Всеки бизнес, който има служители (дори само един служител), трябва да има наръчник на служителя. Какво е наръчник на служителя? Това е документ от три части (или три различни документа), който ви помага като собственик на бизнес по няколко начина:
- Да предоставя информация на служителите, за да им помогне да вършат работата си и да знае техните предимства и права
- За да ви помогнем като собственик на бизнес да управлявате вашата компания и
- За да защитим както вас, така и вашите служители.
Трите части на наръчника са:
- Ръководство за политика, което казва на служителите какво се изисква от тях и как да спазват правилата на бизнеса,
- Ръководство за процедурите, което помага за обучението на служителите и помага на настоящите служители да знаят как да вършат работата си, и
- Описание на предимствата, включително отпуск, заплащане и други предимства на работата.
Тази статия очертава разделите, които трябва да бъдат включени, и някои правни въпроси, които трябва да бъдат част от наръчника.
Облаги на служителите
Опишете ползите, които се предоставят на служителите. Обяснете как служителите могат да получат право на обезщетения и дали всички служители отговарят на условията. Някои работодатели ограничават определени предимства само до служители на пълен работен ден, така че обяснете какво означава „пълен работен ден“.
Можете да ограничите обезщетенията до служители, които са завършили изпитателния си срок; обяснете как работи това. Обяснете кои обезщетения се облагат с данък на служителите. Включете обезщетения, изисквани от закона, като обезщетение на работника и застраховка за безработица. Трябва да платите за тях, така че може и да получите кредит за тях.
И накрая, включете вашето обсъждане на повишения и повишения тук, а не в раздела за оценка по-долу. Оценките не трябва да се обвързват директно с повишенията, въпреки че често е трудно да се разделят.
Правила и ползи за свободното време
Не сте задължени по закон да давате на служителите отпуск за празници, отпуск, болнични или лично време. Така че, ако дадете почивка, вземете малко заслуга за това. Обяснете какви дни се дават за празници и как се определя правото на отпуск.
Включете описание на това как се определя заплащането за отпуск, например за служители на непълно работно време. Обяснете обстоятелствата, които могат да накарат служител да загуби отпуск; например, ако служител не работи в деня преди и след празник, не се дава заплата за празник.
Политики на офиса
Обяснете всички политики, включително ограниченията за тютюнопушенето и употребата на наркотици („Ние сме офис за непушачи и употреба на наркотици.“) Обяснете причините за политиките, ако желаете. Включете политика за недискриминация. Най-важното, обяснете правилата за присъствие и последствията от прекомерното отсъствие и закъснение. Вижте този пълен списък на офис политики.
Оценки на служителите, дисциплина, прекратяване
В този раздел обяснете как и кога служителите се оценяват. Обсъдете дисциплинарния процес за нарушения на правилата.
Например, колко предупреждения получава един служител за закъснение? Включете информация за това кои нарушения са толкова тежки, че са причина за незабавно прекратяване (дроги използване, кражба, тормоз и т.н.) и обяснете какво се случва със заплащането на служителите в случай на прекратяване на договора.
Трябва също така да включите едно или две изречения за предизвестие (разбира се, искате двуседмично предизвестие). Но не е нужно да уведомявате служителите, които са уволнени, освен ако не искате.
Офис процедури
Наръчникът на служителите е добро място за разглеждане офис процедури. Какво се случва първото нещо сутрин? Какво правим в случай на пожар? Как се обработват външни доставчици/покана? Наличието на най-важните проблеми, разгледани в наръчника, улеснява обучението на новоназначените и дава на служителите място, където да търсят, когато възникне нещо.
Правни термини в наръчниците на служителите
Два правни елемента, които също трябва да бъдат включени в наръчника на вашия служител:
- Декларация „Няма договор“: Не искате някой служител да мисли, че има договор, според който трябва да го задържите за определен период от време. Уверете се, че служителите знаят, че не им давате косвен трудов договор. Трябва да можете да прекратите работа на служител по всяко време. Внимавайте да не кажете нещо като „След вашия 90-дневен изпитателен период...“ Това твърдение предполага, че лицето е наето за 90 дни и може да решите, че не работи след един ден! Вместо това кажете нещо подобно: „Ако завършите успешно изпитателния си период...“ Потърсете помощта на адвокат, за да съставите този език „без договор“.
- Подпис на служителя: Дайте на всеки нов служител копие от наръчника при наемане, накарайте служителя да прочете и след това да подпише, че разбира съдържанието на наръчника. Въпреки че това няма да предотврати проблемите на служителите, може да помогне, ако служител заведе дело срещу вас, казвайки, че „не е знаел“, че поведението му може да го уволни.
Най-важното: Получете помощ от адвокат
Докато работите върху своя наръчник на служителите, напишете го със свои думи, но е толкова важно да имате адвокат прегледайте го, за да се уверите, че е (а) пълно, (б) отговаря на действащите закони във вашия щат и е (в) справедливо за всички служители.
