Това, което пишете в професионално имейл съобщение, е важно и ще се изненадате колко много са важни стилът и размерът на вашия шрифт за вашия читател.
Полезно е да изберете шрифт, който е чист, непретрупан и лесен за четене. Не е необходимо да се задоволявате с шрифта по подразбиране във вашата имейл програма. Ще искате да стоите далеч от нови шрифтове, като такива, които изглеждат като удебелен ръкопис или курсив, които могат да направят имейла ви да изглежда непрофесионален.
Съвети за избор на стил и размер на шрифта на имейл
Използването на професионален шрифт е ненатрапчив избор, който може да помогне на вашето съобщение да премине. По-долу са дадени няколко съвета, които ще ви помогнат да направите правилния избор на шрифт:
Избор на размер на шрифта
Направете шрифта си достатъчно голям, за да не се налага читателят да присвива очи, за да прочете съобщението, но не толкова голям, че да трябва да превърта, за да завърши целия имейл. В зависимост от това колко дълъг е вашият текст, 10 точки или 12-пунктов шрифт размерът е оптимален.
Получателят има опция да промени размера на шрифта в своята версия на имейла, но не трябва да го принуждавате да го прави.
Стилове на шрифтове за имейл
Придържайте се към класиката. Познати шрифтове като Arial, Verdana, Calibri и Times New Roman работят добре за професионални имейли. Може да откриете, че програмата ви за електронна поща използва един от тези стилове по подразбиране. Ако не, те ще бъдат сред наличните възможности за избор в програмата.
Различните имейл програми имат различни дисплеи и необичаен шрифт, който работи добре във вашата програма, може да бъде труден за четене или странно форматиран в друга програма.
Избягвайте фантастични шрифтове, които приличат на ръкописни или скриптови шрифтове, както и всякакви нови шрифтове като Comic Sans. Може да го намерите за привлекателен, но получателят може да го намери за непрофесионален, нечетлив или и двете.
Без значение кой стил на шрифта изберете, бъдете последователни във вашите съобщения както по отношение на стила, така и на размера. Превключването между Arial и Times New Roman или между шрифтови размери е смущаващо за читателите.
Как да изберете шрифт
Без значение коя програма за електронна поща използвате, обикновено можете да изберете стил и размер на шрифта за вашето съобщение по един от следните два начина:
- След като създадете ново имейл съобщение, изберете желания стил и размер на шрифта от опциите, налични в програмата. Стилът и размерът на шрифта ще бъдат показани сред другите опции в лента с икони, върху които може да се кликне, в горната или долната част на полето за имейл съобщение. Кликнете върху иконата за стил на шрифта и изберете от изскачащия списък. Направете същото за размера на шрифта.
- Създайте имейл съобщението и въведете своя текст. След това маркирайте целия текст и щракнете върху вашите селекции за стил и размер на шрифта.
Има много други опции в тази лента от икони и за целите на бизнес имейла вероятно искате да ги игнорирате. Курсивът и текстът с удебелен шрифт са ненужни разцветки в бизнес комуникацията. Играта с фонови цветове или цветове на текст ще ви накара да изглеждате така, сякаш имате твърде много време.
Разстояние за съобщения
Правилното използване на интервали прави вашето имейл съобщение по-четливо. Добавете ред интервал след поздрава, ред между всеки параграф и редове преди и след подписа на вашето съобщение. Наличието на това бяло пространство улеснява усвояването на текста от читателите. Друг удобен начин да въведете бяло пространство и да направите имейла си лесен за сканиране и четене е да използвате точки за разделяне на дълги абзаци.
Ето повече за това как да разположите вашето имейл съобщение.
Добавяне на вашия подпис
Въпреки че по принцип искате да използвате последователно един шрифт във вашия имейл, приемливо е вашият подпис да се показва с различен стил и размер на шрифта.
Често подписите ще включват името на подателя с по-голям размер на шрифта и потенциално също удебелено. Получете повече съвети как да настроите професионалист имейл подпис, включително какво да включите в подписа си и какво да изключите.
Тествайте своя имейл преди изпращане
След като намерите стил и размер на шрифта, които смятате, че изглеждат чисти, коригирайте го. След това изпратете копие до себе си и го коригирайте отново. След като сте сигурни, че сте направили правилния избор, можете да започнете да използвате новия си имейл шрифт.
Проверете няколко устройства
Преди да изпратите окончателната версия на вашия имейл, проверете вашето тестово съобщение, за да видите как се чете на вашия телефон и таблет (ако имате такъв), както и на вашия компютър. По този начин ще знаете, че имате правото да форматирате, независимо от начина, по който читателят разглежда вашето съобщение.
