъдат премахнати директно пред домакините или гост-говорителите, разсейвайки всички в стая.
Долния ред
Въпреки че добре управляваните места с усърдни мениджъри и персонал на събитията трябва да улеснят работата на организатора на събитието, такова перфектно изпълнение на събитието не винаги е така. Страхотните организатори на събития правят всеки детайл от изпълнението на събитието свой бизнес. Те отделят време, за да обсъдят всички аспекти на настройката, обслужването на събитието и разрушаването с банкетни мениджъри преди самото събитие и да наблюдава операциите на събитието преди, по време и след това, за да осигури възможно най-доброто събитие за клиент.
