Повечето места са свикнали с натиска, който идва с координирането на множество събития за кратък период от време. В крайна сметка техният бизнес зависи от това да предоставят качествени услуги и всяко събитие е възможност да покажат уменията си и на двамата организатори на събития и присъстващи. Най-критичният момент обаче идва преди шоуто дори да започне, когато клиентът влиза в банкетната зала за настройка. Именно в този момент ще бъде зададен тонът за останалата част от деня.
Подгответе количките си
Първото нещо, което вашият клиент ще иска да направи, е да разопакова всички свои консумативи за събития от превозното си средство. Това може да бъде трудна задача, особено ако ситуацията на паркиране е трудна за навигация. Представете си, че някой влиза във вашето заведение с товар от тежки кашони – какво е първото нещо, което ще потърси? Отговорът е, разбира се, количка или нещо друго, което ще облекчи товара им и ще улесни значително зловещата работа по разтоварването. Наличието на налични колички точно когато влизат в заведението е лесен начин да ги накарате да се почувстват „облекчени“ само като се появят.
Подгответе регистрационните таблици
Следващото в списъка с неща, които трябва да направят за повечето клиенти, е настройката за регистрация. Това означава вашето място по-добре разполагайте с всички компоненти за регистрация, преди да пристигнат. Това включва всички маси, столове, електрически и первази. Организирането на етикети с имена и материали за регистрация ще отнеме много време на организаторите на събития и те не трябва да чакат да поставите тези прости неща, за да могат да започнат.
Поставете маси и спално бельо във всички стаи
Поставянето на всички маси и столове в пространството за събитието очевидно може да отнеме известно време. Надяваме се, че ако идвате от по-ранно събитие, сте казали на клиента предварително кога да очаква всички компоненти на стаята да бъдат настроени. Ако вашият клиент влезе в стая с десетки работници, които се борят да разместят маси и столове, вероятно ще изпадне в паника. В идеалния случай вашият оперативен екип ще има всичко подредено с покривки за маса, така че проектантите да могат да започнат да поставят централни елементи, артикули за търг и т.н.
Вземете всички табели рано
Това, че главният проектант знае как да навигира в сградата, не означава, че екипът й за поддръжка го знае. Можете да спестите на всички много ненужни проблеми, като актуализиране на табелите във вашата сграда веднага щом започне периодът на настройка. Имайте предвид, че продавачи като цветари и диджеи също трябва да знаят къде да отидат. Това са всички неща, които трябва да прегледате с вашия клиент преди деня на събитието, но също така е необходимо да внимавате за тях в големия ден.
Прегледайте BEO и фактури
Отново, вероятно сте изпращали тези документи по имейл няколко пъти през дните, предхождащи събитието, но никога не пречи да ги прегледате за последен път. Въпреки че времето за настройка е забързано, трябва да отделите 15 минути, за да прегледате тези документи заедно. Координаторите на място трябва да имат готов пакет за своя клиент, който включва BEO, схема на стаята и бъдеща фактура. Много малко опитни плановици ще пропуснат възможността да прегледат тези критични документи.
Въведение
Не забравяйте да доведете ключовите членове на вашия екип при вашия клиент за официално представяне. Този списък включва кетъринг мениджър, капитан на банкета, ръководител на операциите и аудио/визуален координатор. Мислете от името на вашия клиент, когато представяте екипа – има ли подробности, които трябва да бъдат обсъдени лице в лице с вашия мениджърски екип? Започването на кратък разговор е ефективен начин да подчертаете кой отговаря за всяка област.
Този кратък контролен списък с елементи за настройка на събитието ще допринесе много за поддържането на клиента ви доволен при пристигането. Като основен представител на вашето място, винаги е най-добре да дадете на клиентите номера на мобилния си телефон, в случай че нещо се обърка, докато работите в офиса си. Не забравяйте, че може да се разочароват, ако имат нужда от нещо, но ще бъдат още по-разочаровани, ако не могат да намерят никого, който да им помогне.
